top of page

En produktiv tandklinik

Hvem har det gyldne overblik i din klinik i dagligdagen? - Tip - det er ikke tandlægen! Hvis tandlægen skal have overblikket over klinikken, mistes fokus på tænderne.

Det samme gælder tandplejerne og klinikassistenterne ved stolen.


Dette opslag er det første af flere opslag, der handler om hvordan tandlæger kan opnå mere tid til at fokusere på tandbehandling, samt få en større grad af personlig frihed. I de kommende uger skriver jeg om patientoplevelsen, som intern marketing og om ekstern markedsføring.


Administratoren af facebook gruppen “tandlæger” har skrevet, at han kun accepterer links til bloggen den sidste søndag i måneden. Hvis du vil undgå, at gå glip af de kommende ugers opslag om forberede patientoplevelser, fastholdelse af medarbejdere og ekstern marketing, skal du melde dig til bloggen. Det er heldigvis både nemt og gratis. Klik på linket og følg anvisningen, så modtager du en email, når jeg poster nyt indhold.



Receptionist taler i telefon med en kunde

Overblik over klinikken

I de fleste klinikker er det til hver en tid receptionisten, der har det største overblik over hvad der foregår i klinikken. Det er receptionisten, der checker patienter ind og ud. Det er her aftalebogen bookes. Ligesom det typisk er omkring receptionen sterilisationen ligger og varer til klinikken ankommer og pakker til laboratoriet sendes fra. Er der behandlere, der er forsinkede, er det receptionistens opgave at finde ud af hvor længe og om der skal ændres i dagens aftaler.


Hvis receptionisten er personen med det gyldne overblik i en tandklinik. Så betyder det også, at receptionisten bør have et ledelsesansvar. Med mindre klinikken er meget stor, bør receptionisten fungere som klinikkens daglige manager. I de meget store klinikker, har man ofte en daglig leder (Manager), der har tilknytning direkte til receptionen.


Forskellen mellem klinikledelse og klinik management.

Jeg får ofte spørgsmålet om hvilken forskel der er på ledelse og management.

For at undgå unødige misforståelser, får du derfor den korte forklaring her:


Klinikledelse

Ledelse handler om, hvor klinikken skal hen og hvorfor vi skal derhen. Ledelse handler med andre om at lede mod en vision.

I en ufremkommelig jungle er det lederen, der klatrer op i det højeste træ. Herfra kigger lederen ud over junglen, for at orientere sig og finde ud af hvilken retning gruppen i junglen skal bevæge sig. Når lederen har funder ud af hvilken retning gruppen skal bevæge sig, formidles dette til manageren for foden af træet.


Klinikkens manager

Managerens opgave handler om, hvad vi gør, hvordan vi gør det, hvornår vi gør det og med hvor meget vi gør det. Management handler med andre ord om at styre mod et mål.

I junglen vil det altså være manageren, der sørger for at organisere et hold, der går forrest med manchetter og hugger sig gennem den tætte vegetation, så andre nemmere kan følge efter. Det er manageren, der organiserer forskellige hold, der kan gå forrest med manchetterne, så gruppen bevæger sig hurtigst muligt fremad. Det er også manageren, der sørger for, at der er folk til at slibe og venligeholde manchetterne og organisere forplejning og evt. behandling af dem der får rifter og sår, mens de kæmper sig gennem junglen. Alt sammen opgaver, der bringer teamet fremad mod et konkret mål, så effektivt som muligt.


Receptionisten som klinikmanager

En manager for en tandlægeklinik er alltså en travl person. Der er utallige funktioner, som knytter sig til klinikmanageren, idet klinikmanagerens primære opgave er, at styre klinikken så effektivt som muligt mod de mål, som kliniklederen har udpeget.


Hvis klinikmanageren skal have succes med denne opgave, kræver det, at kliniklederen har udpeget nogle mål og klart defineret rammerne, indenfor hvilke målene skal nåes.


Rammer

Det er ret væsentligt, at en manager kender til rammerne, der skal opereres indenfor. Hvis du, som klinikleder, f.eks. beder din receptionist om at lave noget markedsføring, der kan tiltrække 200 ekstra patienter til klinikken. Så er målet ret klart: Tiltræk 200 patienter. Men rammerne er meget uklare. Det betyder, at klinikmanageren reelt kan hyre landets dyreste marketingbureau, for at lave en landsdækkende kampagne for en lille klinik. For rammen indenfor hvilken opgaven skal løses er meget uklart defineret.


En person sidder og laver en marketing kampagne på en apple computer

Det kan godt være, at du tænker, at det er åbenlyst, at man ikke laver en landsdækkende markedsføringskampagne, for at tiltrække 200 patienter. Men bare fordi det er logisk for dig og mig, betyder det ikke, at det er logisk for din klinikmanager.

Nu er eksemplet også trukket ret ekstremt op, for at illustrationens skyld.

Jeg håber dog du er med mig indtil videre.


Hvis kliniklederen i stedet definerer følgende:

Mål: Skaf 200 ekstra patienter.

Rammer: Patienterne skal være fra lokalområdet indenfor en radius af 10 kilometer. Patienterne skal tiltrækkes i løbet af de kommende 12 måneder (= 17 patienter per måned = 1 pr. dag/hver anden dag), budget: 1.000,- dkr. pr. måned. Planen skal være klar indenfor 2 uger. Udarbejd et forslag til en plan og del planen med kliniklederen om 1 uge. (Eller endnu bedre: del planen med klinikken team, for feedback til forbedring, om 1 uge)


Ansvar

Med definitionerne på plads kan vi se på hvordan receptionisten kan frigøre ressourcer, så klinikejeren og behandlerne kan fokusere mere på tænder og mindre på administrative opgaver.


