Ledelse står ikke i aftalebogen

9. okt.

5 min læsning

Kære kollega,

Der står en aftale i aftalebogen tirsdag klokken 13. En time med din klinikleder. Den har stået der siden august, den er blevet flyttet tre gange, fordi der kom en akut patient ind, og aflyst to gange, fordi du var bagud og skulle nå at spise. I dag flytter du den igen.

Hun siger, at det er helt i orden.

Det er det også.

Hun har haft to ting hun ville tale med dig om hver eneste gang. En tandplejer, der har spurgt til sin løn to gange siden juni og ikke har fået andet end "det vender vi tilbage til". Og en aftale med depotet, der er blevet dyrere, uden at nogen har talt om hvorfor. Efter tredje aflysning holdt hun op med at skrive dem ned inden mødet. Efter femte holdt hun op med at tænke over dem i det hele taget.

I midten af oktober siger tandplejeren op. Du hører det den dag, hun rækker dig brevet. Din klinikleder vidste det seks uger før.

Du oplevede efteråret som roligt. Nu er der en følelse af frustration og irritation.

Alt det, der har en tid, bliver lavet

Prøv at kigge på din uge, sådan som den faktisk kom til at se ud i sidste uge. Patienterne har en tid i aftalebogen. Personalemødet har en tid, i hvert fald det der er tilbage af det, når mandagen har taget sit. Din egen frokost har måske en tid.

Ledelsesarbejdet har ingen tid.

Det er derfor det bliver udført der, hvor der tilfældigvis er hul. I gangen mellem to patienter. I de ti minutter før dørene åbner, hvor du også skal svare på tre beskeder. Søndag aften ved køkkenbordet, når resten af huset er gået i seng, og du er for træt til at træffe en beslutning, du vil stå ved om et halvt år.

Tandlægeuddannelsen gav dig en struktur for alt det kliniske. Der er en rækkefølge, en journal, en tidsramme og en fagperson, der har vist dig hvordan. Den anden halvdel af dit job, den du overtog den dag du skrev under og overtog klinikken, kom uden nogen af delene. Ingen har fortalt dig, at det var din opgave selv at bygge tiden til den. Så den ligger i sprækkerne, og sprækker er små.

Jeg gjorde det selv i flere år

Da jeg havde mine to klinikker, lavede jeg ledelse om søndagen. Jeg havde en fast plads ved spisebordet med en bunke papirer, en kop kaffe og en radio, der spillede noget jeg ikke hørte efter. Jeg kaldte det at være samvittighedsfuld.

Det var det ikke.

Det var en mand, der havde givet klinikkens vigtigste arbejde den dårligste tid på ugen, og som betalte for det med sin søndag og på et tidspunkt med sin ryg.

Det jeg ikke forstod dengang, var at søndagsarbejdet var usynligt for alle andre end mig. Ingen i klinikken kunne se, at beslutningerne blev truffet. De kunne kun se, at de kom sent. Og en beslutning, der kommer sent nok, er den samme som ingen beslutning, bare med mere ventetid.

Indvendingen jeg får hver gang

"Der er ikke råd til at blokere to timer i min egen bog."

Det er en fair indvending, og jeg vil ikke tale den væk. Regn selv på den. Tag din egen produktion i en gennemsnitlig time, gang med to, gang med fyrre uger. Det er, hvad de timer koster dig på et år. Tallet er stort nok til at man kan blive helt dårlig af at se på det.

Jeg kan ikke love dig, at de timer tjener sig hjem inden nytår. Det kommer an på, hvad du bruger dem til, og på hvor længe klinikken har kørt uden dem.

Det jeg kan sige noget om, er den anden side af regnestykket. Prøv at lægge sammen, hvad den tandplejer kostede. Annoncen, de tre samtaler, oplæringen, de måneder hvor hendes bog stod halvtom, og de patienter der i mellemtiden fandt et andet sted at få renset tænder. Læg så til, hvad de to andre i teamet tænkte, da hun sagde op, og hvor mange gange de har talt om det i frokoststuen siden.

Du havde seks ugers varsel.

Det lå på tirsdagsmødet.

Sådan booker du

Start med at sætte den ind i aftalebogen som en aftale. To timer, samme dag, samme tid hver uge. Den skal se ud som en patient, den skal ligge på et tidspunkt hvor du stadig er frisk, og den skal have et navn, alle i klinikken kender. Én gang om ugen er nok til at begynde med.

Beslut derefter hvad der skal ske i den time. Ellers bliver den bare brugt på at rydde op i mails, og så holder den maksimalt i tre uger. Jeg ville lægge tre ting fast: tallene fra sidste måned, én samtale med et menneske i teamet, og den ene beslutning der har ligget og ventet længst. Den beslutning, der har ventet længst, er næsten altid den mest ubehagelige. Det er derfor, den ligger og venter.

Og bestem så, hvem der passer på tiden i aftalebogen. Det her er det punkt, hvor de fleste falder fra, for du kan ikke selv passe på den. Du er den eneste i huset, der har lov til at aflyse den, og du er også den eneste, der har en god grund til at gøre det hver eneste uge.

Her er min anbefaling: Giv opgaven til hende, der styrer aftalebogen. Hun skal have lov til at sige nej, når du selv beder om at få timen fyldt op med en patient, og hun skal vide, at du mener det.

Første gang hun siger nej, får du det dårligt.

Det er meningen.

Hvad der sker, hvis du lader være

Klinikken kører videre. Det er det "snedige" ved det. Der sker ikke noget dramatisk den uge, du dropper mødet, eller den næste. Det, der sker, tager et halvt år at blive synligt, og du opdager det aldrig som et forløb, kun som en række enkelthændelser: en der siger op, en aftale der er blevet dyrere, en stemning i frokoststuen du ikke helt kan placere, de konstante frustrationer over opgaver der ikke bliver løst, som du synes de skulle løses. Og følelsen af, at du er den eneste, der skal løbe så hurtigt som du gør.

Gør du noget ved det, får du ikke flere timer ud af ugen. Du får de dårlige nyheder, mens de stadig er små, og du får en klinikleder, der begynder at skrive ting ned inden tirsdag igen, fordi hun har erfaring for, at mødet bliver holdt... og der har en effekt.

Kig i din aftalebog fra sidste uge. Hvis en fremmed skulle gætte ud fra den alene, hvad dit arbejde egentlig er, hvad ville hun så svare?

Når mødet holdes, men intet flytter sig

Det næste spørgsmål er som regel, hvad der overhovedet skal foregå i den time, når man først har den. Det skriver jeg videre om hen over efteråret.

Vil du have en venlig påmindelse, når der ligger et nyt opslag? Tilmeld dig herunder, så sender jeg dig et link 1 til 4 gange om måneden, og bliver du træt af at læse om klinikoptimering, patientkommunikation og marketing, kan du melde dig fra med ét klik uden at jeg bliver fornærmet.

Tilmeld dig gratis her

Facebook og LinkedIn viser sjældent to af mine opslag til den samme person, så listen er reelt den eneste måde at få dem alle sammen.