top of page

Undgå stress i klinikken

Du har helt sikkert også oplevet perioder med for få patienter i aftalebogen. En periode hvor du var urolig for klinikkens omkostninger, sammenholdt med de faldende indtægter.

Du har også oplevet perioder, hvor der var alt for meget at lave og hvor det ikke var til at få aftalebogen til at hænge sammen.


Begge scenarier har en negativ indflydelse på klinikkens økonomi. Men værst af alt; også på arbejdsglæden og personalets trivsel.


Det her opslag handler om stressfulde situationer i klinikken og hvordan vi kan forebygge dem.


Mand river sig i håret og ser frustreret ud

Hvordan 15 minutter bliver til et mareridt

Særligt de perioder hvor receptionisten lige tager 10 minutter i slutningen af en aftale og 5 minutter i starten af den efterfølgende aftale kan være enerverende. Især fordi alle patienter, der kommer til en aftalt tid, er tildelt præcist den mængde tid det tager dig, at udføre en klinisk procedure optimalt.


Både du og din klinikassistent ved, at en akut patient sat ind mellem to patienter, medfører en forsinkelse, som i ikke kommer til at indhente, før frokostpausen eller fyraften. Så enten bliver frokostpausen forkortet med 10 minutter eller også får i 10 minutters overarbejde.


Kompromisserne kommer snigende

Ikke nok med at der er dobbeltbooket, så i er nød til at løbe stærkt.... og måske gå på kompromis her og der, for at få tidsplanen til at gå op.... så opdager i også flere gange, at der er materialer, der mangler i skufferne. Derfor er klinikassistenten nød til at forlade din side, for at hente det der mangler. Ikke én gang. Ikke to... eller tre gange, men alt, alt for mange gange i løbet af en dag. Selvom det "kun" drejer sig om 30-60 sekunder klinikassistenten er væk ad gangen. Så føles det som en evighed, fordi forsinkelsen bare bliver større og større.....


Stress i klinikken

I de fleste klinikker stresser de her situationer alle i klinikken og alligevel bliver stress i klinikken ved med at forekomme. Nogle gange selvom klinikejeren gør det tydeligt for alle, at der ikke må dobbeltbookes patienter på denne måde og selvom der laves aftaler om hvad der skal være fyldt i skufferne. Så hvorfor bliver situationerne alligevel ved med at opstå?


Struktur kan forebygge stress i klinikken

Mange af de klinikker jeg arbejder med, har stor glæde af at indføre strukturer, der forebygger ovenstående situationer ret effektivt. Det kan være struktureret booking, måder der fyldes op i klinikken, hvordan patienter ledes gennem klinikken fra ankomst til afsked, arbejdstider, interne workflows der frigiver tid, og meget andet.


Men ét er at indføre strukturer, der skal reducere stress i klinikken. Noget andet er, at få personalet til at overholde de aftaler der indgåes. For mange klinikker er det relativt udfordrende og derfor noget, som jeg arbejder ret meget med, i de klinikker jeg hjælper.


Få inspiration, små tips og tricks til et balanceret tandlægeliv. Følg med på facebook, hvor jeg løbende poster om klinikledelse, klinikdrift, markedsføring og work-life balance som tandlæge.




3 årsager til stress i klinikken

Jeg har set mange årsager til at aftaler ikke overholdes i tandklinikker. Af dem er der 3 som jeg vil addressere her:


  1. Det er ikke afstemt hvilke opgaver der er vigtigst.

  2. En manglende konsekvens ved at ignorere aftaler og strukturer.

  3. Ejerskabet for forandringerne ligger hos klinikejeren og ikke hos teamet.


Så lad os se på hvert af disse punkter.


Det er ikke afstemt hvilke opgaver der er vigtigst.

Når vi indfører en forandring, er vi altid fokusrede på, at den er helt vildt vigtig. Derfor har vi en klar forventning om, at forandringen er 100% implementeret mandag morgen, efter vi har aftalt hvordan forandringen skal indføres og forklaret hvilke positive gevinster det medfører for klinikken.


Steen stablet ovenpå hinanden i en strandkant

Problemet er bare, at mandag morgen møder alle, i teamet, de sædvanlige bunker af opgaver, der alle har højeste prioritet og som medfører en negativ chef eller kollega, hvis de ikke bliver udført. Derfor havner det nye initiativ nederst i bunken af opgaver og bliver først løst, når alle de andre, meget vigtige opgaver, er blevet løst.


Løsning:

Hvis noget nyt skal ind, er der noget gammelt der skal ud.

Det gamle, der fjernes, kræver mindst ligeså mange ressourcer, som det der skal implementeres.


Manglende konsekvens.

Møder man ikke en konsekvens, hvis en opgave ikke udføres som aftalt. Så er der ikke noget incitament for at udføre opgaven. Endnu værre er det, hvis der eksisterer en positiv konsekvens ved at ignorere et nyt initiativ og en negativ konsekvens ved at forsøge at implementere initiativet.


En effektiv konsekvens kræver, at alle i teamet er klar over konsekvensen og hvad der udløser konsekvensen. Jeg synes i denne sammenhæng, det er vigtigt at pointere, at en konsekvens ikke behøver blive opfattet som en direkte straf.


Eksempel:

Lad os antage, at vi aftaler, at der ikke må bookes andet end plastfyldninger torsdag formiddag (Jeg ved godt at eksemplet her er ekstremt forsimplet - men hey bær lige over med mig og læg mærke til princippet).


Konsekvensen ved en booking af noget andet er, at vedkommende, der har booket en anden aftale torsdag formiddag, ringer til patienten og siger: "Undskyld jeg har lavet en fejl" - for ingen mennesker har lyst til at fortælle andre, at det har begået en fejl.


For at en konsekvens skal fungere, kræver det, at nogen (læs: Lederen) håndhæver konsekvensen... HVER gang.... og i øvrigt selv tager konsekvensen, hvis vedkommende selv kommer til at booke en præp tid torsdag formiddag.


Ejerskab for forandringerne

Alt for ofte sker det, at klinikejeren eller klinikchefen får fremført en række initiativer på et personalemøde. Her listes det hele op, fordelene forklares, ansvarsfordelingen bliver tildelt og deadline for implementeringen bliver også dikteret af chefen.


Når chefen dikterer det hele, sker der som regel ingenting efterfølgende. Det eneste chefen opnår er, at medarbejderne hviler hjernen og kun hører efter med et halvt øre. For de ved, at om 14 dage, er det hele tilbage ved det gamle. Hvilket selvfølgelig irriterer chefen grænseløst....


Hvis forandringer skal virke optimalt, kræver det, at alle i teamet tager ansvar for de ønskede forandringer. Det gør vi bedst ved, at få teamet til at hjælpe med udformingen af forandringerne. Ligesom de skal være med til at planlægge implementeringen.



Der er bare et par udfordringer:
  • Det tager tid - som vi ikke føler vi har. Derfor ender det med, at vi dikterer hvordan vi vil have det hele til at fungere - Det er jo i øvrigt også vores klinik, så det burde jo bare være på den måde.... eller hvad?

  • Personalet siger aldrig noget til personalemøderne.... Kunne der være en årsag til dette? I så fald - hvad kunne så ændre dette? (Jeg har endnu ikke været på en klinik, hvor personalet ikke ønskede at bidrage og hvor de ikke var villige til at engagere sig og tage ansvar. Men der har været stor forskel på, hvor lang tid det har taget, at etablere den tillid, der skal til, for at få det til at ske. Når det så sker, så oplever klinikken virkeligt et boost af energi, arbejdsglæde og deraf følgende positive forandringer på bundlinjen).


Afsluttende konklusioner

I kampen mod stressende situationer i klinikken er det afgørende at se på, hvordan vi kan skabe bæredygtige forandringer. Jeg har beskrevet, hvordan dobbeltbookede aftaler og manglende ressourcer kan føre til en hektisk hverdag, ligesom jeg har identificeret tre afgørende faktorer for at forebygge disse udfordringer.


Stol med skriften: "Priority seat" og symboler, der indikerer hvem der menes (gamle, handikappede og gravide)

Prioritering

Først og fremmest er det vigtigt at erkende, at enhver forandring kræver prioritering. Ved at skabe balance mellem indførelse af nye initiativer og fjernelse af gamle opgaver kan vi sikre, at det nye får den opmærksomhed, det fortjener. Det handler om at frigøre tid og ressourcer, så vi kan implementere forandringen effektivt.


Konsekvens

For det andet er konsekvens afgørende. Uden klare og håndhævede konsekvenser for at ignorere aftaler og strukturer er incitamentet for at ændre adfærd minimalt. Positiv forandring kræver en forståelse af, at konsekvenser ikke nødvendigvis er straffe, men snarere en måde at skabe et incitament for at følge de fastlagte procedurer.


Ejerskab

Endelig er ejerskab nøglen til succes. Forandringer bør ikke blot dikteres af ledelsen, men snarere være et fælles ansvar for hele teamet. Ved at inddrage personalet i udformningen og implementeringen af initiativer skaber vi en følelse af fælles ejerskab, hvilket øger sandsynligheden for vedvarende succes.


En sundere arbejdskultur

Selvom processen kan virke tidskrævende, er det vigtigt at anerkende, at investeringen i at opbygge tillid og skabe et engageret team er afgørende for varige forandringer. Ved at arbejde sammen og lytte til personalets perspektiver kan vi skabe en klinik, der ikke kun fungerer mere effektivt, men også skaber en sundere arbejdskultur for alle involverede.


Få det du drømmer om

I en af de kommende uger skriver jeg om et tandlægeliv i balance. Det er et tema jeg synes er super vigtigt. Hvis du ikke vil gå glip af næste uges opslag, skal du melde dig til bloggen her. Det er nemt og gratis. Tryk på linket og udfyld formularen (Det tager 5 sekunder), så får du en notifikation med et link, når jeg poster nyt indhold.




 

Tandlæge Jesper Hatt smiler

Vi ses i det næste blogopslag.


Mange venlige hilsner

Tandlæge, konsulent & dental coach

Jesper Hatt


T: +41 78 268 0078



"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.


Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.


Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."

0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Comentarios


bottom of page