Corona - Krise eller mulighed?

Opdateret: juni 23

Kære trofaste læser.

I lyset af de globale begivenheder, har jeg besluttet at ændre på dagens blogpost. I sidste uge lovede jeg det skulle handle om hvad der skete i Skagen, da jeg lukkede klinikken. Det må du desværre vente med at finde ud af til den 2. april (indtil videre). I stedet har jeg skrevet om nogle af de muligheder, der findes i den aktuelle krisetilstand. Hvis du er komplet deprimeret over udsigten til 3-4 måneders statsdikteret lukning af klinikken, er det muligt du lige skal finde en kop kaffe og læne dig godt tilbage, før du læser videre. Derudover vil jeg blot ønske dig god læselyst.


Kriser går over!

Nu tænker du måske: "Ja det kan du sagtens sige" og det er du i din fulde ret til at mene.

Vi har alle været i adskillige kriser gennem livet. Nogle mener, at kriser er noget af det værste der kan forekomme og at de føles som starten på jordens undergang. Andre mener at kriser fungerer som katalysatorer for nyskabelser, kreativitet og opfindsomhed. Jeg vil påstå det er et spørgsmål om mindset.



De gange jeg har stået i "lort til halsen", og ikke kunnet se en udvej af de problemer jeg var havnet i, har jeg altid kunnet trække på min bedstefars fortid. Han var tysker. Dvs. han var født og opvokset i en tysk enklave i Besserabien, en lille delstat i Rumænien. Hans forfædre var tyske landmænd, der havde fået muligheden for at købe noget billigt land af den russiske zar. Gennem hårdt arbejde var det lykkedes dem at opbygge et velfungerende landbrug til glæde for dem selv og deres ansatte. Det var alt sammen fryd og gammen, indtil Stalin og Hitler blev enige om, at dele europa mellem sig.

Besserabien blev tildelt Rusland og derfor blev alle af tysk oprindelse tvangsdeporteret og smidt ud af de østeuropæiske lande. På den måde havnede min bedstefar, som soldat på østfronten, i det han betegnede som den mest meningsløse krig man kunne forestille sig. Min bedstefar og hans bror var blandt de allersidste tyskere, der undslap Leningrad. De overlevede vintrene i Finland og Rusland. De oplevede hvordan stort set alle deres kammerater blev slået ihjel af våben, sult eller kulde. Mod alle odds, formåede de, at holde sig i live gennem de værste lidelser man kan forestille sig. Deres tredje bror forblev savnet på østfronten, som så mange andre tyske soldater.


Efter 1 år i fransk krigsfangelejr, mødte min bedstefar min bedstemor, der var flygtet fra Besserabien med sin mor og sine søstre. De fik tildelt et stykke jord i det sydlige Tyskland i nærheden af Heidelberg. På jorden byggede de 2 huse. Ét til broderen og hans kone. Dernæst ét til sig selv og min Oma (bedstemor). De havde ingen byggemarkeder eller muligheder for at købe noget. Så alle sten kom fra et nærliggende stenbrud, som de selv skulle hente. Alt træværk blev skaffet ved at fælde træer i en skov et par kilometer fra grunden. Alt blev tilpasset ved håndkraft uden nogen form for maskiner. Da kælderen stod færdig, blev min mor og hendes tvillingebror født i oktober måned.

Jeg har lejet utallige timer i det samme hus og klatret i det kirsebærtræ mine bedsteforældre plantede i gårdhaven da huset stod færdigt. Det samme træ, der symbolsk gik til grunde det samme år min Oma, som den sidste af mine bedsteforældre, forlod denne verden. Hun nåede at blive over 80 år gammel.

Hvorfor fortæller jeg denne historie? Fordi den har hjulpet mig gennem alle mine værste kriser. Min tanke har altid været: Hvis min Opa (bedstefar på tysk) kunne klare alt det han gennemlevede i sit liv og fortsat være et af de mest kærlige og hjælpsomme mennesker jeg nogensinde har oplevet i mit liv. Så kan jeg nok også klare de små problemer jeg kommer i, i løbet af min tilværelse.


Du har med garanti også nogle oplevelser eller minder med dig i din baggage, som du kan trække på, når livet ser allermest sort ud. Hvis ikke er du mere end velkommen til at trække på min familiære baggrund. Den eneste vej ud af kriserne er evnen til at bevare håbet og optimismen. Det er vanskeligt, da det ligger naturligt for mennesket, at fokusere på- og flygte fra farer og problemer. Hvis vi bliver opmærksomme på denne bias vi slæber rundt på, bliver det nemmere, at komme videre og fokusere på mulighederne, frem for begrænsningerne.


