top of page

Tandlæge: Sådan får din klinik en fantastisk receptionist

Opdateret: 4. jan.

Mens jeg praktiserede, skete det flere gange, at jeg tog på ferie i 3-4 uger, mens min klinik kørte videre. I løbet af en ferie på 4 uger, ville jeg maksimalt modtage et enkelt opkald eller en enkelt email, som jeg skulle forholde mig til. Når jeg kom tilbage til klinikken, var det eneste, der afslørede mit fravær, de ekstra forsikringserklæringer, som skulle udfyldes. Ellers kørte klinikken videre, som havde jeg kun været væk et døgns tid.


En tandlæge og receptionist, der kører parløb som leder og manager, kan være et fantastisk stærkt fundament, til at skabe et stressfrit og meget produktivt tandlægeteam.


Hvis du kunne tænke dig en klinik, der kører på autopilot på en lignende måde, indeholder dette opslag inspiration til hvad du kan gøre i din klinik.

Tandlæge står foran receptionist og smiler, mens hun udfylder en forsikringserklæring med en kuglepen

High performance team

Der er ikke den store forkromede hemmelighed bag min kliniks evne til at køre på autopilot. For det første havde jeg det samme team omkring mig i over 10 år. Det betyder meget, at man arbejder sammen i lang tid, hvis man skal opbygge et high performance team. Har man først fået opbygget en god stamme, er det nemmere og hurtigere, at introducere en ny medarbejder i teamet og få vedkommende op på samme produktive niveau, som resten af teamet.


For det andet havde klinikken en klar vision, tydelig ledelse, SMART'e mål, som alle kendte, en dygtig klinikmanager (receptionist), strukturerede processer, der løbende blev trænet og forbedret - ikke kun for kliniske procedurer, men f.eks. også patientoplevelsen. Samt en række andre elementer, som jeg ikke vil trætte dig med her.


Delegering og ansvar

Det er en skam, hvis ikke receptionisten tildeles ansvar. For det medfører, at klinikejeren både skal lave tænder og udføre alt for mange opgaver selv. Over tid får denne metode klinikejerens produktivitet til at falde, da vedkommende brænder ud.

Jeg mener ikke nødvendigvis, at man skal delegere alt hvad der kan delegeres. Der er grænser og grænserne er individuelle for hver klinikejer. Jeg mener dog, at man skal tage lederrollen på sig, når man ejer en virksomhed, som for eksempel en tandklinik.

Det fortjener de mennesker man har ansat og det fortjener ejeren selv.

Receptionist og tandlæge - én enhed - et vigtigt signal

Har du en klinik, hvor ingen har lyst til at tage ansvaret for receptionen?


Så er det ikke nødvendigvis fordi det er en svær opgave, men måske fordi der ikke er nogen intern prestige i at styre receptionen. (Det ser jeg ofte i de klinikker jeg besøger)


Hvis ingen har lyst til at sidde i receptionen, fordi der er langt mere prestige i at assistere tandlægen ved stolen, hvor stor er sandsynligheden så for at få udfyldt den vigtige rolle med den mest kompetente medarbejder til at løse opgaven?


Opbyg din medarbejder med tillid

Kolleger, der arbejder sammen

Hvis du er havnet i en situation, hvor du har en lettere indebrændt, medarbejder siddende i receptionen, som du egentlig kan se et potentiale i og ønsker at beholde (fordi vedkommende er dygtig til jobbet). Så kan det være en god ide, at starte med at tildele vedkommende mere ansvar. Ikke en helt masse fra starten. Men langsomt mere og mere.


Du skal selv vurdere hvilke opgaver du vil give videre. Det væsentlige er, at du viser alle i klinikken, hvordan du også selv retter ind efter de anvisninger, som receptionisten giver dig.


Tænk over, at det kræver tid, at vænne sig til at give ansvar (dig).... og at få ansvar... hvis man ikke er vandt til det.


Så nu hvor giver din receptionist ansvar, er du selv nød til at gå forrest, som leder, og vise, at du også retter ind efter denne nye magtfordeling.


Ja det er en magtfordeling.

Du tildeler nemlig mere magt til din receptionist. Ikke kun overfor resten af personalegruppen... men for alle... hvilket inkluderer dig selv😉


Husk at melde dig til bloggen Så er du sikker på, at få et link til de nyeste opslag. Det handler om alt det vi ikke lærte på tandlægeskolen - klinikdrift, klinikledelse, branding og markedsføring.




Sæt dig selv i spil

Hvis du for eksempel har tildelt ansvaret for en opgave til receptionisten.

Så tænk over hvordan du kan sætte dig selv i spil som klinikchef.


Når du har tid til rådighed (Det sker hyppigere og hyppigere, når dine medarbejdere får og tager mere ansvar i klinikken), sørg da for at spørge receptionisten, om du kan hjælpe med at udføre en opgave receptionisten har anvar for.


Når du spørger, giver du receptionisten mulighed for, at give dig en ordre som for eksempel: “Ja vil du ikke sørge for at rydde bladene op i venteværelset og sortere de nussede og gamle blade fra - det fik jeg ikke gjort tidligere i dag, som planlagt”


Når det sker, parerer du ordre og gør som du bliver bedt om - også selvom du hellere ville gøre noget andet.


På den måde oplever alle i klinikken (inklusive receptionisten), hvordan du selv efterlever den ansvarsfordeling, du har været med til at udforme sammen med dit personale.


Hvis ikke du selv retter dig efter dine medarbejderes anvisninger, så mister de motivationen til at følge dig som leder.


Møder med din receptionist & manager

En manager i receptionen har behov for ugentligt at følge op på mål og opgaver med klinikchefen. Manageren er din forlængede arm og den person i klinikken, der sørger for at forfølge målene, som en utrættelig slædehund, der trækker alle efter sig.


Hvis ikke manageren og du hele tiden afstemmer forventniger og følger op på hinandens progression, så falder klinikledelsen hurtigt til jorden.


1 time om ugen

Sørg for at sætte en times tid af til at mødes med din receptionist hver uge.


I den time er der INGEN i klinikken - hverken patienter, repræsentanter, teknikere eller medarbejdere, der får lov til at forstyrre dig og din receptionist.


Det skal alle vide og de skal også have lov til at opleve, hvordan du afviser dem, hvis de forsøger at få din opmærksomhed den time.


På den måde skaber du respekt om din receptionist, hjælper vedkommende til succes og skaber mere prestige i jobbet.


Strukturerede møder

Hvordan dine ugentlige møder kan udformes, så du oplever at møderne skaber værdi for klinikken og ikke bare opleves som tidsspilde, det skriver jeg om på et senere tidspunkt.


I næste uge, skal det handle om patienthåndtering i de tilfælde, hvor en behandling ikke går som den skal og patienten kommer tilbage med problemer.


Husk at melde dig til bloggen, hvis du vil have et link til det næste opslag.




Svært men ikke umuligt

Det er ikke nogen hemmelighed, at det var svært, tog mange ressourcer og mange kampe, at nå det punkt, hvor alt kørte på autopilot i min klinik. Men det var det hele værd!


Uanset klinikkens størrelse fortjener den en dygtig receptionist, der har det forkromede overblik over alle dele af klinikken. Det skaber ro, stabilitet og forudsætningen for maksimal produktivitet i et stressfrit miljø.


Som du helt sikker ved, er det svært at blive dygtig, uanset hvad du forsøger at blive dygtig til. Det er svært at træne sig til at løbe en marathon på 3 timer eller tage en MBA. Hvis det var super nemt, ville alle gøre det.


På samme måde, er det svært at få en fantastisk receptionist, der har et komplet overblik over klinikken og frigør en masse ressourcer for resten af teamet.


Men bare fordi det er svært, betyder det ikke, at det er umuligt. Det kræver bare noget tid og nogle ressourcer, som klinikejeren skal afsætte til opgaven.

Hvis mit team og jeg kunne gøre det, er jeg helt sikker på, at du også kan.


Mere personlig frihed

Drømmer du om at få en produktiv klinik, der giver dig mulighed for at fokusere på mere af det du synes er sjovest at arbejde med? Så tag en uges masterclass i klinikledelse, driftoptimering og personlig udvikling.

Det er intensivt og noget vi har erfaret hjælper deltagerne med at opnå klinikker med mindre stress og mere personlig frihed, mens profitabiliteten stiger.


Du kan se mere her:


Tandlæge Jesper Hatt smiler

Vi ses i det næste blogopslag.


Mange venlige hilsner

Tandlæge & konsulent

Jesper Hatt


T: +41 78 268 0078



"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.


Vores erfarne team af eksperter, inden for tandlægebranchen, er specialiseret i at støtte tandlæger og klinikejere med at opnå succes på deres egne præmisser. Vi tror på at du kan skabe en stærk forbindelse mellem dine personlige værdier og din klinikvision, så du kan opnå balance og trivsel i både dit personlige og professionelle liv.


Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.


Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."

0 kommentarer
bottom of page