Det "gode" tilbud

Internationalt findes et hav af anbefalinger omkring hvordan man skal forholde sig til sine indkøb af forbrugsvarer. Der bliver til stadighed udviklet en del softwareløsninger, der skal gøre det nemmere at styre sit varelager. Jeg betvivler ikke de gode intentioner med disse services. Spørgsmålet er bare, om det kan gøres billigere, nemmere og mere overskueligt.


I sidste uge illustrerede jeg en simpel, lavpraktisk måde, at styre klinikkens indkøb og varelager. Hvis du ikke fik læst opslaget, vil jeg anbefale dig, at tjekke det ud her.



Jagten på de billigste tilbud.

For mange år siden arbejdede jeg i en klinik, hvor chefen brugte en 1-2 aftener om ugen på at søge efter de billigeste tilbud på forbrugsvarer. Det hører måske til ekstremerne, at anvende så meget tid på at fokusere på tilbud og rabatter. Men jeg støder relativt hyppigt på klinikejere, der bruger en del kræfter på at søge besparelser på deres indkøb af forbrugsvarer.


Det kan jo være meget hyggeligt at bladre hæfter og kataloger igennem en gang imellem, for at se hvad der rører sig i markedet. Men hvis man gør det, udelukkende for at søge efter de billigste tilbud, er det at sidestille med arbejde i klinikken. Med en timepris på ca. 2.000,- dkr for en tom stol i klinikken, skal der godt nok findes nogle ekstremt gode tilbud, for at kompensere for det tab klinikken lider ved at klinikejeren bruger arbejdstid på at søge tilbud.


Indirekte omkostninger

“Det er jo meget godt Jesper Hatt, men vi gør det jo udenfor kliniktiden”, er der sikkert mange der vil indvende. Det er faktuelt korrekt, at det ikke går ud over stoletiden og dermed produktionen i klinikken. Problemet er bare, at vi, som klinikejere, på den måde kommer til at arbejde hele tiden. Det udløser nogle andre udfordringer:

Dels kan vi, som mennesker, ikke holde til at arbejde så meget i længden.

Dels svækker det vores evne til at være produktive i den tid vi er i klinikken, jævnfør de regler, der knytter sig til udbrændthed, som jeg har beskrevet i et tidligere opslag.

Desuden er det en uhensigtsmæssig måde at arbejde på, hvis man vil drive en virksomhed.

Hvorfor? Fordi det er en opgave, der nemt kan uddellegeres, hvis du anvender den procedure, jeg beskrev i sidste uge.


De laveste omkostninger som hobby?

Min holding til varekøb er derfor meget klar. Hvis du ser det som den fedeste hobby at søge efter de billigste tilbud, fordi du ser det som en sport at se hvor langt du kan presse klinikkens omkostninger til landets laveste. Så er det ok, at du gør det selv, fordi det er en fritidsinteresse du er passioneret omkring. Hvis du ikke har det sådan, skal du uddellegere opgaven så hurtigt som muligt.


Husk at melde dig til bloggen. Så får du en e-mail en gang om ugen, med et link direkte til de nyeste opslag. På den måde undgår du, at gå glip af gratis viden, som du kan bruge til at optimere din klinik.

Klik på "login" i øverste højre hjørne og følg anvisningen.


Kvalitet ved uddellegering

Det klassiske svar til spørgsmål om hvorfor der ikke uddellegeres mere er, at medarbejderne ikke kan udføre opgaven lige så godt som klinikejeren selv. Denne form for argumentation, er formodentligt den største stopklods for enhver virksomheds udvikling.

Hvis vi ser på en tandklinik, er der en række opgaver, som klinikejere tidligere selv tog sig af. Det er opgaver vi i årevis har uddellegeret og som vi tager for givet bliver leveret i en tilfredsstillende kvalitet:

  • Revisoren tager sig af, at sætte regnskabet op, så det er i overenstemmelse med lovgivningen

  • Klinikassistenten tager sig af sterilisation, lagerstyring, assistance, patientkommunikation, osv.

  • Receptionisten administrerer aftalebogen, kommunikerer via telefon, email, SoMe, tager imod betalinger, sender regninger, indkald, osv.

  • Dentallaboratoriets teknikere tager sig af fremstilling af fast- og aftagelig protetik. (Mange klinikker har endda tillid til teknikere, de ikke kan kommunikere med på dansk)

  • Rengøringspersonalet sørger for at klinikken holdes ren i overenstemmelse med NIR og klinikkens definerede standarder.

  • Kolleger med særlige specialer, tager sig af de af vores patienter med særlige behov

  • Eksterne konsulenter tager sig af træning og uddannelse af vores personale

  • Service teknikere håndterer installation og vedligeholdelse af vores udstyr

Det er klart, at vi ikke kan uddellegere en opgave, uden at uddanne en medarbejder til at udføre den. Hvis vi sørger for at udvikle systemer, så vi kontinuerligt uddanner vores personale. Kan vi fjerne trivielle arbejdsopgaver fra os selv og opnå mere frihed og større mentalt overskud. Et overskud vi kan vælge at bruge på at udvikle klinikken yderligere, eller på at være til stede for vores familie og venner.


Trænger du til at få skabt mental ro og finde tilbage til det liv du drømmer om at leve? Så kan jeg varmt anbefale dette rejsekursus til Eremito i Umbrien, som er blevet til i samarbejde med tandlæge og stresscoach Lars Nielsen.

Et eksempel på effekten af gode systemer

Kan du huske systemet jeg beskrev i sidste uge?


Når et firma ringer til klinikken for at give jer et "super-duper-once-in-a-lifetime-ultra-turbo-deluxe-kun-til-vores-premium-kunder" tilbud. Så kan den medarbejder, der tager telefonen gå hen til den pågældende vare, der bliver tilbudt til "spotpris" og sammenholde prisen på det "fantastiske tilbud", med den pris klinikken normalt giver. For alle data står på varen, ligesom der står hvor mange varer der skal købes hjem ad gangen.


Hvis varehylden er fyldt, skal der ikke bestilles nogen nye varer, da klinikken i så fald risikerer at skulle smide varer ud, der har overskedet sidste anvendelsesdato.


Hvis sælgerens "super-duper-once-in-a-lifetime-ultra-turbo-deluxe-kun-til-vores-premium-kunder-tilbud" er næsten det samme som klinikkens normale pris. Kan medarbejderen nemt afvise tilbuddet. (Det er faktisk set adskillige gange)


Hvis tilbuddet derimod viser sig at være et godt tilbud, kan der tages imod tilbuddet - evt. ved at sælgeren sender klinikken et skriftligt tilbud pr. mail. Hvorefter den indkøbsansvarlige medarbejer kan tage stilling til tilbuddet og evt. drøfte et indkøb med chefen.


Jeg har brug for din hjælp!

Det er vigtigt for mig, at du, som læser, får den bedst mulige oplevelse når du læser min blog. Som du sikkert har bemærket, er der begyndt at poppe et vindue op med en anbefaling om at melde sig til bloggen.

Synes du det er ok - eller er det bare pisse irriterende?

Skriv din kommentar i feltet herunder eller send mig en e-mail. Det vil gøre mig virkeligt glad. På den måde kan jeg (forhåbenligt) gøre din oplevelse endu bedre.