Er din klinik en energisluger? Sådan genvinder du overskuddet”

Velkommen til et opslag om, hvordan du som klinikejer genvinder energi og kontrollen over din hverdag. I dette indlæg dykker vi ned i de usynlige afbrydelser, der tømmer dig for overskud. Fra konstante små-spørgsmål til manglende mandat hos dit team. Du får klar indsigt i, hvorfor administrationen i din klinik sluger tid og mental kapacitet, og hvordan du genkender de mønstre, der fastholder dig i “brand­slukning”.

Hvorfor administration dræner dig for energi

Ligger du også af og til energiforladt på sofaen, når du kommer hjem fra arbejde?

Det gjorde han i hvert fald. En af deltagerne på mit Eremito-ledelsesretreat i Italien fortalte, at han som barn svor, at han aldrig skulle ende som sin far, der dagligt kom hjem fra klinikken, smed jakken og sig selv på sofaen og ikke orkede andet end at falde i staver resten af aftenen. Nu, flere år senere, var det ham selv, der lå dér med en blanding af træthed og selvhad.

I løbet af de syv år, jeg har arbejdet intensivt med klinikejere, tandlæger, tandplejere, klinikassistenter og receptionister, ikke kun i Danmark, men også i Europa, USA, Canada og Australien, har jeg set præcis, hvordan uoverskuelighed og manglende ledelse dræner både energi og økonomi.

I dette indlæg får du en klar vej til at bygge en klinik, hvor dit team tager ægte ansvar og ejerskab. Du får tre konkrete modeller til at:

1. Sætte en fælles vision, der inspirerer og guider alle i hverdagen,

2. Omforme visionen til målbare handlinger i klinikkens drift,

3. Skabe en kultur af tillid, hvor medarbejderne tør træffe beslutninger – også når pæren på patienttoilettet skal skiftes.

Når du læser videre, vil du opdage, hvordan den samme tandlæge, der kom hjem og lå lammet i sofaen, efter seks dages intensivt arbejde kunne vende hjem til Danmark med mere tid, overskud, bedre økonomi og overskud til at være far og mand. Det er præcis den transformation, jeg brænder for at hjælpe dig med.

Få tips og tricks om alt der vedrører drift og ledelse af tandklinikker - følg med på facebook.

Følg med på Facebook

Hvorfor klinikejere ofte føler, de “brænder ud”

Det er ikke ualmindeligt at høre tandlæger sige: “Jeg orker snart ikke mere.” Efter mange timer i klinikken rammes de af en mur af træthed og frustration over, at alt det administrative, alle små daglige spørgsmål og alle “små brandslukninger” dræner dem for overskud. Her er, hvad jeg møder igen og igen hos cirka 95 % af de klinikejere, jeg arbejder med:

Gentagne “banaliteter” tømmer din energi

Forestil dig, at en klinikassistent kommer for 20. gang i dag for at spørge om noget så banalt som:

“Lyset på patienttoilettet er gået - hvad gør vi?”

Svaret er så simpelt som at skifte pæren med en af de ekstra i skuffen. Alligevel ender du med at bruge tid og mental kapacitet på at forklare det - igen og igen. Hver gang hjælper du én person, men med hver forklaring træner du dit team i ikke at tage ansvar. Det føles måske som en lille detalje, men de mange små afbrydelser akkumulerer til en enorm effektivitetstabs-regning og øget stress.

Manglende beslutningskompetence koster både tid og penge

Et andet klassisk eksempel er tandplejeren, der sidder med en patient, hvor behandlingen overstiger 10.000 kr., og i stedet for at tage en simpel beslutning, siger:

“Det må du lige have tandlægen til at vurdere.”

Resultatet er: patienten mister interessen, booker ikke samme dag, får ikke den nødvendige behandling, klinikken mister omsætning og du har spildt dyrebar tid. En sådan adfærd i teams bremses af, at personalet ikke har mandat eller mod til at tage de helt basale valg, selv når kriterierne er givet.

Ubevidst oplæring og ond cirkel

“Vi har de problemer, vi selv skaber” er mit faste mantra. Når en medarbejder spørger dig om alt, er det fordi, de er trænet til det - ofte uden at du har været bevidst om det.

En klassisk case:

• I én klinik havde ejeren i årevis dikteret al varebestilling. Da vi arbejdede med både ejerens mindset og adfærd i to måneder, begyndte assistenterne at bestille selv. Det efterfølgende halve år flyttede vi mere og mere ansvar, hvilket øgede arbejdsglæden og frigjorde mentale ressourcer. Klinikkens omsætningen steg med 35 %, mens ejeren arbejdede 20 % færre timer.

Det første skridt ud af denne ond cirkel er at indse, at når du reagerer med et svar på hvert enkelt spørgsmål, belønner du præcis den adfærd, du gerne vil af med. Du styrker med andre ord din egen “admin-fælde”.

