top of page

Nøgletalsmødet: Struktur, Mål og Roller i Klinikkens Månedlige Analyse

Forestil dig at du står på et stadion. Du er omklædt og klar til at yde en indsats. Du står sammen med 15 andre mennesker der ligesom dig også er omklædt og klar. Foran jer står en coach og han fortæller jer, at i skal gå ind på banen og sørge for at få succes. Alt er godt, der er bare et lille problem... eller faktisk er der flere:


  1. Dit hold ved ikke hvilken sport jeres coach taler om

  2. I kender ikke til modstanderen

  3. Ingen ved hvilken banehalvdel i skal spille på

  4. Jeres coach har ikke fortalt hvordan jeres succes bliver målt og hvor i kan aflæse den

Særligt det sidste punkt er et problem. Ikke kun i det opstillede eksempel. Men i rigtig mange virksomheder - herunder også mange tandklinikker.


Det her opslag handler om hvordan en klinik, der bruger sin vision aktivt i den daglige ledelse, kan opnå en større grad af succes, ved at give personalet indsigt i en række nøgletal. Sidst i opslaget, kan du downloade min guide til nøgletalsmøder. Guiden beskriver hvad din receptionist skal forberede inden mødet, hvordan, hvornår og hvorfor. Ligesom den indeholder en dagsorden, som du kan lade dig inspirere af.


Nøgletal gennemgås på møde

Alle mennesker ønsker at være succesfulde

Man skal bare huske på, at succes defineres individuelt. Jeg mener godt du kan forvente, at dine medarbejdere møder på arbejde hver dag, med intentionen om, at yde den bedst mulige indsats. Men hvis ingen ved præcist hvad målet er (Visionen) og ingen kender succeskriterierne eller hvordan de bliver målt. Hvor sandsynligt er det så, at de opnår nogen form for succes? Det er meget simpelt - det sker ikke. Eller kun i meget begrænset omfang. Det er også en af årsagerne til, at så mange chefer og ansatte er relativt frustrerede over klinikkens resultater. Mange går nemlig ud fra, at alle andre tænker som dem selv.


Her vil jeg godt afsløre en sandhed du kender i forvejen: der er faktisk ikke er nogen mennesker, der tænker som dig. Ligesom der heller ikke findes mennesker, der kan gætte hvad du tænker.


Det kan godt være, at du synes niveauet for det her opslag begynder at være en lille smule lavt lige nu. Desværre er årsagen, at jeg møder den her udfordring i stort set alle klinikker jeg besøger. Måske fordi det er meget menneskeligt at komme til at tro, at vores medmennesker, er så intelligente og fintfølende, at de selvfølgelig kan aflæse vores tanker og følelser. (Jeg ved ikke med dig, men den tanke synes jeg faktisk er en smule skræmmende, når jeg tænker over den).


Disclaimer

Før vi dykker ned i denne uges emne om klinikkens månedlige analyse, vil jeg gerne slå fast, at det følgende er en forretningsmæssig betragtning. Dette blogindlæg er IKKE en opfordring til at drive din klinik udelukkende baseret på økonomiske mål. Jeg står fast på, at økonomiske mål ALDRIG bør veje mere end 49% i forhold til de tandlægefaglige beslutninger.


Med andre ord vil jeg ALDRIG råde nogen til at udføre behandlinger uden faglig begrundelse.


Det er afgørende at forstå, at en tandklinik aldrig bør udføre behandlinger alene af økonomiske årsager. Hvis du bliver fristet til dette, vil det kun give kortsigtede gevinster, men dit brand vil lide betydelige skader, når det bliver afsløret (og det bliver det!).


Jeg bringer denne uges emne på banen, fordi der desværre er en tendens til, at danske klinikejere overser den forretningsmæssige del af deres klinik. Det kan udvikle sig til alvorlige finansielle problemer for både klinikken, klinikejeren og hele teamet. Det er synd, for det går ultimativt ud over patienterne.


Lad dig inspirere af de gode intentioner

Kære kollega, mit håb er, at du vil lade dig inspirere af det følgende. I stedet for at afvise mine ord som irrelevant liberalt nonsens, opfordrer jeg dig til at se, hvad du kan tage med dig. Måske er der elementer, som kan være gavnlige for din klinik.


