Book nye patienter

Opdateret: juni 23

Jeg går ud fra, at du har prøvet at ringe til "kundeservice" for et teleselskab, for at ændre noget i et telefonabonnement eller lignende?

De fleste teleselskaber har i årevis leveret noget nær verdens dårligste telefonsupport.



Først skal man vælge sig igennem 17 forskellige tast-selv menuer. Dernæst kan man få lov til at vente i minimum 20 minutter, før man får fat i en medarbejder, der ofte virker temmelig ligeglad og af og til henviser til et andet nummer, hvor man kan få lov til at vente endnu længere før man kommer igennem til en medarbejder.

Kan du genkende forløbet og følelsen af at være til grin på den måde?


Når vi ringer til kundeservice, for en hvilken som helst virksomhed, forventer vi at få hjælp her og nu. Vi forventer medarbejderen er interesserede i at løse vores problem på en venlig og imødekommende måde, hvor vi har en føles af, at der er tid nok til os.


Dit Bookingsystem skal kunne håndtere nye patienter i aftalebogen indenfor 3 dage.

Når nye patienter ringer til klinikken, har de en forventning om, at få hjælp NU! Selvfølgelig er der patienter, der har en længere tidshorisont end 3 dage, men en ret stor andel af dine nye patienter har et "attention span" på ca. 3 dage. Der er faktisk en ret stor andel af befolkningen, der ikke har noget overblik over deres egen økonomi. Hvis de ikke har et overblik over deres egen økonomi, hvor gode tror du så de er til at bevare et overblik over deres aftaler med tandlægen?


I følge en undersøgelse Nordea udgav i november 2018, havde 44% af voksne danskere under 40 år (730.000 personer) ingen opsparing!

 39% af alle voksne kendte ikke deres månedlige rådighedsbeløb.....

Det er 1.780.000 voksne danskere!

Kun 22% af voksne under 40 år mener selv, at de har et godt kendskab til deres privatøkonomi. Det er skræmmende få.


Når man læser videre i Nordeas rapport, fremgår det yderligere, at det især er voksne under 40 år, som ikke ved, hvad de har tilbage hver måned, når de faste udgifter er betalt. Det er halvdelen af denne gruppe (815.000) - Kvinder (980.000) er i højere grad end mænd (800.000) uvidende om, hvilket rådighedsbeløb de har hver måned.


Det er muligt du tænker: "Hvad har rod i økonomien med bookingsystemer at gøre?" Det er ganske simpelt. Hvor god tror du en person, der ikke har styr på sin egen økonomi og sit eget rådighedsbeløb, er til at holde styr på sine egne aftaler?


Online opmærksomhed


Jeg har lige startet et partnerskab med nogle ekstremt dygtige folk, der tiltrækker nye patienter vha. google kampagner. Vi får udelukkende betaling pr. patient, der reelt er interesseret i at blive kontaktet af klinikken. (Jeg skal nok komme ind på forskellene mellem de forskellige digitalemarketing platforme - men det bliver i et andet opslag).


Vi kan tiltrække den type patient klinikkerne ønsker, men vi kan ikke få patienten i stolen. Det er muligt, at anvende et callcenter, men de er bare ikke særligt dygtige til denne opgave i fht. klinikken. De bedste til denne opgave er klinikkerne selv - når de har den rette telefontræning. Men det kræver, at klinikken ringer til de interesserede patienter indenfor 20 minutter efter, at patienten har afgivet sine kontaktoplysninger! - Ja jeg var også chokeret over dette.

Min google ekspert Martin fortalte mig, at langt de fleste patienter, der søger efter en tandlæge på nettet forventer, at få kontakt med det samme - ellers finder de bare en anden tandlæge på nettet, der reagerer hurtigere på deres forespørgsel.


Du kender det garanteret fra dig selv, når du sidder og søger et produkt eller en service på nettet. Hvis siden loader for langsomt eller hjemmesiden er for vanskelig at finde rundt på. Tager det dig under 1 sekund, at forlade siden og søge videre andre steder. Hvorfor skulle en potentiel ny patient, som vi ikke har skabt en relation til endnu, være anderledes?


Hvis du ikke kan finde en tid til en ny patient i aftalebogen indenfor 3 dage, bør du overveje at arbejde på, at ændre måden din aftalebog er struktureret.


Stop din markedsføring


De fleste tandlæger påstår, at de har behov for nye patienter.

Alligevel er det de færreste, der har en struktureret metode til at tage imod de nye patienter.

Det virker ikke seriøst.

Hvis du ikke kan booke en ny patient i din aftalebog indenfor 3 dage, kan du ligeså godt lade være med at bruge penge på markedsføring.

Det er simpelthen spild af penge!


Husk: en ny patient i aftalebogen er en aftale, der kræver, at der er tid nok til at byde den nye patient velkommen og introducere patienten til klinikken.

For at give et ordentligt førstehåndsindtryk i en relationsdrevet klinik, tager det som minimum 1 time.

Hvis du ikke er interesseret i at udføre helhedsorienterede behandlinger og "bare" vil have så mange patienter gennem systemet som muligt, kan du sagtens nøjes med en kortere tid. Det er tiden du investerer i at lære dine patienters ønsker at kende, der giver dig muligheden for, at få lov til at varetage patientens samlede orale sundhed og udøve indflydelse på de valg patienterne træffer.


Tænk over det.


Det meste af vores markedsføring i dag er elektronisk.

En ny patient søger måske aktivt efter en tandlæge i dit område. Hvis den potentielle patient finder frem til dig via online anmeldelser og positiv omtale, er det vigtigt, at du kan imødekomme dette online førstehåndsindtryk med et telefonisk indtryk, der er i overenstemmelse med førstehåndsindtrykket. Hvis ikke det sker, vil patienten blive forvirret og forvirrede kunder køber ikke noget.

Heller ikke en ny tid hos dig.


En mulig forlængelse af den positive omtale på nettet kunne være noget i stil med: “Tak fordi du har ringet til klinik “frisk ånde”, vores tandlæger er altid glade for at møde nye patienter. Faktisk har tandlægerne bedt mig holde et par tider åbne i denne uge, netop i det tilfælde, at en person som dig skulle ringe til klinikken. xxxx (navn) hvornår vil det passe dig bedst at komme forbi klinikken - formiddag eller eftermiddag?… osv.”



Hvis patienten selv spørger om ikke det kan vente med at få en tid til 6 uger senere. Så er det jo fint nok. Det er dog vigtigt, at sende et signal i telefonen om, at klinikken er en travl klinik (succesfuld), hvor det ikke nødvendigvis er nemt at få en tid. Men at klinikken gør sit ypperste for at finde tider til nye patienter. På den måde bliver det en positiv “framing”, som patienten møder på sin kunderejse. (Jeg kommer til at skrive mere om "framing" og hvordan du kan anvende dette, i et senere opslag)


Selv den mest travle klinik vil kunne opbygge et system, så klinikken kan modtage en ny patient indenfor 3 dage. (If it has been done before. It should be possible - Dr. Omer Reed)


Hvor nemt tror du selv det vil være at booke nye patienter hvis de ringer til klinikken og først kan få en tid om 5 uger? Selv hvis de har valgt dig ud fra positiv omtale fra venner og bekendte og er stødt på dig via din online marketing. Så vælger patienterne en anden tandlæge. Eller også booker de en tid hos dig, som backup. I tilfælde af at de ikke finder en anden tandlæge, der kan se dem inden du kan. Når de så har fundet en anden klinik, glemmer de at ringe tilbage, for at aflyse (fordi de ikke har opbygget en relation til dig endnu) - hvilket betyder du nu har 1 times tom stol, som du ikke kan nå at fylde op.


Dit booking system er et af de mest kritiske systemer for klinikken, idet nye patienter tiltrukket via marketing kræver, at du kan få dem i aftalebogen indenfor 3 dage. Hvis ikke, risikerer du at patienterne vælger en anden tandlæge.


Hvis du vil have en gennemgang af de kritiske systemer bag de mest succesfulde klinikker og opleve hvordan du kan tilpasse systemerne til din klinik, skal du tage med på market management kurset, der strækker sig over 2x2 dage i oktober og november.

Tak fordi du læste med.

Glæd dig til næste uge, hvor jeg giver tips til hvordan du kan booste dit salg.

Hvis du vil være sikker på, at få en email påmindelse når der kommer nye opslag, skal du melde dig til bloggen. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne og følge beskrivelsen.


Har du spørgsmål til valg, vækst eller værdiskabende strategier i din klinik, er du altid velkommen til at tage kontakt til mig. Aktuelt hjælper mine kolleger og jeg klinikker i 6 forskellige lande og glæder os til at høre fra dig.

Mange venlige hilsner Tandlæge Jesper Hatt mail@smiledesign.dk T: +45 61272228 Hattconsulting.com



  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon