specifik omsætning

Opdateret: juni 23


Er det hvad du har behov for nu?

Eller har du behov for, at få rettet op på klinikkens resultater med en højere hastighed? Hvis du vurderer, du har behov for at accellerere din klinik til et nyt niveau for at få dækket det underskud Coronakrisen har medført, så er dette opslag noget for dig.


Styrer klinikken aftalebogen - for at opnå et specifikt dagligt produktionsmål?

Bare tanken om at skulle arbejde systematisk med daglige produktionsmål, kan få de fleste tandlæger til at få kuldegysninger. “Skal vi nu til at sælge behandling, som patienterne ikke har brug for?” - NEJ! Det skal du ikke!

Jeg kommer ALDRIG til at anbefale dig, eller nogen anden tandlæge, at anbefale, eller udføre behandling uden faglig indikation!


For at ændre på din aktuelle situation er du dog nød til at gøre noget anderledes. Det er din egen modstand mod forandring, der er den støreste udfordring i fht. at skabe bedre resultater.

Aftalebogen for klinikken, er som kroppens hjertekar-system. Det er herfra al næring til dagens produktion udgår fra. Så hvis ikke aftalebogen styres efter et system, vil den være styret af kaos. En kaotisk aftalebog er som et overbelastet hjertekarsystem, der er tæt på at kolapse. Der kommer ikke nok næring til klinikken og dermed nedsættes effekten af det arbejde, der udføres.


Flyselskaber dobbeltbooker ofte deres sæder med en hvis procentdel på langdistanceflyvninger. Fordi et tomt sæde på et fly hen over Atlanten, er en tabt indtægt i al fremtid. Det bliver ikke anderledes og kan ikke dækkes ind af, at man booker sædet på næste flyvning. Det er nøjagtigt det samme i en tandklinik. De 3 måneder du er tvunget til at holde lukket, kommer aldrig tilbage igen. Det betyder IKKE, at du skal til at dobbeltbooke dine patienter. Det holder simpelthen ikke, med mindre du vil skille dig af med patienterne.


En velstruktureret aftalebog kan, i samspil med de øvrige systemer jeg beskriver her på bloggen, udgøre en forskel på minimum 2 millioner kroner i den enkelte tandlæges omsætning. Ikke nok med at omsætingen stiger markant, arbejdspresset falder også. Det lyder paradoksalt, men det er testet igen og igen, hver gang med succes.

Hvis du kommer tilbage til din klinik efter krisen og arbejder videre uden struktur for hvordan patienter skal bookes, vil du sikkert opleve en kortvarig stigning i omsætningen. Det varer ved indtil de akutte patienter, der har hobet sig op, har fået deres behandling udført. Så snart du er tilbage i de gamle rytmer, får du det samme resultat, som du altid har fået.

Kan du forestille dig, at få et andet resultat, hvis du bliver ved med at gøre det, som du altid har gjort?


I forrige uges blogopslag gik jeg meget op i vigtigheden af at være mentalt klar til at lede klinikken. Jeg håber du er indstillet på, at åbne dit sind for en ny måde, at booke aftalebogen.

Krav til systemet:

  1. Et samlet, dagligt produktionsmål for klinikken. Jeg ved der er en generel holdning blandt tandlæger, særligt ældre kolleger, der tilstræber, at man ikke taler om salg og penge i en tandklinik. Det kan af og til opfattes som om penge ikke har nogen indflydelse på drift af en tandklinik. Problemet er, at enhver privat praksis, er afhængig af, at patienterne betaler for de services klinikken yder. Hvis ikke patienterne betaler, stopper klinikkens eksistensgrundlag. Lige nu balancerer et stort antal klinikker på grænsen af deres eksistensgrundlag. Derfor håber jeg, at det er klart for enhver, at en privat praksis helt basalt har de samme forudsætninger for at overleve, som en hvilken som helst anden privat virksomhed. Derfor er det tvingende nødvendigt, at klinikken har et mål for den daglige omsætning. Målet skal være tydligt defineret Resultaterne skal nemt kunne aflæses af hele personalegruppen, så ALLE kan se om klinikken vinder eller taber. Det er afgørende, at vi bryder med det gamle paradigme og begynder, at arbejde med et nyt, der FORHOLDER sig til behovet for et fornuftigt cashflow. Hvis ikke klinikejeren ved hvor mange penge, der er behov for, for at få klinikken til at løbe rundt, har klinikken et problem. Hvis ikke teamet har en ide om, hvor mange penge, der er behov for. Så har teamet meget dårlige forudsætninger for, at drive klinikken mod finansiel succes.

  2. Individuelle produktionsmål pr. behandler. Den enkelte behandler bør have en klar ide om hvilken omsætning, der skal til for at få klinikkens omkostninger til at balancere med indtægterne. Kun hvis hver enkelt behandler kender sit eget produktionsmål, er det muligt, at måle egen indsats i fht. klinikkens samlede mål. Desuden giver det alle andre i teamet mulighed for at lokalisere evt. problemer og flaskehalse, relateret til en begrænsning i produktionen. Eks. på meget realistiske daglige produktionsmål: - Tandlæge a: 25.000,- dkr. pr. dag - Tandplejer ca: 9.000,- dkr. pr. dag Målet giver receptionisten for konsekvent at booke aftalebogen, så de daglige produktionsmål nås. Dels for den enkelte behandler, men også for den samlede klinik. Alle medarbejdere skal kende tallene og vide hvad de kan gøre for at nå dem. Som tidligere nævnt ved jeg godt, at det ikke er velset at tale om mål for produktionen i en tandlægeklinik. Helt ærligt var jeg heller ikke selv særligt begejstret, da jeg blev opfordret til det første gang. Dengang var jeg bange for, at kommet til at overbehandle patienterne i en stræben efter at nå målene. Men min konsulent beroligede mig og bad mig teste det over en periode. Derefter kunne vi måle på resultaterne og analysere om vi på noget tidspunkt havde følt os presset til at overbehandle patienterne. Således beroliget, begyndte vi at sætte mål for omsætningen som beskrevet. Det blev en kæmpe succes! Alle var mere tilfredse. Patienterne oplevede et klinikforløb, der var mere fokuseret på dem. Personalet oplevede, at der var bedre tid til at udføre alle dagens opgaver optimalt. Min tandplejer og jeg oplevede, at vi havde mere tid og ro til at fordybe os i vores arbejde. Samtidig med at vores finansielle resultater blev bedre. På INTET tidspunkt overbehandlede vi vores patienter. På INTET tidspunkt udførte vi uetiske behandlinger. Succesen med vores bookingsystem fik os til også at sætte mål for antallet af nogle specifikke typer behandling vi ønskede at udføre. Dette medførte samme høje succesrate. Det var ikke fordi vi ledte med lys og lygte efter de behandlinger vi havde sat os for at udføre. Men alene det faktum, at vi havde fokus på behandlingerne, gjorde at vi tog flere samtaler med de patienter, der havde behovet for behandlingerne. Da vi involverede os dybere i patienterne medførte det, at flere accepterede behandlingerne. For at opnå succes med sine samtaler kræver det, at man besidder de rette kommunikative kompetencer for at få patienterne til at acceptere behandlingen.

  3. Skriv målene så de er synlige for alle i teamet og gennemgå dem jævnligt Alle skal være klar over hvor klinikkens står Alle skal kende betydningen, målene har for patienterne og for klinikken.

Der er enorm forskel på at have travlt og være produktiv!

I mange klinikker er receptionistens opgave alene, at sørge for, at fylde navne ind i aftalebogen. Uden nogen form for hensyntagen til produktionen. I disse klinikker oplever man ofte meget store udsving i omsætningen fra dag til dag. Ofte også fra måned til måned. Der er dage hvor alle ligger vandret i luften i et forsøg på at følge med måden, der er booket. Når omsætningen gøres op om aftenen er den forsvindende lille, i forhold til nogle af de dage, hvor der var et langt mere behageligt og roligt flow i klinikken. Over tid går omsætningen dog op, så alle regninger kan betales. I de klinikker hører jeg ofte cheferne fortælle om, hvordan medarbejderne har det bedst med at arbejde på den måde. Det er typisk udsagn som: ”Alle i klinikken kan bedst lide når de har travlt og føler de virkelig udretter noget.” som jeg hører i starten af et rådgivningsforløb. Når man spørger medarbejderne er det ofte en anden historie der melder sig.

Der rapporteres ofte om:

  • Højt stressniveau.

  • Dage hvor chefen er irritabel og sur.

  • Dage hvor man ikke har lyst til at komme på arbejde

  • Perioder hvor personalet bare håber på, at der kommer ro på klinikken. Særligt i perioder hvor månedens omsætning er lav (hvis de kender til tallene). Jeg ved godt det ikke lyder så sexet at tale om produktion i en tandlægeklinik. Men for at sikre en term, som alle kan forstå, holder jeg mig til denne. Idet klinikkens produktion nemt kan defineres, som det finansielle output, vi modtager som konsekvens af den service vi leverer til vores patienter. For at undgå de store udsving i arbejdsbyrderne, stressniveauet og omsætningen. Anbefaler jeg, at du indsætter en skabelon for den daglige produktion. På den måde udjævnes alle ekstremerne til en mere rolig og ensartet dagligdag. Det frigør store mængder mental energi, som kommer patienter og personalet til gode. Mange af systemerne, jeg berører her på bloggen, er relativt komplekse. Da blogformatet ikke egner sig til en mere dybdegående beskrivelse, bør de anses som relativt overfladiske guidelines. I mine market management kurser, går jeg mere ind i detaljerne omkring systemerne og hvordan du rent praktisk implementerer dem i din klinik. Her arbejder vi med, hvordan du får personalets opbakning, så systemerne straks får massiv effekt på klinikkens performance.


System for aftalebogen er et af de mere komplekse at gennemskue og implementere. Jeg vil blot pointere, at dette er en afgørende brik mod en mere forudsigelig, rolig og langt mere profitabel hverdag. Alle klinikker med en meget høj omsætning, har en struktureret skabelon for deres aftalebog, med et team der er fokuseret på at følge systemet.


Blot for at give dig et kortfattet eksempel på ét af flere systemer, så du ikke føler dig snydt for et konkret værktøj:

  • Forestil dig din bedst tænkelige dag i klinikken.

  • Hvilke patienter ser du?

  • Hvilke typer behandlinger udfører du?

  • Hvor lang tid har du til hver patient?

  • Hvilken omsætning genererer du på en sådan dag?

  • Nu har du forhåbentlig en skabelon for hvordan din aftalebog KAN se ud.


Det vanskelige herfra er, at få implementeret skabelonen og få teamet til at anvende den. Processen med at få teamets opbakning, kræver du har gjort dig nogle overvejelser om din vision og din ledelse. Hvis visionen er stærk, dit team bakker op om visionen og tager ansvar, så er du nået langt. Hvis ikke har du behov for at gå tilbage til start og bruge tid på at få styr på disse basale behov.

Du kan læse meget mere om ledelse, visionsskrivning og drift på siderne her. Skriv til mig hvis der er noget du mangler information omkring. Jeg brænder for at hjælpe tandklinikker til at blive verdens bedste arbejdsplads igen.

Tak fordi du læste med.

Glæd dig til næste uge, der handler om systemer til at få udgifterne under kontrol.

Hvis du vil være sikker på, at få en email påmindelse når der kommer nye opslag, skal du melde dig til bloggen. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne og følge beskrivelsen.

Har du spørgsmål til valg, vækst eller værdiskabende strategier i din klinik, er du altid velkommen til at tage kontakt til mig. Aktuelt hjælper mine kolleger og jeg klinikker i 6 forskellige lande.

Mange venlige hilsner

Tandlæge

Jesper Hatt


mail@smiledesign.dk


T: +45 61272228


Hattconsulting.com

  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon