top of page

Klinikoptimering

Opdateret: 5. maj 2022

Denne blog handler om alt det du ikke lærte på tandlægeskolen. jeg bliver ikke sponseret eller betalt for at skrive mine opslag. De er derfor alle et udtryk for mine observationer og holdninger.


Overordnet skriver jeg om 3 elementer.

  1. Hvordan vi tiltrækker de rigtige patienter til klinikken (Branding & Marketing)

  2. Hvordan vi kommunikerer med patienterne (Salg)

  3. Hvordan vi optimerer klinikkens drift (Ledelse & Management)

Team hænder lagt ovenpå hinanden

Grunden til at jeg ikke skriver ret meget med bidfunktion, æstetik, clear aligners, guidet kirurgi, eller lignende er, at jeg mener det kræver et helt andet format, for at du vil kunne få noget brugbart ud af det.

Desuden mener jeg, at der findes så mange muligheder for at tage god efteruddannelse indenfor de fleste kliniske specialer.


Derfor har jeg valgt, at fokusere på forretningsorienterede temaer, som jeg mener, der er et stort behov for i branchen. Temaer som jeg har stor erfaring med og som kun ganske få leverer i et format, som er nemt at omsætte i praksis i en tandklinik, for tandlæger og deres team.


Årsagen til at jeg ikke har valgt kun at fokusere på ét af de 3 emner (Branding, Kommunikation og Drift) er, at de hænger uløseligt sammen. Herunder får du 3 ekstreme eksempler, der kan være med til at illustrere hvorfor jeg mener det hele hænger sammen.


Få en email hver gang, der kommer et nyt blogopslag (ca. 1x pr uge). Tilmeld dig bloggen!

Det er nemt. Klik på "login" i det øverste højre hjørne og følg guiden.

Eksempel 1 - ultra effektiv kommunikation

Forestil dig en klinik, der er så dygtig til at kommunikere med patienterne, at 95% af alle de patienter der ses i klinikken, accepterer de mest helhedsorienterede behandlingsplaner der anbefales. Problemet er bare, at der kun er 200 patienter tilbage i patientkartoteket og de er alle gennembehandlede. Det medfører, at klinikken er på vej til at lukke, fordi der ikke er nok at lave.


Eksempel 2 - Ekstremt effektiv drift

Måske har klinikken de vildeste systemer, der muliggør ekstremt effektive dage, hvor klinikken kan gennemføre mange avancerede behandlinger, se mange patienter og være super profitabel. Alt sammen mens alle i teamet er glade og trives. Desværre er der ikke ret mange patienter, der har lyst til at følge tandlægernes og tandplejernes faglige anbefalinger. Ligesom afgangen af patienter i flere år har været større end tilgangen, hvilket presser klinikkens økonomi.


Eksempel 3 - et fantastisk brand

Det kan også være, at klinikken har et ry, der er så fantastisk, at den hver dag får henvendelser fra 10 nye patienter, der ønsker at være tilknyttet klinikken. Problemet er bare, at klinikken ikke har effektive systemer, der gør det muligt at være produktiv og ustresset på samme tid. Det medfører stress, burnout, højt sygefravær og en vigende omsætning. Alt sammen faktorer, der truer klinikkens eksistens.


Eksemplerne er trukket ekstremt op, i et forsøg på, at tydeligtgøre hvorfor ingen af de 3 elementer: Tiltrækning, Kommunikation og Drift kan stå alene.

Hvor skal klinikken starte?

Baseret på mine erfaringer, som konsulent på fuld tid, vil de fleste klinikker have stor gavn af, at se på elementerne for driftoptimering først.

3 piger peger på en skærm og diskuterer hvad de skal

Det sker hyppigt, at jeg taler med klinikejere, der ønsker sig et team, der er bedre til at give patienter lyst til at investere i den behandling, de har behov for. Ligesom de efterspørger tandplejere, der er bedre til at "sælge" helhedsorienterede behandlingsplaner.


Klinikejernes ønsker baserer sig oftest på 2 faktorer

  1. Ønsket om bedre behandling af flere patienter.

  2. Ønsket om en bedre klinik-økonomi

De fleste tandlæger jeg kender, bliver frustrerede på patienternes vegne, når patienterne fravælger den behandling, der fagligt set ville gavne patientens orale- og generelle sundhedstilstand bedst.


Den logiske konklusion er derfor, at alle i teamet skal være bedre til at kommunikere med patienterne, så de får mere lyst til, at investere i den behandling, de har et behov for.


