Klinikudvikling: Fra vision til handling i din tandlægeklinik
- Jesper Hatt DDS
- 26. jul.
- 6 min læsning
Visionen som ledelsesværktøj
Uden en levende vision risikerer klinikken at sejle foruden ror. En vision er ikke blot et flot statement på væggen, men et praktisk redskab, der guider alle beslutninger i hverdagen. Som Stephen Covey illustrerer med junglens træ, er lederen den, der klatrer op i toppen for at se vejen, og derefter kommunikerer retningen til manageren ved træets fod, så hele teamet kan arbejde hen imod det fælles mål.
Velkommen til anden del af serien om at transformere din klinik fra konstant drift til strategisk fremdrift. I denne del får du indsigt i, hvordan du skaber en levende vision og omsætter den til konkrete mål og handlinger, der løfter både bundlinje og arbejdsglæde.
Få korte tips og tricks om alt der vedrører drift, ledelse, salg og marketing for tandklinikker - følg med på facebook.
Definition: Hvad er en vision?
Visionen er et klart billede af, hvor vi skal hen - udtrykt så alle kan forstå det.
Det kan være én sætning eller nogle få kernepunkter, men det må ikke være abstrakt. Din vision skal være let at huske, genkende og bruge som pejlemærke, når I står med et kvalificeringsspørgsmål på klinikken.
Fra håndsoprækning til handling
På det seneste event jeg var hyret til, spurgte jeg 250 klinikejere en række spørgsmål omkring ledelsen af deres klinik:
50 % havde en vision
25 % havde skrevet den ned
4 personer havde delt den med teamet
0 brugte den månedligt som guide
0 lod den være grundlaget for daglige beslutninger
Disse tal viser tydeligt, at visioner sjældent overlever skrivebordsskuffen og endnu sjældnere bliver arbejdsredskaber.
4.3. Hvorfor bliver visioner ikke levende?
Ikke nedskrevet:
Hvis visionen kun findes i lederens hoved, forsvinder den i rutinerne.
Visioner der ikke er skrevet ned kaldes også for drømme og drømme har det med at forblive drømme.
Ikke delt:
Uden fælles ejerskab opfatter medarbejderne den som irrelevant.
Ikke integreret:
Visionen gemmes til strategidage, men bruges aldrig i dag-til-dag-situationer.
For mange punkter: Min erfaring er, at visioner, der kræver mere end én sætning at italesætte, er for lange. Hvorfor? Fordi medarbejderne glemmer dem.
Case: Fra 3,5 til 6,5 millioner på visionens kraft
En ung tandlæge, jeg rådgav før, under og efter et klinikkøb, udarbejdede en klar vision og forretningsplan, inden hun slog til på en klinik med 3 behandlerrum, én tandlæge (sælger), en tandplejer og tre assistenter. På det tidspunkt omsatte klinikken for 3,5 mio. kr. årligt, mens lederen arbejdede 45 timer om ugen.
Efter to års systematisk arbejde med visionen, hvor alle beslutninger, fra markedsføringskampagner til personalesammensætning, blev afstemt mod visionen, nåede klinikken en omsætning på 6,5 mio. kr. årligt. Samtidig reducerede både tandlæge og tandplejer deres arbejdstid med én dag om ugen, fordi personalet nu selv kunne løfte ansvar og drive daglige beslutninger.
Fem trin til en levende vision
Skriv din personlige vision
Brug skabelonen herunder (efter punkt 5) til at formulere, hvad du vil opnå uden for klinikken. Det klæder dig på til at skabe en klinik, der understøtter dit liv.
Formulér klinikkens vision
Følg min guide til at skrive én klar, enkel sætning - fx “Lokalområdets foretrukne implantatklinik” (Skriv til mig, så sender jeg den uden beregning mail@HattConsulting.com)
Kommunikér bredt og ofte
Del visionen på tværs af klinikken: personalehåndbog, opslagstavle og i daglige morgenmøder.
Inkorporér den i alle beslutninger
Brug visionen som tjekliste ved konflikter og problemstillinger (fx “Hvordan skaber vi lokalområdets foretrukne implantatklinik, for en patient med smerter efter en operation?”).
Mål og justér
Aftal målepunkter (fx patienttilfredshed, behandlingstid) og revider visionen kvartalsvist, så den fortsat løfter klinikken.
At arbejde med visionen handler ikke om at producere et PR-statement, men om at gøre den til en praktisk del af jeres hverdag. Når du og dit team forstår, hvorfor I gør det, I gør, og har en fælles pejling, vil I opleve øget engagement, færre konflikter og en klinik, der udvikler sig i den retning, I ønsker.
Lad os se på en simpel 4-trinsmodel til klinikudvikling.
Fra vision til handling: Klinikudvikling i praksis
At have en skarp vision er kun det første skridt. Den afgørende forskel mellem en drøm og konkret fremgang ligger i evnen til at oversætte visionen til håndgribelige handlinger i klinikkens daglige virke. Her præsenterer jeg en simpel firetrinsmodel, som du kan tage i brug med det samme.
