Personalemødet

Vil du have personalemøder, der giver udbytte for klinikken? Så læs mere herunder og få en PDF fil med en skriftlig guide til dine personalemøder.

Jeg ved ikke med dig, men de første år jeg havde klinik var jeg ikke særligt god til at forberede og gennemføre personalemøder. Det blev ofte en form for ustrukturerede møder, hvor trivialiteter og oplevelser fra den forgangene uge blev delt og diskuteret blandt personalet. Det var med andre ord ikke særligt givtigt for klinikken.

Personalemøder i mit første års tid, som ejer af en tandlægeklinik, gik nogenlunde sådan her: Personalet hyggede sig, drak kaffe og håbede bare på, at de ikke blev inddrage i noget, der kunne ende med en forandring i klinikken. Hvis der var en medarbejder, som ikke lige var til stede, kunne vi være næsten sikre på, at opleve hvordan denne person blev bagtalt. Det var mildest talt ikke særligt produktivt, tværtimod.

Resultatet blev, at jeg i en periode helt droppede at afholde personalemøder. Tanken var, at hvis vi alligevel ikke fik noget ud af dem, kunne vi ligeså godt lave tænder og tjene penge i den tid i stedet. Det flyttede bare de formelle personalemøder til nogle demoraliserende uformelle personalemøder i sterilisationen. Møder, der ikke involverede alle i personalegruppen og efterlod mig uden indsigt.

Har du prøvet noget lignende?

Min mangelfulde ledelse, medførte naturligvis, at klinikken ikke flyttede sig i retning af min vision. Der skete ikke rigtigt noget. Så jeg begyndte at kigge indad og tænke på al den ledertræning jeg havde været igennem i forsvaret og som tandlæge. Sammen med en coach begyndte jeg langsomt at bygge en struktur op, der kunne bane vejen for de forandringer jeg ønskede.

Hvorfor?

For at få klinikken til at bevæge sig i retning af din vision, er du nød til at have nogle møder med dit team. Ikke for mødernes skyld, men for at hele teamet ved hvor klinikken står aktuelt og hvor den er på vej hen. Hvis ikke hele dit team ved hvor klinikken skal hen, har du ikke en chance for at nå i mål med dine visioner og drømme.

Personalemøder kan sammenlignes lidt med taktikmøder i sportens verden. Der er planer for hvorledes holdet skal træne for at klare sig bedst muligt i sæsonen. Der er individuelle træningsplaner og holdtræninger. Desuden er der oftest en form for taktisk træning i et teorilokale. Effekten af træningen evalueres og restruktureres løbende under møderne. Før enhver kamp har teamet en plan for hvordan man forventer kampen skal spilles. (Dette kan sammenlignes med morgenmødet). Det betyder ikke, at alt forløber efter planen, men det øger sandsynligheden for at holdet har succes. Holdet træner målrettet mod holdets vision. De hold, der træner bedst og mest målrettet, har de største chancer for at opnå succes.

Jeg anbefaler dig, at afholde 1 møde om ugen. Mødets formål varierer i løbet af måneden og kræver en fast struktur, for at give mening, retning og ro, for teamet.

Jeg anvender 4 forskellige typer møder:

• Personalemøder

• Nøgletalsmøder

• Teamtræningsmøder

• Morgenmøder

I min sidste blogpost beskrev jeg vigtigheden i at have et dagligt morgenmøde. Forudsætningen for at kunne afholde et godt morgenmøde er, at alle i klinikken kender de overordnede mål for klinikken. Målene dikteres ud fra klinikkens vision. Visionen er klinikejerens drøm for klinikken. I min optik kan klinikkens vision ikke skrives af andre end klinikejeren/ejerne. (Der kommer snart et opslag med en guide til, hvordan du kan skrive en vision for klinikken og hvad det betyder for driften af klinikken)

Klinikkens mål

Som sagt er det visionen, der dikterer målene for klinikken. Målene sættes ud fra overvejelser omkring hvordan klinikken nemmest og hurtigst når tættere på visionen i dag.

Tænk altid: “Hvad kan jeg gøre i dag, der bringer mig tættere på visionen i morgen”. Det betyder også, at de fleste mål er statiske i en periode, men dynamiske over tid.

I denne blogpost vil jeg beskrive personalemødet. De kommende uger får du en beskrivelse af de øvrige møder. Hvis du vil være sikker på at få en notifikation om dette, vil jeg anbefale dig, at tilmelde dig bloggen. Det gør du ved at trykke på “login” øverst i højre hjørne. Jeg sender ingen reklame eller spam.

Personalemødet:

Mødets formål er, at dele viden med hele teamet.

Når alle i teamet kender klinikkens mål har du forbedret chancerne for, at nå målene. Det hjælper dig også med at undgå sætninger som: “det er der aldrig nogen, der har fortalt mig”.

Vigtigt:

• Fokuser på klinikkens mål.

• Løs ét problem ad gangen.

• Lav en handlingsplan for at løse problemet.

• Aftal hvilke ressourcer, der er til rådighed.

• Aftalt hvem, der har ansvaret for opgaven

• Fastsæt en tidsplan for at nå målet.

• Skriv hele planen ned.

• Følg op på hvordan det går med at nå målene til hvert personalemøde.

Sørg for ikke at have for mange projekter i gang på én gang. Dét kan vores hjerne ikke overskue. Så det medfører bare passivitet i stedet.

Mulige dagsordner:

• Problemer, der er registreret i løbet af ugen og noteret til morgenmødet.

• Forberedelse til modtagelse af nye team medlemmer.

• Anerkendelse og ros for opnåede resultater

• Planlægning af efteruddannelses kalender.

• Planlægning af sociale event for klinikken.

• Mål du ønsker på dagsordenen.

• Etc.

Guidelines:

Personalemøder holdes 1x pr. måned. Generelt som det 3. møde i måneden.

Der er mødepligt for alle i teamet. (notér hvem der kommer for sent eller er fraværende) Varighed: 1 time.

Sørg for at have en person, som referent.

Der skal være en skriftlig dagsorden, som alle i teamet har adgang til at se dagen inden mødet.

Husk at sørge for at involvere hele teamet.

Fokuser på at være positiv og løsningsorienteret.

INGEN BROK - med mindre der følger et løsningsforslag med.

Du kan downloade et eksempel på en struktureret dagsorden, der kan fungere som skabelon for dine personalemøder HER. Skabelonen kan være en god hjælp til dig eller den medarbejder du med tiden overdrager ansvaret for dagsordenen. Skabelonen har været anvendt med succes i flere år i min klinik.

Husk:

Møder er ikke forlængede kaffepauser - men effektive værktøjer til at forbedre klinikkens performance. Det kræver energi og fokus. Derfor betaler vi også for at medarbejderne deltager aktivt. Det skal du huske dine medarbejdere på - det er dig der er lederen. Det er din klinik og dit ansvar!

Vil du have hjælp til dine personalemøder? Så kontakt mig nu, dét koster ikke noget.

Har du lyst til at få en guide til gennemførsel af nøgletalsmøder, vil jeg anbefale dig at melde dig til bloggen. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne. Jeg sender ingen reklame eller spam, kun en email med påmindelse om nyt indhold på bloggen. Næste blogindlæg handler om nøgletalsmøder.

Tak fordi du læste med.

Venlig hilsen

Tandlæge

Jesper Hatt

mail@smiledesign.dk