Effektive kassettesystemer

Da jeg i sin tid var ansat tandlæge. Arbejde jeg på en del forskellige klinikker, der alle havde organiseret deres instumenter løst i skufferne, eller i procedure-specifikke poser. Når jeg undervejs i en behandling skulle bruge et instrument, skete det at klinikassistenten brugte tid på at lokalisere det i rodet på bakken. Når jeg selv kiggede efter instrumenterne havde jeg ofte vanskeligt ved at finde instrumenterne så hurtigt, som jeg ønskede.



Velorganiserede klinikassistenter

Der var klinikassistenter, som var meget velorganiserede og generelt gjorde sig umage med at lægge instrumenterne op på en ensartet måde inden vi skulle udføre vores behandlinger.


Undervejs i behandlingerne ville de ligeledes være omhyggelige med at lægge instrumenterne tilbage på bakken, så de hele tiden holdt sig velorganiserede. Det tog selvfølgelig en smule ekstra tid, når de ikke bare smed instrumenterene på bakken. Men det medførte altid et roligere og, i sidste ende, hurtigere flow gennem behandlingerne.


Læg i øvrigt mærke til, at jeg skrev, at klinikassistenten lagde instrumenterne tilbage. Dette er en hentydning til, at jeg altid har insisteret på at arbejde 4-hændigt med mine klinikassistenter.


Hvis du vil have flere ugentlige råd, tips og tricks relateret til klinikoptimering, salg, service & marketing, kan finde mig her på facebook

Sæt standarden

Da jeg blev klinikejer, havde jeg en iden om, at jeg ville standardisere måden vi håndterede vores instrumenter på. Tanken var, at jeg på den måde kunne overføre fordelene fra de velorganiserede klinikassistenter til alle andre, uden at de skulle tænke for meget over det. Den største udfordring jeg havde observeret ved posesystemerne var, at alle instrumenter lå hulter til bulter i en stor rodebunke, hver eneste gang en pose blev lukket op.

køb af kassetter

For at ændre dette, købte vi kassetter til alle procedurer i klinikken. Sammen med mit TEAM havde jeg gennemtænkt hvilke instrumenter jeg ønskede i hver eneste kassette. Sammen med klinikassistenterne havde vi udarbejdet et overblik over hvor mange instrumenter vi ville få behov for, for at kunne følge med en normal dags behandlingsflow og købte instrumenter og kassetter efter dette.


Eksempler på kassetter:

  • US/TDR

  • PA-beh

  • Plast

  • Endo

  • Orto

  • Alm kir

  • Impl. kir

  • PA kir

Hvad skal pakkes i kassetterne?

Alt hvad vi kunne fylde i kasseterne, som vi vidste vi ville bruge hver gang, blev lagt i kassetterne. Dette gjorde det nemmere og hurtigere, at klargøre klinikkerne.

F.eks. havde vi som standard 2 vatruller liggenede i us/tdr, samt plast kassetterne. Ligesom der altid var 6 gazekrøller i alle kirurgikassetter og et stykke steriltape med vatpellets på i endokassetten. Osv.

Ekstra klinikassistent-spejl

En anden detalje, der kom bag på en del af de kolleger, der gennem årene besøgte vores klinik var, at vi som standard havde et ekstra spejl med tykt håndtag i alle kassetterne. Det var et spejl til klinikassistenerne, så de ikke skulle til at rode i en skuffe for at finde et spejl, hvis de evt. skulle holde tunge eller kind til side, mens de sugede.

Ja det kostede os nogle ekstra spejle, men sparede os enorme mængder tid i den sidste ende.

Standardisering

Kan du huske hvordan vi tog fotos af vores indretning af skuffer og skabe og hængte dem op, der hvor de skulle bruges? Det samme gjorde vi med vores kassetter. I sterilisationen var der sat fotos op, der viste præcist hvad der skulle ligge i kassetterne, hvor og hvordan. Hvis billedet viste en organisering som f.eks.: Kasseteåbning til højre. Rækkefølge på instrumenter: sonde, pochemåler, standart curette, pincet, TA spejl, KA spejl. Så skulle instrumenterne ligge i nøjagtig den rækkefølge - HVER ENESTE gang.


Kom en kassette ind med de rigtige instrumenter, men i forkert rækkefølge-. Eller en kassette med mangelfuldt indhold. Blev klinikassistenterne bedt om at finde en ny kassette. Det skete som regel 1-2 gange. Hvorefter klinikassistenterne sørgede for at kasseterne altid var organiseret korrekt og med det rette indhold.


Det bør bemærkes, at tandlægerne ikke gav klinikassistenterne mulighed for lige at finde det instrument der manglede, eller rette op på kassetens organisering på stedet. Hvis vi tillod dette, ville det signalere en accept af det uacceptable. Det kan måske virke lidt hårdt, men ledelsesmæssigt, er vi nød til at gå forrest og vise vejen. Når vi har indgået en aftale om hvordan vi skal organisere os og trænet denne organisering. Så nytter det ikke noget, at vi stiltiende accepterer når aftalerne ikke holdes.


TEAM Succes

Det var naturligvis pisseirriterende for klinikassistenten, at skifte kassetter ud, når alle instrumenter var der. Men efter 14 dage fra vi havde introduceret og trænet det nye system, var kassetterne altid organiseret korrekt når de blev pakket.


Jeg synes det er værd at huske, at alle medarbejdere, som udgangspunkt, ønsker at levere den bedst mulige indsats hver eneste dag de er på arbejde. Når vi giver medarbejderne muligheden for at blive de bedst mulige udgaver af sig selv, tager de som regel muligheden til sig - og forventer retmæssigt, at få ros og anerkendelse for dette.


Gør medarbejderne succesfulde

Hvis du kunne tænke dig at få bedre og mere effektive systemer implementeret i klinikken, er du velkommen til at kontakte mig. Adskillige klinikker anvender mig, når de skal have gennemført forbedringer i deres patientkommunikation, kundeservice eller workflows i klinikken.


Du kan også lade dine klinikassistenter deltage i kurset: Teamboost, som vi holder i København og i Århus.

Skriv eller ring til mig her: