Tandlæger elsker at være i kontrol.
Jeg er selv uddannet tandlæge, har praktiseret i 18 år og kender følelsen af, at jeg skal kende til alle detaljer i min virksomhed. Udfordringen er, at ønsket om kontrol ofte kommer til at stå i vejen for de ønskede mål med klinikken. Heldigvis kan man lære hvordan man skal håndtere denne udfordring.
Dette blogopslag handler om hvordan du kan opnå mere frihed, mindre stress og en højere profitabilitet, ved at arbejde med følelsen af kontrol.
Umenneskelige arbejdsforhold
I løbet af de sidste par uger har jeg hjulpet klinikker i 4 forskellige europæiske lande, med at finde måder de kunne optimere deres klinikker. Her blev jeg mindet om, hvordan vi som klinikejere og alment praktiserende tandlæger, igen og igen får placeret os i et hamsterhjul, der bare kører hurtigere rundt, uden at vi bevæger os fremad.
Mennesker uden forhold til dentalbranchen, der bliver sat ind i hvordan vi arbejder, beskriver de typisk arbejdsforholdende i en tandklinik som umenneskelige. Arbejdspresset er simpelthen så ekstremt og vedholdende, at det giver anledning til hovedrysten.
Sundhedssektoren har en "nul-fejls-kultur", Vores arbejdsprocesser kræver en ekstrem grad af præcision. Alle procedurer er så tidsoptimerede, at selv 3 minutters forsinkelse kan forfølge os i flere timer. Ligesom vi stort set ikke har tid til at puste ud eller restituere mentalt i løbet af en arbejdsdag.
Tænk bare på hvordan det føles, når klinikassistenten skal hente manglende materialer eller instrumenter for tredje gang på en formiddag.
Følg os på facebook. Her får du tips og tricks til hvordan din hverdag kan blive sjovere, mindre stressende og mere profitabel.
Presset på tandlægerne
Selvom alle faggrupper i en tandklinik arbejder under et ekstremt pres, er tandlægerne oftest de hårdest ramte. Ikke fordi vi har de fleste opgaver i klinikken, eller fordi vi bærer alt ansvar, men fordi vi aldrig holder fri.
Når tandlæger ikke sidder og arbejder ved tandlægestolen, læser vi faglitteratur, tager på kurser, udarbejder behandlingsplaner, udfylder forsikringspapirer, taler med salgsrepræsentanter eller andre kolleger om tænder, vi tænker på tænder og det ansvar, der knytter sig til behandling af tænder.... Flere af os drømmer enda om tænder!
Dette ekstreme og vedholdende mentale pres, fjerner fokus fra klinikken som virksomhed. Det bliver en arbejdsplads, hvor vi bytter timer for penge (også kaldet løn). Vi arbejder og arbejder og arbejder.... Med alt hvad der ligger lige foran os. Det fjerner fokus fra vores ledelsesopgaver og dermed klinikken som virksomhed.
Klinikledelse
Som ledere er vores opgave, at fuldføre opgaver og nå mål gennem andre.
Det betyder, at vi hele tiden skal stille os selv spørgsmålet: "Giver det mening, at det er mig, der udfører denne opgave? Skal den udføres igen? I så fald, skal jeg så gøre det fremadrettet? Hvis ikke - hvem skal så udføre opgaven og hvordan kommer vi dertil, at denne medarbejder kan udføre opgaven bedre end mig?"
Jeg ved der er flere kolleger, der ikke mener andre kan overtage opgaver og udføre dem bedre end dem selv. Det er også fuldkommen korrekt, hvis man fastholder denne opfattelse, bliver det en selvopfyldende profeti. Men hvis man træner sig personale, opmuntrer dem til at blive ved - også når de (naturligvis) fejler i starten, tager ansvaret for de fejl de begår og roser dem for alt hvad der går godt. Så er der faktisk en vis sandsynlighed for, at personalet kan blive bedre end tandlægen.
Som leder findes der næsten ikke nogen federe følelse, end at se sit personale vokse, blive gladere og bedre udgaver af sig selv. Det fører til stolthed og ejerskab af opgaverne og af klinikken. Dette vil igen medføre større frihed for klinikejeren og dét er netop hvad jeg hører flertallet af tandlæger efterspørge: Frihed.
Hvor man skal starte for at opnå en stressfri og profitabel hverdag, er individuelt for alle klinikker. Fælles er dog, at alle kan komme dertil - de fleste endog relativt hurtigt. Hvis du vil vide hvad du kan gøre, er du altid velkommen til at kontakte mig:
Telefon: +41782680078 eller email: mail@hattconsulting.com
Den stressfri og profitable hverdag
Mange opgaver er gennem tiden blevet delegeret til andre. Det har jeg skrevet om i blogopslaget "Fremtidens vindere" I fremtiden vil endnu flere opgaver skulle uddellegeres, hvis vi skal have en profitabel og stressfri hverdag i klinikken.
Næsten alle tandlæger har en tendens til at arbejde I deres klinik, frem for at arbejde på deres klinik.
Hvis vi ikke stopper op og overvejer hvordan vi driver klinikken som en virksomhed, må mange tandlæger erkende, at de ikke har en virksomhed. De har et job. For når vi arbejder I vores klinik, laver vi tænder. Her bytter vi vores tid for penge.
Når vi arbejder PÅ vores klinik arbejder vi med ledelse og management. Her får vi andre til at arbejde for virksomheden med aktiviteter, der genererer større værdi, end vi er i stand til at frembringe alene.
Delegering
Er nøglen til succes.
Internt
Vi kan delegere opgaver til vores personale eller til eksterne partnere.
Vores personale vokser, får en sjovere hverdag og bliver dermed knyttet mere til klinikken. Tandlægen får mere mental luft eller kan udføre flere opgaver på kortere tid.
Eksempler på opgaver du kan delegere internt:
Afpudsning af tænder
Røntgenoptagelser
Intraorale fotos
Kliniske fotos
Fremstilling af provisorier
Provisorisk cementering
Alginataftryk/IO scanninger
Indstøbning i artikulator
Fremstilling af bidskinner
Bonding af attachments/engagers (clear aligners)
Kontrol af clear aligner behandlingsforløb
Patientinstruktion (profylakse, pre- & postoperativ, etc.)
Tandblegning
Præsentation af behandlingsplaner
Finansielle samtaler med patienter
Protesereparationer
Håndtering af nødpatienter
Osv.
Forudsætningen for at kunne delegere opgaver er, at vi accepterer andres fejl.
Vi er nød til at acceptere, at ingen mennesker bliver top professionelle ved at se en given opgave blive udført en enkelt gang. Det kræver masser af øvelse og support undervejs.
Tænk bare på hvor lang tid du selv brugte på at lave din første fyldning og hvor dårligt resultatet blev, sammenlignet med det du er i stand til at gøre i dag.
Så ros dine medarbejdere for at tage den store udfordring. Accepter deres fejl, ros dem for ALT hvad der er godt og hjælp dem med det der falder dem svært. De fleste mennesker ved godt når de begår en fejl. Ingen mennesker synes det er super fedt, at få påpeget deres fejl igen og igen. Hvis vi falder i fælden og begynder på at påpege fejlene hos vores medarbejdere, er det helt sikkert, at de holder op med at øve sig.
Eksternt
Det er også muligt at delegere opgaver til eksterne samarbejdsparnere.
Du delegerer helt sikker allerede højst fortrolige og meget væsentlige opgaver til en ekstern samarbejdspartner. Jeg går i hvert fald ud fra, at du får gennemgået dit regnskab af en revisor en gang om året.
Der findes et hav af opgaver, der kan uddellegeres eksternt.
Det har jeg også skrevet om tidligere.
Du finder mit opslag om eksterne partnere del I her.
Behovet for kontrol
Det er det følte behov for kontrol, der hæmmer mange klinikkers vækst, stjæler tandlægers frihed og stresser personalet. Prisen ved at opretholde et stort fokus på kontrol er med andre ord uholdbar.
Jeg har oplevet hvordan tandlæger i Belgien arbejder i solopraksis - helt bogstaveligt.
Her finder vi fortsat tandlæger, der arbejder alene, uden nogen form for assistance! Ingen klinikassistent, ingen tandplejer, ingen receptionist, kun tandlægen!!! Forestil dig lige hvor uproduktiv en hverdag du ville få, hvis du skulle arbejde helt alene på den måde.
Kan vi blive enige om, at det ikke ligefrem er et drømmescenarie?
I Danmark har jeg hørt om en tandlæge, der angiveligt opsagde alt sit personale, fordi ingen af dem kunne finde ud af at varetage de opgaver, der lå indenfor deres arbejdsområde..... Den lader vi lige stå lidt.
Nok er eksemplet ekstremt. Men det vidner også om en udfordring de fleste klinikker og klinikejere har. Jeg har i hvert fald ikke længere tal på hvor mange gange jeg har oplevet klinikejere og ansatte tandlæger give udtryk for, at de ønsker sig noget mere kvalificeret personale. Denne form for ønsker bunder i virkeligheden i en kultur, hvor ledelse er en decideret mangelvare. Jeg har tidligere skrevet om, hvordan vi får det personale som vi har fortjent. Hvad det går ud på og hvad du kan gøre ved det, kan du læse om her.
Det bliver en ond cirkel.
Når vi selv overtager flere og flere opgaver, mister vi også fokus på de opgaver, der er vigtigst for klinikken. Ingen mennesker kan håndtere et uanet antal opgaver, heller ikke en højtuddannet akademiker. Særligt ikke når vi samtidig arbejder i et miljø, der er så tidsoptimeret, at en forsinkelse på 2 minutter, kan forfølge os en hel dag.
Et er at kende til følelsen af manglende kontrol.
Noget andet er hvordan vi reagerer på den.
Alle mennesker har følelser.
Følelser kan ikke kontrolleres.
Men måden vi reagerer på følelserne, er afgørende for det vi får tilbage.
Tænk over hvad du drømmer om.
Sæt nogle konkrete mål, der bringer dig tættere på drømmen.
Læg en plan for hvordan du når målene.
Del planen med dit personale og lad dem holde dig op på planen.
Følg op igen og igen.
Observationer i tandklinikker
Typisk er personalet ikke trænet til at udføre deres opgaver, sådan som chefen ønsker det. Eller også ved personalet ikke hvad chefen ønsker at opnå med klinikken. Hvilket får personalet til enten at sige op eller også definerer de selv retningen. Hvilket ofte frustrerer chefen, da det hyppigt er en anden retning, end den chefen ønsker klinikken skal drives.
Når vi oplever noget i denne stil, er det fristende at overtage opgaver selv. Særligt de opgaver vi selv anser for vigtige. For så opnår vi i det mindste kontrollen over opgaven. Det giver os en følelse af, at opgaven bliver løst på en måde vi ønsker den skal løses.
Jeg håber ovenstående har givet dig mod på, at arbejde med delegering.
Men det kræver jo tid!
Ja det er fuldkommen korrekt.
Jo mere tid du investerer i at træne dit personale, jo nemmere bliver din hverdag.
Men det koster jo penge!
Det er også korrekt.
De fleste klinikker er i dag presset finansielt.
Derfor er det vigtigt, at lægge en plan for hvordan du kan begynde med at implementere varige forandringer med maksimal værdi. Her er det vigtigt, at du starter med de forandringer, der med den mindst mulige indsats giver dig det størst mulige udbytte.
Hvad nu hvis mit personale bliver trænet til at være super fantastiske og de så skifter job?
Hvad nu hvis du ikke træner dit personale og de bliver?
Hvis du synes det er svært at komme i gang, er du altid velkommen til at kontakte mig. Det koster ikke noget, at tage en uforpligtende snak.
Hvor skal du starte for at få en stressfri og profitabel hverdag?
Ring eller skriv til mig. Med et indblik i din unikke situation, hjælper jeg dig gerne videre - også hvis det "bare" er et enkelt gratis råd eller to.
Telefon: +41782680078 eller email: mail@hattconsulting.com
Mere om ledelse, salg og marketing
Følg med på bloggen og udgå at gå glip af indhold, der kan bruges i din klinik.
Meld dig til bloggen.
Det er nemt.
Klik på "login" i øverste højre hjørne.
Følg anvisningen.
Så modtager du en email med et link til det nyeste blogopslag når vi poster nyt indhold.
Jeg håber vi ses i det næste opslag
Mange venlige hilsner
Tandlæge
Jesper Hatt
T: +41 78 268 00 78