6 elementer der kontrollerer udgifterne

Opdateret: 3. nov. 2020

https://www.hattconsulting.com/kursusTak fordi du følger med på bloggen. Det har været overvældende, at opleve hvordan 1900 kolleger, i løbet af de sidse par uger, har valgt at læse hvad jeg skriver om her på siderne. Tak for interessen, det varmer.... og øger presset for at levere et brugbart indhold!


Ligesom de sidste uger, har jeg i denne uge fokus på nogle af de basale elementer i klinikdriften, der er essentielle for, at klinikken kan komme styrket gennem krisen. Hvis du ikke allerede har læst om de 2 første steps, vil jeg anbefale dig at starte her.



Omstillingsparat?

Før vi begynder med at se på kontrollen med udgifterne, vil jeg gerne minde dig om, at du lige nu står med en historisk, enestående mulighed. Det er formodentligt første og eneste gang i dit liv, at alle ansatte i din virksomhed, har en forståelse for, at forandringer er uundgåelige. Pga. Coronakrisen har alle ansatte på egen krop (pengepung) mærket konsekvenserne, når der ikke kommer nok penge i virksomhedens kasse.

Derfor bør alle ansatte i danske virksomheder være særdeles positivt indstillede på, at gennemføre enhver form for omstrukturering eller forandring, der kan hjælpe virksomheden med at overleve og komme styrket gennem krisen. Hvis ikke skal medarbejderne være klar over, at de har en alarmerende høj risiko for, at miste deres arbejde, idet deres arbejdsplads riskerer at lukke. Dette kombineret med en arbejdsløshedsstatistik, der truer med at sætte nye rekorder, for alt hvad vi tidligere har oplevet. Betyder at det ikke er super nemt, at skulle finde et nyt arbejde. Det er relativt nemt at forstå og jeg er helt sikker på, at de fleste danskere begynder at kunne se denne sammenhæng.

Den fantastiske mulighed, der opstår på baggrund af denne triste situation, består i det faktum, at en normalfordelt population altid har 80% modstandere mod forandring. Lige nu er denne fordeling forskubbet ret kraftigt, fordi ingen ønsker en permanent forandring, som den krisen har medført. Flertallet ønsker, at vende tilbage til det de kom fra… ELLER noget, der minder om. Derfor vil der også være en parathed til at gennemføre forandringer, i et omfang du ikke tidligere har oplevet.


Jeg vender tilbage til omstillingsparathed senere, men lader det ligge indtil videre for at fokusere på kontrollen med omkostningerne. Jeg går ud fra, at alle klinikejere, der læser med her, har fået talt med deres revisor og pengeinstitut. Jeg antager du har gennemført de besparelser, der er mulige og fået styr på finansieringen i forsøget på, at redde dit livsværk. Hvis ikke skal du stoppe med at læse nu og foretage et par vigtige opkald, før du læser videre her.


Regnskaber

Hvis du har det ligesom jeg, synes du ikke kontrol med udgifterne er særligt sexet. Det skal ikke være nogen hemmelighed, at regnskaber IKKE er det mest ophidsende jeg kan beskæftige mig med. Men gennem 12 år som ejer af flere virksomheder, har jeg for længst indset værdien af, at kunne aflæse effekterne af de ledelsesmæssige beslutninger jeg tidligere har truffet. Så selvom jeg var træt af, at vores revisor for 12 år siden tvang min kone og jeg til at lære alt om vores regnskaber, er jeg faktisk glad for det i dag. Af og til kan jeg faktisk have en mistanke om, at revisoren har fortrudt, hvordan han i sin tid coachede os. For i dag kan vi stille os relativt kritiske i fht. de regnskaber, der udarbejdes for os hvert år. Vores indsigt har desuden gjort det relativt nemt, at gennemskue regnskabsmæssige finter, som pengeinstitutter og forretningspartnere gennem tiden har forsøgt at anvende, til ugunst for os.

Så mit første råd til enhver ny klinikejer er, at uddanne sig selv til at få indsigt i egne regnskaber. Det er super kritisk.

