top of page

Personalemøder for tandklinikker

Opdateret: 12. mar.

Vil du have personalemøder, der giver udbytte for klinikken? Så læs mere herunder og få en guide til bedre personalemøder.


Hvor gode er dine personalemøder?

Jeg ved ikke med dig, men de første år jeg havde klinik var jeg ikke særligt god til at forberede og gennemføre personalemøder. Det blev ofte en form for ustrukturerede møder, hvor trivialiteter og oplevelser fra den forgangene uge blev delt og diskuteret blandt personalet. Det var med andre ord ikke særligt givtigt for klinikken.


Personalemøder i mit første års tid, som ejer af en tandlægeklinik, gik nogenlunde sådan her: Personalet hyggede sig, drak kaffe og håbede bare på, at de ikke blev inddrage i noget, der kunne ende med en forandring i klinikken. Hvis der var en medarbejder, som ikke lige var til stede, kunne vi være næsten sikre på, at opleve hvordan denne person blev bagtalt. Det var mildest talt ikke særligt produktivt, tværtimod.

Mand sidder og ser frustreret ud

Effekten af dårlige møder

Resultatet blev, at jeg i en periode helt droppede at afholde personalemøder. Tanken var, at hvis vi alligevel ikke fik noget ud af dem, kunne vi ligeså godt lave tænder og tjene penge i den tid i stedet.


Min beslutning om at droppe personalemøderne flyttede bare de formelle personalemøder til nogle demoraliserende uformelle personalemøder i sterilisationen. Møder, der ikke involverede alle i personalegruppen og efterlod mig uden indsigt.


Har du prøvet noget lignende?


Min mangelfulde ledelse, medførte naturligvis, at klinikken ikke flyttede sig i retning af min vision. Der skete ikke rigtigt noget. Så jeg begyndte at kigge indad og tænke på al den ledertræning jeg havde været igennem i forsvaret og som tandlæge. Sammen med en coach begyndte jeg langsomt at bygge en struktur op, der kunne bane vejen for de forandringer jeg ønskede.


Hvorfor er personalemøder for tandklinikker nødvendige?

For at få klinikken til at bevæge sig i retning af din vision, er du nød til at have nogle møder med dit team. Ikke for mødernes skyld, men for at hele teamet ved hvor klinikken aktuelt står i forhold til de mål i har sat jer og hvor den er på vej hen.


Hvis ikke hele dit team ved hvor klinikken skal hen, har du ikke en chance for at nå i mål med dine drømme og visioner.


Skab et hold og en retning

Personalemøder for tandklinikker kan sammenlignes lidt med taktikmøder i sportens verden. Der er planer for hvorledes holdet skal træne for at klare sig bedst muligt i sæsonen. Der er individuelle træningsplaner og holdtræninger. Desuden er der oftest en form for taktisk træning i et teorilokale.


Effekten af træningen evalueres og restruktureres løbende under møderne. Før enhver kamp har teamet en plan for hvordan man forventer kampen skal spilles. (Dette møde kan sammenlignes med morgenmødet). Det betyder ikke, at alt forløber efter planen, men det øger sandsynligheden for at holdet har succes og kommer tættere på de fastsatte mål.


Holdet træner målrettet mod at nå holdets vision. De hold, der træner bedst og mest målrettet, har de største chancer for at opnå succes og vinde.


Hyppighed af møderne

Jeg anbefaler dig, at afholde 1 møde om ugen. Mødets formål varierer i løbet af måneden og kræver en fast struktur, for at give mening, retning og ro, for teamet.


Jeg anvender 4 forskellige typer møder:

  • Personalemøder

  • Nøgletalsmøder

  • Teamtræningsmøder

  • Morgenmøder

Morgenmødet

I min sidste blogpost beskrev jeg vigtigheden af det daglige morgenmøde. Forudsætningen for at kunne afholde et godt morgenmøde er, at alle i klinikken kender de overordnede mål for klinikken.

Målene dikteres ud fra klinikkens vision.

Visionen er klinikejerens drøm for klinikken og kan ikke diskuteres, men fungerer som et konstant pejlemærke for alle beslutninger, der træffes i klinikken. .

Klinikkens vision kan ikke skrives af andre end klinikejeren/ejerne.


Basketball kurv set nedefra, mens en basketball falder gennem nettet

Klinikkens mål

Som sagt er det visionen, der dikterer målene for klinikken.


Målene sættes ud fra overvejelser omkring hvordan klinikken nemmest og hurtigst når tættere på visionen på daglig basis.


Hvis alle konstant tænker tanken: “Hvad kan jeg gøre i dag, der bringer mig tættere på visionen i morgen”, flytter hele teamet sig meget hurtigere i den rigtige retning. Under forudsætning af, at visionen er helt tydelig for alle. Det betyder, at de fleste mål er statiske i en periode, men over tid vil have tendens til at blive dynamiske.


Herunder beskriver jeg personalemødet. De kommende uger får du en beskrivelse af de øvrige møder. Hvis du vil være sikker på at få en notifikation om dette, vil jeg anbefale dig, at tilmelde dig bloggen. Det gør du ved at trykke på “login” øverst i højre hjørne og følge anvisningen. Jeg sender ingen reklame eller spam.


Personalemødet:

Formålet med personalemøder for tandklinikker er, at dele viden i hele teamet.

Når alle i teamet kender klinikkens mål har du forbedret chancerne for, at nå målene. Det hjælper dig også med at undgå sætninger som: “det er der aldrig nogen, der har fortalt mig”.

Det er naturligt, at der opstår problemer, som står i vejen for at nå klinikkens- og individdets mål. Personalemødet er stedet teamet diskuterer hvordan, hvornår og med hvilke ressourcer problemerne løses.


Vigtigt:

  • Fokuser på klinikkens mål.

  • Løs ét problem ad gangen.

  • Lav en handlingsplan for at løse problemet.

  • Aftal hvilke ressourcer, der er til rådighed.

  • Aftalt hvem, der har ansvaret for opgaven

  • Fastsæt en tidsplan for at nå målet.

  • Skriv hele planen ned.

  • Følg op på hvordan det går med at nå målene til hvert personalemøde.


Sørg for ikke at have for mange projekter i gang på én gang. Dét kan vores hjerne ikke overskue. I de tilfælde medfører det bare passivitet frem for progression.


Mulige dagsordner:

  • Problemer, der er registreret i løbet af ugen og noteret til morgenmødet.

  • Forberedelse til modtagelse af nye team medlemmer.

  • Anerkendelse og ros for opnåede resultater

  • Planlægning af efteruddannelses kalender.

  • Planlægning af sociale event for klinikken.

  • Mål du ønsker på dagsordenen.

  • Etc.


Guidelines til personalemødet

Personalemøder holdes 1x pr. måned. Generelt som det 3. møde i måneden.

Der er mødepligt for alle i teamet. (notér hvem der kommer for sent eller er fraværende) Varighed: 1 time.

Sørg for at have en person, som referent.

Der skal være en skriftlig dagsorden, som alle i teamet har adgang til at se dagen inden mødet.

Husk at sørge for at involvere hele teamet.

Fokuser på at være positiv og løsningsorienteret.

INGEN BROK - med mindre der følger et løsningsforslag med.


Det kan være en god ide, at udarbejde en fast skabelon for måden klinikkens dagsorden skal se ud hver gang. Skabelonen kan være en god hjælp til dig, eller den medarbejder du med tiden overdrager ansvaret for dagsordenen.

En fast skabelon skaber en tryg ramme og kan med succes anvendes i mange år.


Et par væsentlige detaljer angående personalemødet

Møder er ikke forlængede kaffepauser - men effektive værktøjer til at forbedre klinikkens performance. Det kræver energi og fokus. Derfor betaler vi også for at medarbejderne deltager aktivt. Det skal du huske dine medarbejdere på - det er dig der er lederen. Det er din klinik og dit ansvar!


Få hjælp til at blive bedre

Vil du have hjælp til at nå dine mål? Så kontakt mig nu, dét koster ikke noget.


Har du lyst til at få en guide til gennemførsel af nøgletalsmøder, vil jeg anbefale dig at melde dig til bloggen. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne. Jeg sender ingen reklame eller spam, kun en email med påmindelse om nyt indhold på bloggen. Næste blogindlæg handler om nøgletalsmøder.


Tandlæge Jesper Hatt

Tak fordi du læste med.

Venlig hilsen

Tandlæge

Jesper Hatt



0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Comentarios


bottom of page