Langsigtede mål 2

I dette opslag går jeg ud fra, at du har fundet frem til den klinik, som du potentielt ønsker at købe. Jeg vil endnu engang fremhæve vigtigheden af, at du har de rette rådgivere omkring dig. Særligt op til en klinikovertagelse, er det vigtigt at du har en god revisor og en dygtig advokat. Du kan læse mere om de forskellige rådgivere i mine tidligere opslag: Er gode råd dyre I og Er gode råd dyre II.

Du er også velkommen til at kontakte mig pr mail eller telefon, hvis du vil have mine anbefalinger af hhv. revisor og advokat. Som den tredje part skal du bruge en bank til at hjælpe dig med finansieringen. Jeg vil anbefale dig, at tale med din revisor om valg af bank. Hvis du er ved at etablere dig i et mindre lokalsamfund, vil jeg dog advare mod at bruge både en lokal bank og lokale rådgivere. Idet de ofte har opbygget et vist afhængighedsforhold til hinanden. Det er sjældent en fordel for dig.

Desuden kan det være en fordel, at anvende en erfaren rådgiver med tandfaglig baggrund til at evaluere den- eller de klinikker du er interesseret i. Men læs mere om rådgivere i de nævnte blogopslag og find ud af hvad der passer til dig.



Der er ekstremt mange små detaljer du skal have styr på, som kommer til at tage meget tid i starten. Jeg har oplevet klinikovertagelser hvor alt glider stille og roligt og hvor de potentielle udfordringer løses i mindelighed over kort tid. Ligesom jeg har oplevet overtagelser, hvor der er blevet udformes ufattelige mængder papir i due diligence processer, der kan tage måneder for en række jurister, at arbejde sig igennem. Begge modeller kan fungere, men er meget forskelligtartede. Der er ikke en rigtig eller forkert måde at gøre tingene på. Du skal blot sikre dig juridisk, at du får hvad du betaler for.


I sidste uges opslag kom jeg lidt omkring flowet af nye patienter. Det vil jeg godt udpensle lidt mere her:


Forretningsplan

Banker elsker forretningsplaner. Du kan finde mange forskellige skabeloner på nettet, som kan guide dig. Det kan dog være noget vanskeligt, at gennemskue hvad der er relevant for en tandklinik og hvad der ikke er relevant. Du kan finde en beskrivelse af en forretningsplan på virksomhedsguiden. Hvis du bruger anvender min rådgivning, giver jeg dig en branchespecifik skabelon, som jeg af erfaring ved bankerne er vilde med.


Flow af nye patienter

Sørg for at finde ud af hvor mange dage tandplejeren arbejder om året. Dernæst skal du ideelt set vide hvor effektivt tandplejernes aftalebog udnyttes. Den gennemsnitlige udeblivelses- og afbudsprocent ligger på 15-20%. Når du kender disse tal, har du et reelt billede af hvor mange patienter klinikken har i fast indkald. Hvis sælger påstår, der er 2500 patienter i kartoteket, men der kun er en tandplejer 3 dage om ugen, bør alarmklokkerne ringe. Hvis sælger giver udtryk for, at det er fordi sælger selv har taget sig af alle us/tdr på de resterende patienter, vil du enten overtage en klinik hvor der ikke har været tid til at udføre andet end lappearbejde. Eller også er det reelle antal patienter, der fortsat er tilknyttet klinikken, langt lavere end angivet.

I Danmark flytter 14% af befolkningen hvert år og denne tendens er stigende. Det betyder, at en klinik med 1000 patienter statistisk mister 140 patienter årligt. Hvis der kun kommer 6-8 nye patienter om året, betyder det at klinikken reelt er under afvikling. Find ud af hvorfor der er så få nye patienter, der tiltrækkes til klinikken? En klinik med et negativt patientflow, er langt vanskeligere at få op i gear, end en klinik, der allerede har et positivt patientflow.


Find ud af hvordan patientflowet har udviklet sig siden klinikken kom til salg. Er det en hemmelighed i området, at klinikken er til salg? Eller ved alle, at sælger er ved at afhænde klinikken? Hvordan har det påvirket patientflowet?

Find ud af hvordan klinikken har markedsført sig for at tiltrække nye patienter (Alle klinikker markedsfører sig mere eller mindre bevidst. Det er bare ikke alle, der bryder sig om at kalde det markedsføring). Hvor stor en procentdel af omsætningen har været allokeret til markedsføring? Hvilken markedsføring tiltrækker flest patienter (Bliver det målt hvor patienterne kommer fra? Eller bliver der skudt i blinde?).


Cash flow

Det første år bør du kunne forvente den samme omsætning, som sælger har haft de sidste par år. Med mindre det er en højt specialiseret praksis, der bygger på dybe personlige relationer eller særlige faglige kompetencer du ikke besidder endnu (Cad/cam, implantater, clear aligners, endo, etc.).