Her poster vi løbende indhold relateret til alt hvad vi ikke lærte på tandlægeskolen.


Der er bare en udfordring.

Ingen i teamet har tid til at gøre noget ved det i en travl og stresset hverdag.

Hvis klinikken skal afsætte tid til træning og implementering, falder omsætningen og presser klinikkens finanser markant.

Derfor er det oftest bedst, at starte med at skabe et fundament, der dagligt skaber overskud og ro til, at klinikkens team/teams, har ressourcerne til at implementere ny viden.

Med de rette systemer implementeret opnår klinikken:

  • Ro

  • Mere tid

  • Højere omsætning

  • Større overskud mentalt og finansielt

  • Øget motivation for forandringer

  • Bedre sammenhold = TEAM


Når klinikken kommer hertil, bliver det MEGET nemmere, at forbedre kommunikation og behandlingsaccept blandt alle i teamet. Det bliver meget nemmere, at implementere patientoplevelser, der skaber et stærkt brand med høj loyalitet og en voksende gruppe af ambassadører. Dette er et godt sted at være, hvis man vil skabe bæredygtig vækst.


Tandlægers værdier

Denne vækstmodel passer godt til tandlægers måde, at anskue tandpleje og klinikdrift på. Frem for en agressiv vækstmodel, hvor man enten opkøber klinikker eller markedsfører sig aggressivt. Tager denne metode udgangspunkt i de fleste praktiserende tandlægers værdier.

Kvinde med hat og solbriller ligger i hængekøje og ser på en smartphone

På papiret ser det ekstremt nemt ud, at gennemføre de forandringer, der skal til, for at opnå ro og overskud i klinikken.

Mange eksterne virksomheder og konsulenter har gennem årene forsøgt, at hjælpe klinikker med, at skabe disse resultater. Grunden til at de sjældent lykkes er, at de forstår sig på virksomhedsdrift, men ikke har en forståelse for de unikke forhold, der er gældende i en tandklinik.


Formålet her er, at give dig en indsigt, som du kan agere efter, når du evt. selv vil arbejde med at forbedre din klinik, eller har behov for at finde en egnet rådgiver, som kan hjælpe dig. Tænk over hvor du henter din inspiration. Det kan sagtens lade sig gøre, at lade sig inspirere fra andre brancher. Man skal bare værre klar til at bruge ressourcerne det kræver, at tilpasse ideerne til vores branche.

Lad mig give dig et eksempel.

I sidste uge havde jeg et møde med en virksomhed, der har arbejdet med implementering af software, der kan hjælpe tandlæger med at få bedre indsigt i deres egen virksomhed. Virksomheden har arbejdet eksklusivt med tandklinikker i 10+ år i flere forskellige lande. Virksomheden har udfordringer med, at for få klinikker bruger de unikke muligheder, der ligger i softwaren. Der kan spares og tjenes ret store summer, hvis man bare bruger systemet.


På trods af at virksomheden havde arbejdet med tandklinikker i 10+ år, kom det bag på dem, da jeg fortalte om hvordan en realistisk hverdag i klinikken ser ud. Det kom bag på dem, at en tandlæge ikke har 5-10 minutter i timen, til at se på tal. Ligesom de havde svært ved at forstå, at en receptionist ikke nødvendigvis har tid til at udfylde skemaer og trække rapporter ud af systemet, for at præsentere dem til et personalemøde. De havde vanskeligt ved at forstå, hvordan måden, der bookes patienter i en alm. klinik, kan gøre det næsten umuligt, at finde tider til patienter, der er brugt mange penge på at tiltrække ved hjælp af ekstern markedsføring.


Virksomheden, jeg skulle rådgive, havde lavet et feltstudie i 20 forskellige klinikker, for at kortlægge patientoplevelsen i en tandklinik. Det kom bag på dem, at de efterfølgende stod med 20 forskellige måder at arbejde med patientoplevelsen! Det kom bag på dem, at intet i branchen var standardiseret.

Virksomheden havde med andre ord ikke forstået hvor tidsoptimeret og presset de fleste klinikker bliver drevet.


Dentalindustriens store spillere er ikke bedre

Eksemplet er ikke enestående. De største virksomheder på dentalområdet, bliver ledet og drevet af mennesker, der ikke har den fjerneste ide om, hvordan en tandklinik bliver drevet. De har læst- og hørt om hvordan en klinik fungerer, men har ekstremt vanskeligt ved at forstå, hvordan det kan lade sig gøre, at drive en virksomhed på den måde. (Ja jeg kender til arbejdsgangene i nogle af verdens største dentale virksomheder, som jeg har rådgivet siden 2010)

De fleste tandlægekæder har også måttet gøre sig nogle meget dyrtkøbte erfaringer på området, fordi eksterne forretningsfolk har forsøgt, at implementere best practice fra andre typer virksomheder.