Trin 1: Analyse - Kend din nuværende situation
Før du kan vide, hvilke skridt der skal tages, må du kortlægge status quo. Det handler ikke kun om omsætningstal, men også om arbejdsgange, patientoplevelser og medarbejdertrivsel. Her er et par eksempler
Økonomisk overblik:
Hvad er omsætningen per medarbejder, omkostning pr. stol pr. time, dækningsgrad og overskud? Analyser dette for hver enkelt ydelse klinikken tilbyder.
Patientflow og kvalitet:
Hvor finder patienterne frem til klinikken? Hvor mange leads modtager i? Hvor mange bliver konverteret til patienter, som dukker op i klinikken? Hvor mange af dem er fortsat i klinikken efter 5 år? Hvor lang tid går der fra patienten træder ind til ud? Hvad siger tilfredshedsundersøgelser?
Medarbejderperspektivet:
Hvilke daglige frustrationer nævner teamet oftest, fx i uformelle “kritiske øjeblikke”? Hvilke udfordringer oplever du?
Brug en simpel spørgeskabelon i personalehåndbogen, så alle kan bidrage, både klinikassistenter, tandplejere og receptionister. Sæt 30 minutter af til et kort interview med hver nøgleperson, så du får kvalitative indsigter, der supplerer tallene.
Trin 2: Strategi - Sæt klare, målbare mål
Med analysen i ryggen udformer du en strategi, der kobler vision til specifikke KPI’er (Key Performance Indicator). Eksempler på måltal kunne være:
Patienttilfredshed på minimum 4,8 på Google-anmeldelser
Gennemsnitlig behandlingstid skåret med 10 % inden for 6 måneder
Medarbejderansvar: Mindst 80 % af små daglige beslutninger varetages af teamet uden lederindblanding
Bryd målene ned i små delelementer. Skriv målene ned i en enkel handlingsplan med ansvarlige, deadlines og forventede resultater. Del planen med teamet, så alle ved, hvad der skal ske, og hvem der følger op på hvad.
Trin 3: Implementering - Giv ansvar og strukturer opfølgning
Nu skal strategien føres ud i livet. Det kræver, at du som leder frigiver tøjlerne og sørger for klare rammer:
Roller og ansvar:
Hav et enkelt skema, der præciserer, hvem der tager beslutning om hvad f.eks. “Assistent X bestiller varer månedligt ud fra økonomisk ramme Y, indenfor et fast defineret system Z.”
Træning og support:
Afsæt tid på teammøder til at træne nye opgaver. Giv plads til spørgsmål, og brug fejl som læringspunkter, ikke bebrejdelser.
Feedbackrutiner:
Indfør ugentlige korte check-ins (5–10 min.), hvor den enkelte medarbejder fortæller om én beslutning, de har truffet og hvad de lærte.
MUS Struktureret brug af denne metode, fører til MUS samtaler med værdi og hvor det giver sig selv, hvad der skal tales om.
Et eksempel: Én klinik indførte et “beslutnings-system”, hvor personalet henter et simpelt flowchart, når de står over for en klinisk eller administrativ beslutning. Efter tre måneder oplevede ejeren, at 90 % af mindre beslutninger blev løst uden at involvere tandlægen og ejeren fik frigivet 8 timer om ugen til strategiarbejde.
Trin 4: Evaluering - Mål, lær og justér
Løbende evaluering sikrer, at I holder kursen og kan tilpasse, hvis virkeligheden udfordrer planen. Gør det til en fast del af klinikdriften:
Månedligt nøgletalsmøde:
Kort gennemgang af KPI’erne. Hvad gik godt? Hvad går skævt?
Kvartalsvise visionstjek:
Sæt tid af til at genbesøge visionen, drøfte behov for justering og fejre milepæle.
Årlig review:
Brug en halv dag på at samle op på året, evaluere strategien og definere næste års mål.
I en klinik, jeg har arbejdet med, steg overskuddet med 4 millioner kroner det første år alene ved at følge denne model. Ikke ved at øge behandlingspriserne, men ved at optimere arbejdsgange, øge medarbejderansvar og forbedre patientoplevelsen. Overskuddet blev brugt til at investere i nye behandlingsformer og give lederen en ekstra fridag om ugen, noget, der i sig selv skabte yderligere arbejdsglæde og ejerskab hos teamet.
Tror du ejeren var ked af at skulle bruge mindre tid på administration og bureaukratiske processer og samtidig opleve hvordan klinikken udviklede en solid finansiel buffer?
Med denne firetrinsmodel går du fra vision til konkret handling. I næste afsnit dykker vi ned i, hvordan ledelsesstil og kultur styrker klinikudviklingen yderligere.
Husk at tilmelde dig bloggen, så du ikke går glip af det næste og sidste afsnit, hvor du får flere konkrete tips og muligheden for at downloade et værktøj, der sætter dig i stand til at leve livet i stedet for at blive drænet af klinikken.
Klinikudvikling -> Vision -> Handling
Du har nu fået værktøjerne til at definere en klar vision og oversætte den til målbare handlinger i din klinik. I næste uge dykker vi ned i, hvordan du skaber en kultur af tillid, overvinder de største barrierer – og tager tre konkrete steps for at komme i gang allerede i morgen.
👉 Tilmeld dig bloggen her, så du får besked, når del 3 lander!
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Kommentarer