top of page

Ledelse med Retning: Hvordan en Klar Vision Transformerer Klinikdrift

"Jesper jeg forstår det ikke... Det går altid super godt i et par måneder efter du har været her. Men derefter falder vi ligesom tilbage til der hvor personalet ikke gør som de skal og hvor klinikken ikke er i flow længere. Jeg har brug for, at du kommer og giver os en ny vitaminindsprøjtning"


Nogenlunde sådan her lød en telefonsamtale jeg havde med en klinik, som jeg har arbejdet sammen med i nogle år. Det er en klinik, der har valgt, at holde hinanden ansvarlige for deres handlingsplaner internt, frem for at jeg løbende følger op online.


Det kan fungere fint at gøre alt selv, men i dette tilfælde var der nogle udfordringer, som jeg gerne vil dele med dig, da det er udfordringer, som jeg ser relativt hyppigt i de klinikker jeg kommer i kontakt med.


to mennesker står og betragter et hav og en række sneklædte bjerge i baggrunden

Dagligdagens vedholdende problemer

Af og til kan det virke som om vi står overfor en række uoverkommelige udfordringer. Aftalebogen er presset. Enten af for få, eller for mange patienter. Der kan være personaleproblemer, udfordringer med at få økonomien til at hænge ordentligt sammen, for mange nye procedurer, der skal implementeres, kontrolsystemer der tager tid eller mangler at blive effektueret, osv. osv.


Mange af de klinikker jeg arbejder med, har defineret en klar retning for klinikken. De har nedfældet en vision på papir og skabt en sætning, der indrammer visionen, så den er så simpel, at alle i klinikken kan huske den. Ud fra visionen har teamet og ledelsen arbejdet sammen på, at finde måder at arbejde sammen, så de bliver mere effektive, samtidig med at stressniveauet falder - for alle i klinikken.


Forandring kræver fokus

Det siger sig selv, at det ikke er noget, der kommer fra den ene dag til den anden. Hvis det var tilfældet, ville alle klinikker fungere fuldkommen, fabelagtigt fantastisk. For alle ville tage den "magiske pille" der på en dag ville kunne skabe alle de ønskede forandringer og gøre dem permanente.


Sandheden er desværre, at enhver forandring tager tid og dedikeret fokus. Ellers fader den og dør ud.


Ledelse med retning

Udfordringen er at anvende visionen i den daglige drift. Det er her mange klinikker bliver udfordret. Helt basalt handler det om ledelse, men da der ikke bliver undervist i ledelse på tandlægeskolerne, eller andre steder i grunduddannelserne, er det ofte en nødvendig disciplin, som bliver overset.


Få inspiration, små tips og tricks til et balanceret tandlægeliv. Følg med på facebook, hvor jeg løbende poster om klinikledelse, klinikdrift, markedsføring og work-life balance som tandlæge.




Ledelse kan godt køres på til noget helt vildt kompliceret, som kræver en akademisk grad, for at kunne forstå. Men helt ærligt, så kan ledelse altså også gøres så simpelt, at alle kan være med. Ledelse er grundlæggende et håndværk, de fleste mennesker kan lære - hvis man ønsker det. Men som så meget andet er det svært, at læse sig til ledelse. Det er en faglig disciplin, som skal øves i praksis.


Ledelse i praksis

I en mindre organisation som en tandklinik, synes jeg ikke man skal starte med at gøre ledelse mere besværligt end højst nødvendigt. Men jeg mener man, som klinikejer, skal tage ledelse yderst alvorligt. Hvilket kræver, at der er ligeså meget fokus på ledelse, som der er på tænder og tandbehandling...


Et af de steder jeg altid anbefaler mine klienter at starte er, at tage udgangspunkt i den ene sætning, der indrammer klinikkens vision. Den sætning giver ikke rigtigt mening, med mindre alle i klinikken, hele tiden bruger den, som referenceramme for de beslutninger der tages.


Et eksempel

I praksis betyder det, at hver gang teamet står overfor en beslutning, bruges klinikkens vision, som ramme for at tage den rette beslutning.


Lad os se på en klinik, der ønsker at være:

"klinikken med den rareste atmosfære i lokalområdet".

Hvis denne klinik har en udfordring med, at der er for lidt tid til at receptionisten kan skabe optimalt bookede "drømmedage" i klinikken, hvor alle teams er i flow, afslappede og maksimalt produktive. Så er det svært at argumentere for, at klinikken skal have en velkomstterminal, som patienterne selv registrerer sig på, når de ankommer.


Hyggeligt arrangement af en sweater, blomster, kaffe og kage

For en velkomstterminal skaber naturligt en distance mellem receptionen, klinikteamet og patienten.


Det betyder, at klinikken må finde en anden løsning, der er i harmoni med klinikkens vision, for at kunne skabe tid til receptionisten.


Jeg håber eksemplet illustrerer hvordan enhver problemstilling kan holdes op mod den sætning, der indkapsler klinikkens vision, og på den måde få visionen til at skabe ramme for alle beslutninger, der tages (inklusiv klinikejerens).


Effekten af en levende vision

Jo mere klinikken bruger visionen aktivt på denne måde og hele tiden bruger visionen som omdrejningspunkt for samtaler om klinikken. Jo mere kommer visionen til live og bliver et brugbart ledelsesinstrument, der hjælper klinikejeren med at vise vejen for hele teamet.

På den måde, kan visionen bruges som et ledelsesværktøj, der gør lederen i stand til at aktivere teamet i problemløsninger, helt uden at skulle diktere noget som helst (næsten). Over tid er det nøglen til at få medarbejderene til at tage ansvar og selv drive klinikken, som var det deres egen. For denne måde at arbejde med visionen, skaber en klar retning, som alle kender, alle taler om hele tiden, alle løser opgaver ud fra og alle kan relatere sig til.


Besøget i klinikken

Tilbage til telefonsamtalen jeg startede blogopslaget med.

Klinikejeren ønskede, at jeg skulle komme til klinikken på et årligt visit og genopfriske nogle af de elementer i patientoplevelsen, som vi havde arbejdet med tidligere (Jeg havde været i klinikken 1-2 gange årligt gennem de sidste 5 år).


I vores samtale fandt jeg ud af, at personalegruppen var ændret. Dels var der kommet flere i teamet, dels var der blivet skiftet et par medarbejdere ud, siden jeg sidst havde været på besøg.


Årsagen til problemerne

Da jeg kom til klinikken, tog det mig ikke mere end 10 minutter, at fastslå en del af årsagen til, at klinikken ikke rigtigt rykkede sig nogen steder. I en pause trak jeg klinikejeren og receptionisten til side og spurgte: "Hvor mange i teamet tror i kan fortælle mig om klinikkens vision, hvis jeg spørger dem nu?"


Det var ret interessant at se hvordan klinikejeren og receptionisten kiggede på hinanden, derefter på mig og synkront sagde: "ingen". Ikke nok med det, så var det helt åbenlyst, at de begge var blevet klar over, at deres problemer primært var relateret til et års manglende fokus på visionen.


Ledensens møde med hverdagen

To år tidligere var jeg blevet bedt om, at bruge en hel dag med ledelsen af klinikken, på at udarbejde en vision, samt en 10 års plan. 10 års planen var blevet brudt ned i mindre og mindre bidder, med helt konkrete handlingsplaner. Alle i ledelsen vidste hvad der skulle ske, hvornår og hvordan. Ligesom alle var klar over, at planer kun holder til føste møde med virkeligheden, før de skal korrigeres. De havde udarbejdet en intern protokol for hvordan de skulle holde hinanden ansvarlige for at komme fremad og følge planen.


VW beetle står rusten og forfalden under et blomstrende træ

Alligevel var det lykkedes de 4 personer, som havde været involveret i processen, at "glemme" alt om deres egne planer.


Deres drømme havde reelt fået lov til at stå og forfalde i næsten 2 år!


Drømmene var gået tabt i en hverdag, der var fyldt med uforudsete problemer (som den jo er). Fordi ingen havde haft tid til at følge op som aftalt, fik drømmene lov til at forfalde og gå i glemmebogen.


Nemt at korrigere

Med denne erkendelse, rettede vi lynhurtigt dagens program til, så vi kunne skabe en fælles retning og komme tilbage på det spor, som ledelsen allerede havde en klar plan for.


De følgende uger er det lykkedes, at få en langt bedre stemning i klinikken. Produktiviteten steg markant, ligesom stressniveauet faldt betydeligt.


Jeg kan godt lide eksemplet her, fordi det illustrerer hvordan der ofte "går hverdag" i forandringsprocesserne. Selv for de ledere og klinikejere, der har de bedste intentioner.


