Morgenmødet

Opdateret: juni 23

Effekten af et morgenmøde kan ikke understreges nok. Morgenmøder i din klinik kan være forskellen på en fantastisk- og en forfærdelig dag. Nogle velstrukturerede få minutter hver dag, kan udgøre en kæmpe forskel.


Måske har du allerede bemærket, at de travleste dage i klinikken ofte er de mindst produktive? Det er de dage, hvor man kommer hjem og tænker, at det var vildt klinikken nåede i mål. Har du en oplevelse af, at der ofte skal slukkes ildebrande i din klinik? Så er det muligvis fordi din klinik bliver drevet reaktivt og ikke proaktivt.


(De første år i Skagen kunne vi, på en fuldt booket mandag i juli måned, få 30+ akutpatienter. Vi nåede at hjælpe alle, men klinikken var som i undtagelsestilstand hele dagen og mængden af produceret tandbehandling var minimal. Dé dage ønskede alle i teamet bare at glemme.

Da vi nogle år senere ændrede måden vi arbejdede med aftalebogen, vores procedurer og møder, ændredes alt radikalt. Vi kunne fortsat have dage med brandslukning, men antallet var reduceret markant, produktionen langt bedre og patienttilfredsheden væsentligt forbedret)


Noget af det jeg har observeret gennem de sidste 10 år er, at de klinikker, der fokuserer på at være proaktive, generelt er mere effektive og producerer langt mere, end reaktive klinikker. Morgenmødet giver hele teamet mulighed for, at forberede sig på de udfordringer den aktuelle dag vil bringe. Hele teamet kender dagens strategi. Det giver teamet mere overskud, overblik og dermed mulighed for at reagere hensigtsmæssigt på uforudsete hændelser. Uden morgenmødet har alle hændelser tendens til at få karakter af uforudsete hændelser.


En af årsagerne til at klinikejere og teams ikke tager morgenmøderne til sig er, at de bliver set som tidsspild. Desværre er det ofte også tilfældet. Hvis klinikken ikke har en specifik plan for at gennemføre morgenmødet, vil det efter kort tid føles som tidsspild. Hvis der er en struktureret plan for møderne, er det nødvendigt, at kliniklederen holder fast i at kalde teamet sammen til et morgenmøde HVER dag, indtil det er blevet en fasttømret rutine. På samme niveau som, at tænde lys, computere, tandlægestole og autoklaver. Efter nogen tid vil effekten af morgenmødet begynde at kunne mærkes i klinikken.


Hvad skal tages med til et morgenmøde?

Her er mine guidelines:


  • Ultra kort gennemgang af nøgletal for dagen, ugen og måneden.

  • Hvordan dagen i dag og i morgen er booket i fht. klinikkens mål.

  • Udpege specifikke mål for dagen i dag.


Hvert medlem af teamet skal byde ind med hans- eller hendes ansvarsområde. Er der særlige fokusområder i dag? Er der noget, der kræver hjælp fra andre? Særlig info vedr. patienter, der kommer i dag, som er vigtigt at huske? (fødselsdage, behandlingsplaner, begivenheder siden sidst, manglende betaling, osv)

HUSK: Det er IKKE en kaffeklub til hyggesnak. Mødet holdes stående, som en kort briefing inden dagens start. Der er INGEN brok - kun løsningsforslag. Hvis der er opstået noget, der kræver en længere snak. Noteres dette så det kan tages op til næste personalemøde.

Hvis du har en struktureret klinik og evt. har arbejdet med ISO9001 systemet, har du med sikkerhed et ansvarsfordelings skema. Dvs. alle ved hvem, der er “chef” for enhver opgave i klinikken. Chefen behøver ikke nødvendigvis selv, at udføre de opgaver vedkommende har ansvaret for. Men kan vælge at uddelegere opgaven og følge op på om den blev udført som aftalt. Morgenmødet er et godt sted, at bede om hjælp til en sådan opgave, hvis det tydeligvis er vanskeligt for ansvarshavende at nå opgaven.


Noget af det jeg vægtede meget højt i min klinik, var udvælgelsen af hvilke patienter vi ville tage en fuld fotoserie på (ud over nye pt’er) så vi kunne lave en helhedsorienteret behandlingsplan. Hvem kom ind til tandplejeren, der havde fået præsenteret en behandlingsplan tidligere? Kom der patienter, som kort forinden havde fået udført behandling (mulighed for at vise omsorg - hvordan går det)? Disse patienter blev lokaliseret ved morgenmødet.


Receptionen skal helst have overblik over de kommende 5-6 dage i aftalebogen. Der skal kommunikeres mulige åbninger for behandling, mulige tider for akutte patienter eller for behandling samme dag, så tandplejeren ved hvor hun kan booke patienter i dag.

De bedste klinikker ser frem i tiden og forsøger proaktivt, at håndtere de udfordringer klinikken har i dag, så de ikke udvikler sig til større problemer i morgen. Det kan kun opnås hvis teamet tager ansvar. (Frem for at det er klinikejeren eller receptionisten, der skal udføre “micro management”) Teamet tager kun ansvar, hvis de får lov, bliver støttet i processen og rost for deres indsats. Det er et helt selvstændigt tema, som jeg muligvis vil komme ind på i et senere blogopslag.


Jeg har vedhæftet manualen for min kliniks morgenmøder her (obs du skal være medlem af bloggen for at hente manualen).

Vores manual blev udfyldt skriftligt af receptionisten eftermiddagen før afholdelse af mødet. Alle vidste, at hvis noget skulle bringes op på næste dags morgenmøde, var det vigtigt at give receptionisten besked. Ellers var der risiko for at glemme emnet.


Hvis du vil prøve, at arbejde med morgenmøder. Så husk at tilpasse manualen til din kliniks specifikke behov. Det er langt fra sikkert, at min kliniks manual passer til din. Manualen er tænkt som inspiration til din egen manual. Prøv det af. Tilpas igen, indtil det fungerer for dig og din klinik.

God fornøjelse.


Hvis du har behov for hjælp til at indføre morgenmøder, eller gerne vil forbedre din kliniks drift, er du altid velkommen til at kontakte mig. Jeg giver 1 times gratis rådgivning pr. telefon eller mail.


Hvis du vil læse om mine guides til afholdelse af møder om nøgletal, personalemøde og teamtræning, vil jeg anbefale dig at tilmelde dig denne blog. Det gør du ved at klikke på “login” i øverste højre hjørne. Maksimalt en gang om ugen, sender jeg en mail med links til indhold på bloggen. Jeg sender ingen spam eller reklame.

Hvis du har spørgsmål eller noget du vil tilføje, er du velkommen til at efterlade en kommentar i kommentar feltet.

Mange venlige hilsner

Tandlæge

Jesper Hatt


mail@smiledesign.dk

tlf: (+45)61272228

  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon