Klinikassistenter spiller en afgørende rolle i den daglige drift af en tandklinik. De arbejder sammen med tandlæger og tandplejere for at yde behandling af høj kvalitet til patienterne. For at sikre, at klinikken kører gnidningsløst, er det vigtigt at have effektive workflows på plads for klinikassistenterne. I dette blogindlæg vil vi gennemgå nogle tips og strategier til optimering af arbejdsgangene for klinikassistenter i en tandklinik.
Implementering af standardprocedurer (SOP'er)
Standardprocedurer (SOP'er) er skriftlige instruktioner, der beskriver de trin, der er nødvendige for at udføre en opgave. SOP'er er med til at sikre ensartethed og effektivitet i de daglige operationer. Tandlægeklinikker bør udarbejde SOP'er for almindelige opgaver, som udføres af klinikassistenter, f.eks. klargøring af behandlingsrummet, sterilisering af instrumenter og optagelse af anamneser. Ved at have klare og præcise instruktioner på plads kan klinikassistenterne udføre opgaverne mere effektivt og præcist. Personligt anbefaler jeg at bruge laminerede fotos placeret på de steder, der er mest relevante for klargøring af den pågældende procedure, da fotos er meget lettere og hurtigere at forstå og anvende.
Det kan forekomme overflødigt, at udarbejde denne form for procedurebeskrivelse. Men det har flere fordele.
Klargøring af klinikkerne bliver mere og mere standardiserede = Der mangler aldrig noget.
Det er nemmere for en ny medarbejder, at klargøre klinikker efter klinikkens standarder.
En SOP sikrer ensartethed og højner kvaliteten fordi ingen behøver koncentrere sig om, hvorvidt de nødvendige materialer og instrumenter er til rådighed eller ej. Det skaber en ro og bedre fokus på patienten.
Vær sikker på at få det nyeste indhold på bloggen.
Tryk på knappen herunder, udfyld dit navn og din email. Så modtager du en email når vi poster nyt indhold.
Brug af teknologi
Teknologi kan hjælpe med at strømline arbejdsgange og forbedre effektiviteten på en tandklinik. For eksempel har brugen af elektroniske patientjournaler (EHR) muliggjort det, at reducere den tid, der bruges på papirarbejde, og forbedre nøjagtigheden af patientjournalerne. Det modsatte kan selvfølgelig også gøre sig gældende. Men med de rette systemer på plads, kan tiden og kvaliteten reduceres betydeligt. Desuden kan klinikken bruge de digitale administrative systemer, der følger med journalsoftwaren, til forvaltning af praksis, planlægge aftaler, holde styr på lagerbeholdninger, patientstatistikker, administrere fakturering, financielle statistikker og styre regnskabet. Ved at udnytte teknologien kan klinikassistenterne bruge mindre tid på administrative opgaver og mere tid på at hjælpe med behandling, kundeservice og patientkommunikation.
Optimeret klargøring af behandlingsrum
Behandlingsrummet er det sted, hvor klinikassistenterne bruger det meste af deres tid. Ved at optimere indretningen af behandlingsrummet kan man forbedre effektiviteten og produktiviteten. Tandlægeklinikker bør sikre, at alle nødvendige instrumenter og forsyninger er let tilgængelige i behandlingsrummet.
Desuden kan et velorganiseret og mærket opbevaringssystem hjælpe klinikassistenterne med hurtigt at finde og hente de nødvendige varer. Kombineret med et optimeret indkøbssystem, kan klinikken minimere den tid, der bruges på at lokalisering- og bestiling materialer, samt håndtering af varemodtagelse til 30 minutter om ugen. Indkøbssystemet behøver ikke nødvendigvis at være et højteknologisk system med QR-koder og telefonscannere. Det kan også bestå af håndskrevne, individuelt tilpassede systemer. Tiden der spares ved sådanne systemer, kan ofte løbe op i adskillige timer.
Ved at have et effektivt og organiseret behandlingsrum kan klinikassistenterne fokusere på at yde patientpleje af høj kvalitet og give patienterne en bedre kundeservice.
Optimér kommunikationen
Effektiv kommunikation er afgørende for effektive arbejdsgange i en tandklinik. Klinikassistenter bør have en åben kommunikation med tandlægen og andre behandlere for at sikre, at alle er helt på bølgelængde med hinanden. Dette kræver en veltilrettelagt aftalebog, hvor Tandlægerne er super effektivt og profitable, samtidig med at de arbejder i en afslappet atmosfære.
Derudover kan klinikken bruge kommunikationsværktøjer som f.eks. instant messaging- eller intercom-systemer til hurtigt og effektivt at videregive oplysninger mellem teamets medlemmer. Dette er dog mest relevant i større klinikker, samt i de klinikker, hvor der arbejdes meget målrettet med kundeservice. Jo mere komplekse kommunikationssystemerne er, jo større bliver behovet for møder og intern træning.
Uanset hvilke teknologiske hjælpemidler, der anvendes (hvis nogen overhovedet) anbefaler vi 4 typer møder:
Morenmøde
Personalemøde
Nøletalsmøde
Team træning
Ved at maksimere kommunikationen kan klinikassistenterne arbejde mere effektivt på en måde, der modvirker stress og øger det personlige overskud. Et overskud, der er essentielt i enhver form for patientkommunikation.
Invester i løbende efteruddannelse
Efteruddannelse er vigtig for at klinikassistenter kan holde sig ajour med den nyeste praksis og teknologi. Ved at investere i efteruddannelse kan klinikassistenter forbedre deres færdigheder og viden, hvilket kan hjælpe dem med at arbejde mere effektivt. Desuden kan efteruddannelse hjælpe klinikassistenterne med at avancere i deres karriere og påtage sig nye roller og ansvarsområder i klinikken.
Husk at der, samtidig med at der planlægges efteruddannelse, også bør afsættes tid til intern træning. Ofte bliver efteruddannelse til meget dyr underholdning, da den nye viden ikke bliver implementeret efter kurserne. Dette skyldes ikke modstand fra teammedlemmerne, men snarere manglende tid til at arbejde med- og vænne sig til de nyerhvervede færdigheder. Tid til implementering bør afsættes i aftalebogen samtidig med, at der bookes tid til efteruddannelse. Ellers er det mest sandsynligt, at der ikke implementeres noget nyt og bedre efter kurserne.
Afslutningsvis kan man sige, at effektive arbejdsgange er afgørende for klinikassistenter i en tandklinik. Ved at indføre standardprocedurer, udnytte teknologien, optimere indretningen af behandlingsrummet, forbedre kommunikationen og investere i efteruddannelse kan klinikassistenterne arbejde mere effektivt og produktivt. Dette er ikke kun til gavn for tandlægepraksis, men forbedrer også patienternes behandling og deres tilfredshed med tandlægen og klinikken som helhed.
Har du meldt dig til bloggen?
Det er nemt og gratis. Tryk på knappen herunder, udfyld dit navn og din email. Så modtager du et link til det nyeste indhold når det bliver publicereret.
Tak fordi du læste med. Jeg håber vi ses i det næste opslag.
Mange venlige hilsner
Tandlæge & konsulent
Jesper Hatt
T: +45 61272228