Alt, hvad jeg deler på min blog, er baseret på erfaringer fra min egen klinik, samt adskillige klinikker, jeg har hjulpet med at øge overskudsgraden i kombination med en mindre arbejdsindsats. Jeg finder ikke på tingene eller kopierer dem ukritisk fra andre. Det er klart, at jeg har ladet mig inspirere af klinikker rundt om i verden (i Europa, USA og Australien), ligesom jeg har brugt tid på at studere og implementere, nogle af de metoder virksomheder i andre brancher anvender både regionalt og internationalt.


En hyppig interessekonflikt

I mange private tandklinikker i Danmark er der en tydelig forskel i interesser blandt personalet. Mens de fleste tandlæger er ansat under vilkår, der ligner dem for virksomhedsejere - deres løn er baseret på en procentdel af den omsætning, de genererer, fratrukket omkostninger - er resten af personalet ofte ansat med en fast timeløn.

Forskel i aflønningsmodellerne betyder, at tandlægerne får betaling for den værdi, de tilfører patienterne, mens andre medarbejdere får betaling for den tid, de tilbringer på arbejdspladsen.


Tandlægerne har typisk en interesse i at optimere deres arbejdsdag for maksimal effektivitet, mens receptionister og klinikassistenter ikke altid ser afbud og udeblivelser som så stor en udfordring, da det giver dem mulighed for at tage det lidt mere roligt eller få styr på andre opgaver.


Kan du genkende det mønster?

Der er flere tiltag, en klinik kan tage for at mindske den her interessekonflikt. Et af tiltagene er møder om klinikkens nøgletal.


Forudsætninger for succes

For at kunne gennemføre et møde om nøgletal, er det afgørende, at klinikken har en klar vision. Personalet skal vide, hvor klinikken ønsker at bevæge sig hen - ikke kun økonomisk, men også fagligt, socialt, og i forhold til klinikkens brand. Uden en vision har klinikken ingen retning eller mål at arbejde hen imod. Et møde om nøgletal vil derfor være værdiløst uden dette fundament.


Tilsvarende, hvis klinikken kun fokuserer på økonomiske mål, kan det skabe store problemer i forhold til den interne kultur og klinikkens brand. Det er nemlig sjældent motiverende for medarbejdere, udelukkende at arbejde for en virksomhed, hvis eneste formål er at tjene penge. Ligesom jeg ikke kender ret mange patienter, der har et ønske om at opsøge en tandlæge, der udelukkende fokuserer på at tjene penge. Der skal altså mere til at opnå faglig, finansiel og menneskelig succes end et økonomisk fokus.


Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din klinik har en vision, vil jeg opfordre dig til at læse det her blogopslag. Du kan også tilmelde dig bloggen og modtage en email notifikation, når jeg uploader nyt indhold om ledelse, effektive workflows, patientkommunikation og markedsføring for tandlæger og tandplejere.


Nøgletalsmødets dagsorden

I modsætning til morgenmødet, personalemødet og teamtræningsmødet, har nøgletalsmødet ikke behov for en offentliggjort dagsorden på forhånd. Det skyldes, at dagsordenen altid er den samme, og mødet altid følger den samme struktur. Tallene er nemlig ikke genstand for diskussion (årsagerne til tallene kan dog diskuteres, men dette kommer vi til).


Kvinde skriver en note på en post-it, der hænger på en glasvæg

Mødet afholdes som det første hver måned for at muliggøre rettelser af eventuelle afvigelser i løbet af den kommende måned, således at man undgår gentagelse af de samme problemer på det næste møde. Ved mere komplekse problemer kan dette naturligvis ikke undgås.


Alle medlemmer af teamet har mødepligt.


Facilitator

Som alle andre møder, kræver nøgletalsmødet også en facilitator, der står for selve mødet. Facilitatorer står for indsamling af data, distribution af behandlede data til mødedeltagerne, forberedelse af diverse materialer osv. Facilitatoren fungerer også som ordstyrer under mødet.


Jeg anbefaler at bruge en receptionist med forståelse for tal eller den medarbejder, der er ansvarlig for bogføringen i klinikken som facilitator.


Referent

Der er ligeledes behov for en referent, der kan notere konklusioner, handlingsplaner og aftaler til senere brug, herunder opfølgning ved personalemøderne.


Struktur, Mål og Roller i Klinikkens Månedlige Analyse

Under mødet går facilitatorer igennem de vigtigste tal, der påvirker klinikkens mål. Det inkluderer blandt andet omsætning, antal behandlinger præsenteret, antal accepterede behandlinger, antal behandlinger klinikken har særligt fokus på (PA, Implantater, Bidfunktion, Endo, Angst eller lignende), henviste patienter, udgifter til teknik og materialer, antal udeblivelser, antal afbud og ledige stoletimer.


Der lægges særlig vægt på de tal, der overstiger de fastsatte mål. Ved at anerkende disse positive resultater, motiverer vi os selv og teamet til at stræbe efter endnu bedre præstationer. Ligepræcist det her kan være en udfordring for tandlæger, da vi ofte er trænet til at fokusere på fejl. Derfor bør vi, i vores møder, fokusere på det positive, for at skabe et optimistisk og motiverende miljø. Frem for det modsatte, der nemt kan opstå i en fejlfinderkultur.


Efter at have identificeret områder, hvor klinikken ikke nåede sine mål, vælges 1 af de områder, som er blevet gennemgået på mødet, som teamet arbejder på at forbedre. Det sikrer, at teamet bevarer et positivt momentum, samtidig med at vores hjerne ikke overbelastes med for mange mål ad gangen. Når der implementeres forbedringer på disse områder, opstår der altid nye mål.


Det er vigtigt, at det udvalgte område ikke bliver glemt. Derfor udarbejder teamet en handlingsplan i fællesskab, der inkluderer følgende skridt:


  • Identificer det specifikke problem, der skal løses

  • Vær konkret og realistisk omkring løsningen (tid og ressourcer aftales med klinikchefen)

  • Sæt en tidsramme for implementering og mål effekten af handlingsplanen

  • Udpeg en ansvarlig for at føre handlingsplanen ud i livet


Selvom det kan virke formelt at arbejde med handlingsplaner, er det vigtigt at huske, at en struktureret tilgang ofte fører til bedre implementering af forbedringer. Jeg vil godt lige understrege, at dette ikke er en kritik af din klinik, men snarere en observation baseret på udbredte udfordringer med implementering i mange klinikker verden over. Jeg vil derfor opfordre dig til at eksperimentere med den her tilgang og huske på, at tålmodighed og fokus på få mål ad gangen kan være nøglen til succes. (Særligt klinikejere har det med at overvurdere hvor store mål vi kan opnå og undervurdere hvor lang tid det tager at nå målene).


Gratis guide

Som medlem af bloggen kan du downloade min guide til nøgletalsmøder gratis her. 

Her kan du også tilmelde dig, hvis du ikke er medlem i forvejen. Medlemskabet koster ikke noget.


Guiden er sat op med en beskrivelse af hvad facilitator skal gøre op til- og under mødet. Der er en beskrivelse af selve mødet og hvordan i kan arbejde med handlingsplaner i klinikken. Brug den som den er, eller lad dig inspirere til at udforme din egen. På den måde håber jeg, at kunne  bidrage til at gøre din klinik til en bedre arbejdsplads, der understøtter dit liv og dine drømme.


Hvis du er interesseret i salg, drift og branding indenfor rammerne af din klinik, vil jeg anbefale dig, at melde dig til bloggen. Så får du tilsendt et link til de nye blogindlæg, når jeg uploader dem.




Få hjælp til at blive bedre

Vil du have hjælp til at nå dine mål? Så book et gratis og uforpligtende online møde her:




Tandlæge Jesper Hatt smiler

Tak fordi du læste med


Mange venlige hilsner

Tandlæge, konsulent & dental coach

Jesper Hatt


T: +41 78 268 0078



"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.


Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.


Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."

0 kommentarer

Seneste blogindlæg

Se alle

Comments


bottom of page