Noget så kedeligt, som regnskaber, kan koste adskillige millioner kroner, hvis man misser en lille fodfejl - tro mig, jeg har været der. Det er ikke skide sjovt, når man opdager konsekvenserne af sin egen manglende opmærksomhed. Omvendt er det meget lærerigt!


De 6 målbare elementer

Nedenfor har jeg skitseret de 6 vigtigste, målbare elementer til at kontrollere udgifterne i klinikken. Dette dækker groft alle de udgifter, som er nødvendige for at drive klinikken før klinikejeren kan trække løn ud til sig selv.

Læg mærke til, at jeg har angivet en procentsats for, hvor stor en andel af klinikkens samlede udgifter, jeg mener de enkelte poster bør udgøre i fht. den samlede omsætning.

  1. Team lønninger 20%

  2. Lab 10+%

  3. Forbrugsvarer 8%

  4. Udstyr 5%

  5. Husleje og eller servicering af lån 5%

  6. Marketing 2-5%


Samlet set bør klinikken maksimalt have udgifter svarende til 60% af omsætningen. Ideelt 50%.


Ovenstående 6 punkter, står for ca. 85% af alle klinikkens udgifter. Hvis du kan få styr på de 6 elementer og kontrollere dem, besidder du nøglen til en profitabel og sund forretning. Så er det (næsten) ligemeget hvad du betaler i porto, abonnementer til internet og telefon.

Det betyder ikke at vi ikke skal overvåge alle vores udgifter. Men hvis ovenstående 6 elementer kommer indenfor de optimale værdier, betyder de andre småting langt mindre.

Der er et par af tallene jeg gerne vil knytte en kommentar til.


1.Team lønninger på 20%.

Dækker over løn til alle ansatte ud over tandlægerne. Hvis du kigger i dit regnskab og konstaterer, at dit personale ligger langt højere, er det ikke nødvendigvis et udtryk for, at du giver dem for meget i løn. Men derimod typisk et udtryk for, at du har en omsætning, der er for lav i fht. klinikkens samlede budget. I nogle tilfælde er det et spørgsmål om, at der er for mange ansatte, men det er ikke særligt hyppigt. Hvis du ser tallet er højere end de 20% skal du altså ikke nødvendigvis til at forhandle alle ansatte ned i løn. Hele personalegruppen skal “bare” vise de er deres løn værd, ved at hjælpe klinikken med at nå den omsætning, der er behov for, for at få budgettet til at hænge sammen igen.


2. Laboratorie udgifter på 10+%

Viser hvilken form for behandlinger klinikken udfører. Hvis dine laboratorieudgifter ligger under 10%, er det en god indikator for, at klinikkens patienter er underbehandlede (Cad/cam ejere skal se bort fra disse tal og fokusere på nogle andre, som jeg ikke kommer ind på her).


3. Forbrugsvarer

En klassisk fælde er, når klinikejeren, eller en medarbejder i klinikken, bruger adskillige timer på, at gennemgå samtlige tilbud fra alle tænktelige leverandører af forbrugsvarer. Samlet udgør denne besparelse måske 1-2% af klinikkens budget. Men koster derimod så mange timer, at det omregnet i produktionstab, på ingen måde kan retfærdiggøre anstrengelserne ved denne øvelse. Mange klinikejere, som jeg konfronterer med dette angiver, at de søger tilbuddene i deres fritid, udenfor klinikkens åbningstid. Hvis det er fordi klinikejeren synes, det er den fedeste hobby i verden, at bruge sin fritid på at jagte tilbud, er det fint med mig. Men hvis tandlægen hellere vil kitesurfe, træne sin hund eller klippe sine bonsai træer, så er det en tabsgivende investering af ressourcer. Sørg i stedet for, at sætte et simpelt system op, der kontinuerligt sikrer, at klinikken har styr på de forbrugsvarer, der skal anvendes. Systemet skal sættes op så det kræver mindst mulig tid, at administrere og som sikrer, at priserne er fornuftige og budgettet på de 8% ikke overskrides.

6. Marketing 2-5%