Effektive systemer - Skuffer og skabe

Kan du huske hvordan jeg beskrev min frustration over at skulle vente på klinikassistenterne hver gang noget manglede i skufferne? Da mit TEAM og jeg havde fået styr på procedurerne for skufferne i klinikken, begyndte de selv at påpege hvordan skabe og skuffer på gange og i sterilen var organiseret uhensigtsmæssigt.



Kirurgiske instrumenter

Jeg kan huske de var irriterede over, at vi blandt andet havde kirurgiinstrumenter, ekstraktionstænger og elevatorer til at ligge på depot 3 forskellige steder. Derudover var der ingen der kunne huske hvad forskellen var på de forskellige tænger. Ligesom jeg havde bemærket nogle uhensigtsmæssigheder omkring instrumenternes kvalitet.


Forbrugsvarer

Ud over udfordringerne med kirurgiinstrumenterne, var der adskillige forbrugsvarer, der var placeret så klinikassistenterne altid skulle løbe meget rundt for at finde alle de ting, de skulle bruge til at fylde klinikkerne op.

Forsinkelser

Disse uhensigtsmæssigheder forsinkede klinikassistenterne igen og igen. Dels når de skulle lægge instrumenterne på plads. Dels når de skulle finde instrumenterne. Det krævede mentalt fokus, at finde ud af at navigere i den mangelfulde organisation. Fokus som drænede vores mentale overskud og ville kunne bruge bedre på patienterne, hvis vi fik organiseret os bedre.



Intern Træning

Så vi brugte endnu en 4 timers træningsdag på at ændre måden vi organiserede os på. Vi gennemgik alle vores instrumenter. Smed dem væk vi aldrig ville komme til at bruge og bestilte nye, som erstatning for de ramponerede, der også skulle ud. Depoterne i klinikken blev organiseret mere hensigtsmæssigt i fht. procedurerne, så vi kunne reducere tiden på opfyldning og klargøring af klinikkerne.

Uddellegering

Derudover gennemførte jeg et internt minikursus i de forskellige tængers navne og anvendelsesområder. Klinikassistenten med ansvar for kirurgi, blev udpeget til at gennemføre et repetitionskursus måneden efter. På den måde ville hun blive eksperten i instrumenterne blandt klinikassistenterne. Alt dette medførte endnu en betydelig effektivisering, der frigav tid til at være til stede for hinanden og for patienterne.


Vedholdenhed

Et halvt år efter, at vi havde fået optimeret vores procedurer og organisering af skuffer og skabe. Brugte vi endnu en 4 timers træningsdag på at evaluere og forbedre måden vi organiserede skuffer og skabe. Vi skiftede billederne, i bunden af skufferne, ud med en Dymo label, der beskrev hvad der skulle være på hver plads. F.eks. 4 røde vinkelsykker, 2x VivaPen, osv.

Ledelse


Noget af det jeg gerne vil minde om med mine blogopslag om klinikoptimering er, at det tager tid og omhu, at ændre ineffektive vaner. Det er ikke nok, bare at fortælle hvordan vi vil have forandringer gennemført.





Vi er nød til at:

  • Gå forrest

  • Vise vejen og....

  • Selv gå vejen

Vores medarbejdere gør ikke som vi siger, men som vi gør. Det er vi nød til at anerkende og respektere. Så når vi som ledere bliver frustrerede over manglende resultater, kan vi med rette pege fingrene mod os selv og stille spørgsmålet: “Hvad er det jeg ikke har formået at kommunikere tydeligt nok, siden der ikke er sket noget?”

TEAM

Jeg vil gerne påpege, at det ikke er lederen, der skal UDFØRE alle opgaverne. Men i stedet kommunikere målet tydeligt og få teamet til at hjælpe med at finde den rette vej mod målet.


Ofte vil vores team hurtigt komme frem til bedre løsninger, end vi, som ledere, nogensinde ville kunne udtænke selv. Det kræver selvfølgelig en ledelseskultur, der tillader teamet at træde i karakter, tage ansvar og lave fejl, som del i deres bestræbelser på at blive bedre.


Bliv bedre sammen

Hvis du kunne tænke dig at få bedre og mere effektive systemer implementeret i klinikken, er du velkommen til at kontakte mig. Jeg gennemfører jævnligt intern træning for både store og små klinikker. En dags træning medfører stort set altid en 20% forbedring i omsætningen i løbet af en måned. Det bedste af det hele er, at denne forbedring er en varig forbedring. Kan det betale sig? Det vil jeg lade dig vurdere.

Skriv eller ring til mig her:

Mail@hattconsulting.com


Tlf: +45 6127 2228


Mange venlige hilsner

Tandlæge

Jesper Hatt




Hvis du vil have flere ugentlige råd, tips og tricks relateret til klinikoptimering, salg, service & marketing, kan finde mig her på