Gyldne muligheder

Det kan godt være klinikken er lukket i alt for lang tid til, at de økonomiske konsekvenser kan overskues. I en krisetid, som den aktuelle, vil et fokus på problemer blive forstærket af, at alle andre omkring os også fokuserer på problemerne (Adfærdspsykologisk kaldet: social proof).

Lad os lige træde et skridt tilbage, trække vejret dybt og se på situationen i et større perspektiv:


  1. Kan vi holde klinikken åben? Ja - men begrænset. Kan vi gøre noget for at ændre dette? Nej.

  2. Vi har en gruppe medarbejdere, der ikke kan være produktive, som de plejer.

  3. Vi har selv en masse tid, der ikke bruges produktivt.

Der er altså mange timer til rådighed, med alt for stor produktionskapacitet, forudsat at vi vælger at beholde vores personale.

Det åbner muligheden for vi kan arbejde PÅ vores virksomhed.

Indtil nu har vores største fokus været, at arbejde I vores virksomhed.

Når vi arbejder I virksomheden fungerer vi som tandlæger, der skal levere en service til vores patienter. Det skaber indkomst til virksomheden.

Når vi arbejder PÅ vores virksomhed, arbejder vi som direktør for virksomheden. Det handler altså om ledelse og mangement.

LEDELSE: Handler primært om virksomhedens visioner og strategier for at komme fra den aktuelle situation mod visionen.

MANAGEMENT: Handler om, at forbedre og øge effektiviteten af de processer vi eksekverer i virksomheden.


For en gangs skyld har vi, som klinikejere, en historisk mulighed for, at bruge tid på at se overordnet på hvor vores virksomhed er på vej hen. Vi kan begynde at gøre os nogle kvalificerede overvejelser om, hvorvidt retningen er den rigtige, eller om vi ønsker en ændring af kursen. Herunder kommer mine umiddelbare anbefalinger til at udnytte den den kommende tids ubrugte kapacitet du har i din klinik.


Min første anbefaling:

Brug tid på at arbejde med din vision (Gå til linket her for at få tilsendt gratis e-bog om de første 3 skridt mod eksplosiv vækst. Bogen indeholder en guide til din vision)

Min anden anbefaling:

Få etableret en fast struktur for dine medarbejdere i de nye rammer i arbejder i.

1. Morgenmøde online

Sørg for at afholde et online morgenmøde hver dag kl. 8.00 (Skype, Zoom, Facetime, etc) a. Gennemgå hvad der skete i går. b. Hold teamet opdateret på nye retningslinjer fra det offentlige. c. Gennemgå planen for i dag. Gør det til en fast rutine at holde morgenmødet online. Det giver alle en mulighed for at checke ind og skaber en form for tryghed og holdånd.


2. OpgavestrukturUdarbejd en liste med alle de opgaver, der hænger eller mangler at blive udført i klinikken. (Uddeleger denne opgave til medarbejderne til morgenmødet - lad dem hver især præsentere deres punkter dagen efter)

  1. Iværksæt en plan for at få styr på alle hængepartierne. HUSK: Det du måler bliver gjort. Hvis klinikken skal have udført nogle opgaver, er det vigtigt at vide: 1. Hvem har ansvaret 2. Hvilke ressourcer er der til rådighed 3. Hvornår forventes opgaven afsluttetDette gælder i øvrigt ALLE projekter og opgaver i klinikken.

  2. Makroer Der er garanteret makroer i journalsystemet, der trænger til forandringer. Sæt dine behandlere til hver især, at skrive hvordan de kunne tænke sig makroerne skulle se ud. Deres tekst skal være så konkret, at den kan “copy pastes” direkte ind i makroen når den programmeres om.

  3. Arbejd på at få kontrolmyndighederne på behørig afstand. Få behandlerne til at lave procedurebeskrivelser af hver eneste procedure de foretager sig. Lad dem evt. møde op i klinikken, sætte klinikken op til hver procedure og tage et foto af hvordan det skal se ud. Dette er super vigtigt i fht. kvalitetssikring og kan anvendes ved enhver kontrol fra SST og arbejdstilsynet. Hvis klinikken ikke har arbejdet med ISO certificering tidligere, er dette et af de mest tidskrævende opgaver, men også en af de vigtigste i fht. at kunne dokumentere hvordan klinikken arbejder. Det ELSKER alle kontrol myndigheder. Alle data skal samles ét sted, så det kan anvendes efterfølgende. Her vil jeg anbefale at tage kontakt til tandlægeforeningen, på den anden side af krisen, og få en introduktion til deres kvalitetssikrings system inkl. den samarbejdspartner de bruger, der har etableret et online system, til dokumentation af klinikkens procedurer. Systemet fungerer virkelig godt til formålet, når det er sat op.