Manglende tillid - det største ledelses­hinder

Tillid er alfa og omega for ledelse. Uden tillid vil medarbejderne ikke begå sig selvstændigt, de frygter konsekvenserne af at tage fejl. Som jeg plejer at sige:

“Tillid er noget, man giver - ikke noget, man kan tage eller forlange.”

Når ledere ikke viser tillid ved at give ansvar, bekræfter de blot medarbejdernes tro på, at de ikke er gode nok. Først når du som leder aktivt indrømmer, at fejl kan ske, og ser dem som læring, kan medarbejderne vokse i deres roller og begynde at frigøre dig fra daglige mikrobeslutninger.

Konsekvensen af de mange små afbrydelser, manglende mandat og tillids­underskud er tydelig:

• Konstant “brand­slukning” i stedet for strategisk arbejde

• Faldende motivation og øget stress for både ejer og medarbejdere

• Tab af dyrebar omsætning og færre ressourcer til klinikudvikling

I næste sektion dykker vi ned i forskellen på administration og egentlig ledelse og hvorfor klinikejere så ofte fastlåses i det operationelle uden at skabe en bæredygtig plan for fremtiden.

Gå ikke glip af næste del af denne serie - tilmeld dig bloggen uden beregning, så sender jeg et link når der kommer nyt indhold. (ca. 2-4 gange om måneden).

Tilmeld dig gratis her

Ledelse vs. Administration

Når klinikejere bliver fanget i hverdagens drift, forveksles styring af daglige rutiner let med egentlig ledelse. Men i realiteten er der stor forskel på de to discipliner:

Hvad er ledelse i en klinik-kontekst?

Ledelse handler om at sætte retning, skabe mening og frigøre potentiale hos dine medarbejdere. Det er at have en klar vision for, hvor klinikken skal hen og at engagere og motivere teamet til at gå derhen sammen. I denne definition kravler lederen “op i det højeste træ” for at skue landskabet, før retningen kommunikeres tydeligt til manageren ved træets fod og videre til teamet.

Hvad er administration?

Administration er de daglige drifts- og kontrolopgaver, som sikrer, at kalenderen er opdateret, økonomien balancerer, lageret er fyldt op, og standardprocedurer bliver fulgt.

Typiske administrative opgaver, jeg ser klinikejere bruge for meget tid på, er:

1. Mikromanagement af vagtplan og aftalebog

2. Godkendelse og kontrol af varebestillinger

3. Detaljestyrede procedurer for behandlingstilbud

4. Kontrol af hver enkelt assistents eller tandplejers beslutninger

5. Daglige opfølgningsmails og manuel statusrapportering

Hvorfor ender mange klinikejere i administrationsfælden?

1. Brand­slukning: Når noget går galt, er det let at gribe ind personligt, fordi det føles hurtigere end at oplære.

2. Økonomisk pres: “Hvad nu, hvis en fejl koster mig omsætning?” Frygten får dig til selv at tage tøjlerne.

3. Manglende ledelsesværktøjer: Uden redskaber til langsigtet planlægning og teamudvikling ryger fokus automatisk over på driften.

“Før vi begyndte at arbejde med ledelsesværktøjer, brugte jeg 60 timer om ugen i klinikken. Efter at have frigivet ansvar og trænet mit team, arbejder jeg nu under 40 timer og omsætningen er steget med 35 %.” - Klinikejer et halvt år efter en strategidag.

Konsekvenser af at forveksle administration med ledelse

• Manglende strategisk tid:

  Du får aldrig tid til at udvikle nye services, markedsføring eller forbedre arbejdsgange.
  

• Ustabil drift:

  Hver gang du selv skal træffe beslutninger, skaber du et flaskehals, som stopper patientflow og medarbejdernes engagement.
  

• Stress og udbrændthed: At skulle have styr på alle detaljer dræner både energi og kreativitet - og fører uundgåeligt til, at du kommer hjem og “lægger dig på sofaen” i udmattelse.

I næste afsnit kigger vi på, hvordan du ruster dig og dit team med reel ledelse - frem for blot administration.

Genvind kontrollen over din klinik og dit overskud

Tak fordi du læste med i første del! Nu kender du de hyppigste energislugere i klinikudviklingen og forstår, hvorfor administration kan blive en fælde. I næste uge ser vi på, hvordan du erstatter den konstante brandslukning med et skarpt ledelsesfokus og en fælles vision, der engagerer hele teamet.

👉 Tilmeld dig bloggen her, så du får besked, når del 2 er klar!

Gratis tilmelding her

Tak fordi du læste med

Mange venlige hilsner

Tandlæge, konsulent & coach

Jesper Hatt

T: +41 78 268 0078

Mail@HattConsulting.com 

"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.

Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.

Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."

Mail@HattConsulting.com