Klar til mere ledelse, kommunikation og branding for tandlæger?

Så tryk på knappen herunder og meld dig til bloggen.

På den måde er du sikker på, at få adgang til det nyeste indhold.




Lad os starte med at tildele receptionisten ansvaret som klinikmanager. (Obs det er sjældent en god ide, at give medarbejdere i en lille organisation særlige titler. Titler ændrer folks selvopfattelse og opførsel. I en mindre klinik fører det sjældent noget godt med sig).


En klinikmanager har en række forskellige ansvarsområder og er nødt til at kunne sit kram. I bund og grund fører en klinikmanager tilsyn med alle områder af klinikken, fra aftalebog og lagerlogistik til efteruddannelse af personale til økonomi og software. I den ideelle verden, er klinikmanageren en person, der kan fungere på tværs af stort set alle dele af klinikken - I den ideelle verden. For det er sjældent en ny receptionist, er i stand til at overkomme alle opgaverne. Det kræver kendskabt og forståelse for visionen og klinikkens mål, viden om klinikken, procedurekendskab, træning, erfaring og frem for alt tillid fra klinikchefen.

Optimering af aftalebogen

Har du nogensinde sat dig ned og talt med din receptionist om hvordan du drømmer om, at aftalebogen skal se ud?

Ved din receptionist hvilke dage du synes er booket helt fantastiske og hvorfor?

Har du sat mål for aftalebogen og sat rammer indenfor hvilke målene skal nås?

Med den viden, er din receptionist i stand til, at skabe flere af den slags dage for dig. - Altså på en måde hvor de ikke opstår tilfældigt, men er planlagt på forhånd.

Stressfri arbejdsglæde

Når jeg bliver inviteret til at træne klinikker, er en af opgaverne ofte, at skabe en fælles forståelse for hvad der skal til, for at skabe dage med et stille og roligt flow, uden stress, med stor arbejdsglæde og høj omsætning. Oftest er det dage hvor der ses færre patienter, men udføres mere krævende behandlinger.


Hvis du tænker over det, har du garanteret også oplever dage, hvor du var ved at dø af stress. I løbet af dagen har du typisk set 30 patienter, hvoraf en stor del var akutte. På de dage har patientoplevelsen sjældent væres som den skulle, ligesom omsætningen er til at grine af.


Du har sikkert også oplevet de dage, hvor du kun har set 4-6 patienter, hvor tempoet var roligt, arbejdsglæden høj og omsætningen fantastisk.


Hvilke af de dage vil du helst have flere af?


Når ansatte tager ejerskab

Med et overblik over hvad der skal til og en forståelse for hvorfor, sker det ofte, at klinikassistenterne begynder at tage ejerskab for bedre arbejdsdage.

På det tidspunkt begynder behandlerne at få flere gode arbejdsdage med sjove, faglige opgaver. Arbejdspresset og klinikkens generelle stressniveau falder, mens omsætningen stiger markant. Det skaber en positiv spiral, der frigiver tid i receptionen. Tid der kan bruges på bedre management, som igen skaber en række positive synergier.

Min anbefaling til forbedrede arbejdsdage er derfor:

Tænk tilbage på de dage, du husker som de absolut bedste dage at praktisere.

Tænk over hvorfor det var tilfældet og sammenlign med den almindelige hverdag.

Hvad var forskellen?

Nu hvor du er klar over hvad der skal til, for at få en fantastisk dag i klinikken, har du det bedste udgangspunkt, for at hjælpe din klinikmanager, med at planlægge den slags dage.

  1. Definer din vision for aftalebogen.

  2. Sæt mål og rammer

  3. Del dem med din manager.

Det næste trin for at opnå en mere produktiv tandklinik

For at minimere antallet af administrative opgaver, er der behov for bedre klinikmanagement. Klart definerede mål og en fælles forståelse for hvordan disse mål vil gavne patienterne, personalet og klinikken, vil hjælpe dig med at få en mere produktiv tandklinik, som giver dig større arbejdsglæde og mere personlig frihed.

Nogle af de opgaver klinikmanageren kan stå for er:

  • Nøgen til de gode patientoplevelser

  • Økonomistyring

  • Human resources

  • Administration

  • IT

  • Markedsføring

Det er alt sammen opgaver, som bliver beskrevet i de kommende blogopslag. Hvis det har din interesse, så husk at melde dig til bloggen. Det er kun 20% af opslagene der vil blive blive delt på facebook, så tryk på linket og meld dig til nu.




Du kan selvfølgelig også tage en uges masterclass i klinikledelse, driftoptimering og personlig udvikling. Det er intensivt og noget vi har erfaret flytter deltagernes klinikker betydeligt, efter kurset.

Du kan se mere her:


Tandlæge Jesper Hatt smiler

Vi ses i det næste blogopslag.


Mange venlige hilsner

Tandlæge & konsulent

Jesper Hatt


T: +41 78 268 0078



"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.


Vores erfarne team af eksperter, inden for tandlægebranchen, er specialiseret i at støtte tandlæger og klinikejere med at opnå succes på deres egne præmisser. Vi tror på at du kan skabe en stærk forbindelse mellem dine personlige værdier og din klinikvision, så du kan opnå balance og trivsel i både dit personlige og professionelle liv.


Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.


Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."

0 kommentarer
bottom of page