  4. Ansvarsfordelingsskema Hvis klinikken ikke har det. Så få styr på dette. Det skaber ro og overblik når alle ved hvem der kan udføre en opgave, samt hvem der har ansvaret for opgaven. Desuden er det vigtigt, at alle ved hvor de kan finde disse oplysninger hvis de er i tvivl. Skemaet kan danne grundlag for en plan for efteruddannelse af personalet.

  5. Drift af klinikken Få overblik over hvor mange værnemidler i har til rådighed. Få overblik over hvornår i kan få flere. Sæt klinikkens beredskab i system, så i ikke skal bruge al for lang tid på at vente i klinikken, men samtidig har tid nok til at yde en FABELAGTIG service for de patienter i tilser.

  6. Service 1 (Her og nu) Sæt hele teamet til at komme med ideer til hvordan i kan levere en FABELAGTIG service overfor alle de patienter klinikken kommer i kontakt med i denne vanskelige periode. Prioriter og eksekver. Den service i leverer nu vil blive husket - særligt hvis den er væsentligt bedre end alle andre klinikker i området. Det vil skabe langvarig vækst.

  7. Service 2 (på sigt) Sæt teamet i gang med at komme med ideer til hvordan i kan forbedre den daglige service i hverdagen når alt er normalt igen. Hvad kan i gøre for at skabe en FANTASTISK OPLEVELSE når man er patient hos jer. Det kan godt være i er super effektive til at løse jeres opgaver, men hvis patienterne ikke OPLEVER, at i har TID til at være TIL STEDE, bøde fysisk og mentalt, mister i deres interesse for jer.

Hvilke services skal der arbejdes på at forbedre? Hvem gør hvad - se ovenstående. Når der er styr på alle detaljer, der ikke er essentielle for det kliniske arbejde, kan i begynde at arbejde med at udarbejde detaljer, der accellererer klinikken til et nyt niveau.

Tænk f.eks. over følgende (ekstreme eksempel, der illustrerer pointen godt): Hvis klinikken uddannede personalet til at lave den bedste cappuccino, der blev serveret i kongeligt porcelæn (kop, underkop og en tyk papirsserviet foldet perfekt, sølvske og 2 stykker lækker mørk chokolade. Kaffen skulle selvfølgelig fremstilles af de bedste råvarer på en special maskine i stil med de bedste baristaers.)

I stedet for at receptionisten kommer med en bakke med én kop, kommer hun med 2 kopper. Én til sig selv og en til patienten. Hun sætter sig sammen med patienten og taler om hvordan det er gået siden sidst patienten var der, mens hun selv tager og derefter tilbyder en småkage fra en lille eksklusiv æske.

Hvad tror du patienterne husker bedst? At klinikken har en Conebeam scanner til 1 mill. dkr., der tager de mest fantastiske 3D røntgenbilleder eller klinikkens kafferitual? Hvad tror du patienterne nu taler med venner og bekendte om, når samtalen falder på tandlæger? Er det noget, der vil tiltrække det klientel du ønsker?


Det er SUPER KRITISK, at der er styr på ALLE andre procedurer og “ikke-essentielle” detaljer hvis det skal have en effekt. Det kræver en stor grad af struktur. Det nytter ikke at have et fantastisk kafferitual hvis væggene skaller af og der ligger nullermænd i hjørnerne af venteværelset. Hvis ikke der bliver taget super meget hensyn til patienten i tandlægestolen holder det heller ikke. Det er en total oplevelse at komme til tandlægen. Men hvis ALT spiller og klinikken har 1-2 “accellerationsdetaljer” virker det 1000 gange bedre end en hvilken som helst anden markedsføringskampagne klinikken kan iværksætte.


Ovenstående er langt fra en udtømmende liste. Det er blot inspiration til din klinik og kan forhåbentligt få dig i gang med at forbedre klinikkens ledelse og management. Ikke kun nu, i krisetiden, men også fremadrettet.

Skriv eller ring til mig hvis du har spørgsmål til ovenstående.


I næste uge handler bloggen om hvordan små private klinikker kan differentiere sig positivt i fht. store tandlægekæder.

Tak fordi du læste med.

Mange venlige hilsner

Tandlæge

Jesper Hatt


Tlf: +4561272228


Mail@smiledesign.dk


  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon