Hvorfor skriftlige protokoller og teamtræning giver ro i en tandklinik

En tandklinik kan sammenlignes med et skib.

Klinikejeren er kaptajnen, assistent tandlægerne, tandplejerne, klinikassistenterne og receptionisterne er besætningen, og patienterne er passagererne, der forventer en tryg rejse.

Men selv på et skib, hvor alle kan deres job, ender det i kaos, hvis man ikke træner sammen. Hvis kaptajnen drejer til styrbord, mens maskinrummet stadig fyrer op til fuld kraft fremad, sker der misforståelser.

Det medfører ujævne oplevelser for passagererne eller i vores verden: patienter, der mister tilliden.

Det her opslag handler om, hvordan skriftlige protokoller og regelmæssig teamtræning kan skabe ro, bedre samarbejde og en tandklinik, hvor både patienter og medarbejdere trives. Selv med blot få minutters træning hvert kvartal kan du være langt foran de fleste kolleger - fordi næsten ingen tandklinikker træner sammen i dag.

Påmindelse

Vil du have en venlig reminder, når jeg deler nye ideer til, hvordan hverdagen kan blive lettere og mere rolig i klinikken? Udfyld boksen herunder, så sender jeg dig et link (1–4 gange om måneden).

Tilmeld dig gratis her

Når “plejer” styrer klinikken

De fleste klinikker kører efter princippet: “Vi ved jo godt, hvad vi skal.”Men sandheden er, at “plejer” aldrig er ens. Den ene byder patienter varmt velkommen, en anden haster videre. Den ene følger steril-rutinen slavisk, den anden improviserer. Patienten mærker forskellen og den skaber utryghed.

Hvorfor protokoller og teamtræning ændrer hverdagen

Når der findes klare, skriftlige protokoller, og de trænes sammen, sker der noget særligt:

• Alle finder en fælles rytme. Hverdagen glider lettere.

• Patientoplevelsen bliver tryg og genkendelig. Tillid bygges op, besøg efter besøg.

• Teamet oplever mere ro og arbejdsglæde. Ingen skal længere gætte på, hvad der er “den rigtige” måde.

Min egen erfaring med teamtræning

I min egen klinik trænede vi fire timer den sidste torsdag i måneden, fra kl. 8 til kl. 12, midt i de mest produktive timer.

I starten føltes det som et tab. Omsætningen faldt, og jeg kunne mærke usikkerheden snige sig ind: havde vi virkelig råd til at bruge så meget produktionstid på træning? Men jeg valgte at stole på min rådgiver og på processen. Efter tre måneder begyndte vi at se resultaterne, og de var langt større end jeg havde forestillet mig.

Omsætningen steg ikke bare tilbage til niveauet fra før... den begyndte at vokse støt, fordi vi arbejdede mere effektivt, lavede færre fejl og kunne håndtere patienterne med en ro og tydelighed, de lagde mærke til. Stressniveauet i teamet faldt markant. Der var færre konflikter, færre misforståelser og en helt anden stemning på klinikken. Pludselig var der overskud til at hjælpe hinanden, til at være nærværende med patienterne og til at have det sjovt sammen i løbet af arbejdsdagen.

Patienterne kunne mærke det med det samme. De følte sig mere trygge, fordi alt flød ensartet fra modtagelse til behandling og videre til næste aftale. De begyndte at give flere positive tilbagemeldinger, og mange anbefalede os til venner og familie. På den måde blev træningen ikke kun en investering i teamet, men også en motor for vækst og patientloyalitet.

Det krævede dog to ting:

1. En klar vision. Ikke bare et dokument, der er læst en gang, men en fælles retning, der er arbejdet med, så alle virkelig kender og føler den.
   

2. God forberedelse. Fire timers træning kræver energi og planlægning. Det er ikke for alle i starten. Men selv i små doser gør træning en enorm forskel.

Sådan kan du begynde i din klinik

Du behøver ikke starte stort. Tværtimod vil jeg hellere anbefale at gøre det modsatte. Start småt og så overskueligt, at det næsten føles latterligt nemt.

• Vælg én konkret protokol - fx hvordan patienter bydes velkommen.

• Afhold 30 minutters træning én gang i kvartalet.

• Øv jeres protokol sammen, giv feedback, og justér indtil alle kan gøre det ens.

Bare denne lille investering kan mærkes. Patienterne får en ensartet oplevelse, og teamet får ro i hverdagen.

Den virkelige gevinst ved teamtræning i en tandklinik

Teamtræning og skriftlige protokoller handler ikke kun om færre fejl. Det handler om at skabe en klinik, hvor:

• Medarbejdere trives og føler sig trygge.

• Patienter oplever nærvær og omsorg.

• Hverdagen føles lettere, mere struktureret – og sjovere at være en del af.

Det er små skridt, der på sigt gør hele forskellen. En klinik der træner og har klare protokoller, sejler ikke i zigzag, men holder en rolig kurs mod et sted, hvor både team og patienter har lyst til at være.

Hvordan ville din klinik se ud, hvis du og dit team fik én dag til at finde fokus, lægge en fælles retning og skabe mere overskud i hverdagen? Det er præcis, hvad en strategidag kan gøre. Klik her og opdag mulighederne.

Læs mere om strategidagen her

Tak fordi du læste med

Mange venlige hilsner

Tandlæge, konsulent & coach

Jesper Hatt

T: +41 78 268 0078

Mail@HattConsulting.com 

"Hos Hatt Consulting ved vi, at det kan være krævende at få både klinik og privatliv til at hænge sammen. Mange klinikejere drømmer i virkeligheden ikke om at arbejde mere - men om at skabe mere ro, overskud og balance i hverdagen.

Vi hjælper dig og dit team med at finde små, praktiske veje til at gøre dagene lettere. Det kan være gennem personlig sparring, fælles træning i klinikken eller enkle værktøjer online.

Vores mål er, at du kan føle dig tryg i rollen som ejer og leder og samtidig have energi til at være til stede, både med patienter, dit team og derhjemme.

Har du lyst til at høre, hvordan vi kan støtte dig og din klinik? Skriv til os på Mail@HattConsulting.com, så finder vi sammen den løsning, der giver dig mest ro og overskud.