En tandklinik er lidt ekstrem, fordi ledelsen typisk også er det vigtigste produktionselement i klinikken. På den måde kan man som klinikejer godt komme til at føle, at man skal arbejde to eller flere steder på én gang.


Forskellen på drømme og visioner

Men hvis klinikken udarbejder en klar skriftlig vision (hvis ikke den er skriftlig er det en drøm og drømme har det med at forblive drømme) og koger visionen ned til én sætning. Så er den vigtigste opgave ret simpel: Sørg for at bruge den sætning, der indrammer visionen, hele tiden. Brug den som referenceramme til løsning af alle de problemstillinger, der måtte opstå.


Alt kan sættes i relation til visionen:

  • Kommunikation med kommunen

  • Ansættelse og oplærning af nye medarbejdere

  • Samarbejde med eksterne specialister

  • Relationen til dentaldepoterne

  • Valg af kurser

  • Indkøb

  • Kundeservice

  • Kvalitet af behandling

  • Patientklager

  • Intern og ekstern kommunikation

  • Marketing

  • Etc.


Afsluttende konklusion:

I klinikkens pulserende hverdag støder vi ofte på udfordringer, der truer med at bryde den positive rytme, selv efter vellykkede perioder. Bagved de daglige udfordringer ligger ofte manglen på en klar vision, der kan fungere som et ledestjern i beslutningsprocessen.


Selvom ledelse med retning kan virke som en kompleks disciplin, insisterer jeg på, at det kan være så simpelt som en håndværksmæssig færdighed, der kræver dedikeret fokus og praktisk træning.


I mine erfaringer med forskellige klinikker har jeg set, hvordan en veldefineret vision, præcist indrammet i en enkelt sætning, kan transformere klinikkens dynamik. Det er ikke blot en erklæring på papir; det er et aktivt værktøj, der skal anvendes dagligt. Et klart eksempel i dette blogindlæg illustrerer, hvordan mangel på fokus på visionen kan føre til stagnation og frustration.


Et team står udenfor i køligt vejr og skåler med hinanden i varm kakao og kaffe.

Start simpelt

Ledelse i praksis kræver ikke altid avancerede akademiske grader. Jeg opfordrer klinikejere til at starte simpelt ved at lade klinikkens vision guide alle beslutnings-processer.


Det er ikke kun en erstatning for komplekse planer; det er en levende rettesnor for alt fra kommunikation med samarbejdspartnere til ansættelse af nyt personale. Ved at integrere visionen i alle aspekter af klinikkens drift kan man skabe en sammenhængende retning, der motiverer teamet og løfter klinikkens performance.


Et nyligt besøg i en klinik understregede vigtigheden af denne tilgang. Trods tidligere succeser var klinikken stagneret på grund af manglende fokus på deres vision. Ved at genopfriske og aktivt anvende visionen har klinikken oplevet fornyet energi, øget produktivitet og et generelt fald i stressniveauet. Det vigtigste er nu, at de holder fast i deres roller og holder hinanden ansvarlige for de forandringsprocesser de selv har defineret.


Hvis man vil sikre sig, at man opnår de mål man har sat sig, kan det være en god ide, at få hjælp af en ekstern sparringspartner. Det kan være en ven, en kollega eller en professionel dental coach. Det er ligesom når man melder sig ind i et fitnesscenter for at holde sig i form. Uden en makker er det utroligt nemt, at hoppe over hvor gærdet er lavest, når motivationen halter.


Så husk, bag enhver vellykket forandring er en vedholdende og praktisk anvendelse af klinikkens vision. Det er ikke blot en erklæring; det er nøglen til at skabe et team, der tager ansvar, driver klinikken som deres egen, og omsætter drømme til virkelighed.


Få det du drømmer om

I en af de kommende uger skriver jeg om et tandlægeliv i balance. Det er et tema jeg synes er super vigtigt. Hvis du ikke vil gå glip af næste uges opslag, skal du melde dig til bloggen her. Det er nemt og gratis. Tryk på linket og udfyld formularen (Det tager 5 sekunder), så får du en notifikation med et link til det næste opslag.




 

Tandlæge Jesper Hatt smiler

Vi ses i det næste blogopslag.


Mange venlige hilsner

Tandlæge, konsulent & dental coach

Jesper Hatt


T: +41 78 268 0078



"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.


Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.


Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."



0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Comments


bottom of page