Og hvad så?

Vi har en tendens til at glemme hvor udfordrende forhold vi arbejder under. Ikke kun i munden, men også i klinikkens interne struktur, er vi udfordrede af rammerne. Det sætter store krav, når vi ønsker at forandre noget.

Tavle med opgaver og post it noter

Det er så nemt, at lade ting stå til. Langsomt vænner vi os til, at forholdende bliver dårligere og dårligere. Det kan vi holde til, indtil den dag, det går op for os, at vi er på vej ud over afgrunden. Det er det, der blandt andet er sket med honoreringen af vores arbejde. I løbet af de sidste 40 år, er den monetære værdi af tandbehandling blevet udhulet stykke for stykke i ganske små bidder. Med en årlig inflation på ca. 5% kommer det hurtigt til at få store konsekvenser for en række klinikker.


Undgå at spilde tid og penge

Gør dig selv en tjeneste og tænk over følgende:

Ofte tager tandlæger på en helt masse kurser i løbet af et år.

Hvor meget af det tandlægerne lærer på kurserne, tror du realistisk set, bliver implementeret til faste rutiner i klinikkerne?...

Ikke ret meget vel?


Det er billigt, nemt, hurtigt og hyggeligt, at tage et kursus.

Implementeringen er det stik modsatte.

Derfor sker der som regel ikke ret store forbedringer i klinikkerne efter et kursus.


Forandringer - sådan!

Hvis du vil gennemføre forandringer i din klinik, er mit bedste råd, at sætte tid af til dem.

Du skal selvfølglig ikke bare hjernedødt sætte en masse tid af. Det kræver lidt forarbejde. Blandt andet:

  • Start med at skrive ned hvad du ønsker at opnå.

  • Definer hvad der skal til for at du mener det har været en succesfuld implementering.

  • Definer hvor mange ressourcer du skal bruge (Tid, personer, penge, kurser, osv. - obs du skal regne med at bruge 2-3x så meget tid på implementering, som du selv regner med... MINIMUM!)

  • Sæt en deadline - hvornår skal i være færdige (Vær realistisk)

  • Sørg for at følge op under implementeringen.

  • Husk at evaluere når deadline er nået.

Brug evt. dit team til at hjælpe dig. De vil ofte være langt bedre end klinikejeren, til at sætte realistiske deadlines og vurdere behovet for ressourcer.


Klinikoptimering er unik

Alt dette er nogle af grundende til, at jeg synes det er så spændende, at arbejde med klinikoptimering. Tandlægebranchen er unik og derfor super interessant (synes jeg). Der er så mange dynamikker, der ikke nødvendigvis lader sig sætte på formel. Hvad der er rigtigt for dig, er ikke nødvendigvis det rigtige for din naboklinik. Alt skal tilpasses hver enkelt tandklinik, så det kommer til at fungere i den klinikkens unikke rammer.


Meget kan bruges på tværs af alle klinikker - det meste skal dog tilpasses for at kunne fungere optimalt. Jeg har tidligere beskrevet forudsætninger for succes af enhver tandklinik. Det er en generel model, der kan bruges af alle tandklinikker.

Det ser så nemt ud, når man kigger på modellen.

I realiteten er det dog væsentligt sværere, end det umiddelbart ser ud.


Hvis du kunne tænke dig at vide hvordan din klinik kan minimere stress og øge overskuddet, så du får mere tid og overskud. Er du velkommen til at ringe eller skrive til mig.


Det det næste vigtige trin

Meld dig til bloggen. Det er nemt - du skal bare klikke på "login" i øverste højre hjørne og følge anvisningen.

På den måde får du automatisk et link tilsendt per email når der et nyt opslag bliver udgivet. Du får desuden adgang til et arkiv med forskellige gratis værktøjer og guides.


Tilmeld dig i dag og læs mere om alt det du ikke lærte på tandlægeskolen.


Hvis du bare ikke kan vente - er du altid velkommen til at ringe eller skrive til mig.

Det koster ikke noget😉

Tandlæge Jesper Hatt DDS - Hatt Consulting

Mange venlige hilsner


Tandlæge Jesper Hatt


T: +45 6127 2228



0 kommentarer
bottom of page