Forvent at din overtagelse af klinikken vil skabe en del omtale i lokalsamfundet. Dine handlinger vil blive nøje observeret det første år du arbejder i klinikken. Sørg derfor for at være varsom med at foretage store forandringer. Ligesom du bør være tilbageholdende med at udforme store helhedsorienterede behandlingsplaner det første år. Brug i stedet tid på at lære dine patienter at kende. Lyt for at forstå dem. Det giver dig uvurderlig viden om dine patienters opfattelse af klinikken. Hvilket kan være af stor betydning for hvordan du skal planlægge dine ønskede forandringer af klinikken.


Undersøg hvor stort et udestående klinikken har hos patienterne. Er det normalt, at patienterne får et girokort med? Eller er de vandt til at betale med det samme, inden de forlader klinikken? Hvordan håndteres afdragsordninger? Fungerer klinikken som bank? Eller anvendes eksternt finansieringsselskab? Hvad med acontobetaling forud for opstart af større behandlinger?


Udbud og efterspørgsel

Din klinik har en vis kapacitet i forhold til antallet af patienter du kan nå at få i stolen.

En del af kapaciteten er afhængig af hvor mange stole du har i klinikken. Men tænk over, at kapaciteten også er afhængig af tid. Dvs. hvor mange timer, uger, dage du arbejder og hvilke behandlingsformer du tilbyder.

Den gængse åbningstid er: 8-16 mandag til fredag. Hvis du ændrer denne til 8-20 alle ugens dage, har du fordoblet kapaciteten på det eksisterende produktionsudstyr. Det er ikke sikkert du har lyst til at foretage denne forandring. Men det er vigtigt, at du er opmærksom på muligheden.

Efterspørgslen er den vigtigste faktor at være opmærksom på. Efterspørgslen handler om hvor mange patienter, der ringer til klinikken for at få en tid. Hvor langt skal du frem i tiden for at finde en ledig tid i aftalebogen? Til hvilken form for behandling? Det er vigtigere at have en høj efterspørgsel end ledig kapacitet.


Lejemål

Hvem ejer bygningen klinikken er beliggende i? Hvis det er sælger, er huslejen så realistisk i fht. lejeniveauet for et tilsvarrende erhvervslejemål i samme område? Hvis ejendommen ønskes solgt sammen med klinikken, skal du overveje om det er fordelagtigt for dig, eller om det bedre kan betale sig, at få en ejendomsinvestor til at overtage ejendommen. Tal med din revisor om hvordan en ejendom vil påvirke din kreditværdighed i bankens øjne. Det er desuden væsentligt at gøre sig klart, at det er dyrt, at flytte en tandlægeklinik til nye lokaler. Hvis du ejer de eksisterende lokaler, kan det være endnu vanskeligere og omkostningstungt, at flytte, end hvis du lejer lokalerne.

Forsikringer er nærmest et helt kapitel for sig. Tal med tryghedsordingerne eller et par forskellige forsikringsselskaber og brug tiden på at finde den rette løsning til dig. Det er særligt vigtigt at være godt forsikret i starten af klinikejerlivet. Da din familie og du vil være afhængige af en indkomst, der kommer fra en virksomhed med høj belåning. Med tiden vil denne risiko blive mindre, hvorfor du også løbende skal tilpasse dine forsikringer.


I småtingsafdelingen er der aftaler med teleselskaber, it-support, leverandører, osv. som du skal have styr på også. Meget af dette giver sig selv, men det er vanskeligt, at holde overblikket over alle detaljerne i starten af klinikovertagelsen.


Udstyr

I realiteten har det eksisterende udstyr ingen reel finansiel værdi. Selvfølgelig har det en værdi forstået på den måde, at du ikke skal investere i det dyre udstyr. Men hvis du ser på en evt. salgsværdi som løsøre, er det udstyret værdiløst. Denne viden bør du dog ikke nævne for sælger, da de fleste tandlæger er stolte over det udstyr de har i klinikken. Hvis udstyret er +10 år gammelt, kan du godt forvente, at en del af det skal skiftes indenfor en overskuelig fremtid. Det bør du have med i dit fremtidige budget, samtidig med, at det bør afspejles i klinikkens pris. Er der CAD/CAM udstyr? Kan du overtage licensen? Hvad med serviceaftaler? Kan de overtages? Er du interesseret i at overtage dem? Hvor meget har det været brug? Find ud af hvor mange blokke der er blevet brugt de sidste 12 måneder, så du har et overblik over hvor mange kroner/onlays, der er blevet produceret. Ligeledes skal du finde ud af hvor stor en procentdel af omkostningerne, der er brugt på laboratorier. Gennemsnittet ligger på 5-7% Hvis det er lavere end dette niveau, er der formodentligt en stor underbehandlet patientgruppe. Hvis den er højere betyder det, at patienterne er vandt til at investere i mere permanent behandling.


Hvilket udstyr har du behov for, som ikke allerede findes i klinikken? Er det noget du har brug for, for at kunne praktisere? Eller er det noget udstyr du har lyst til at have? Hvis det er udstyr du har lyst til, men som ikke er et behov her og nu, vil jeg anbefale dig at skrive det på en ønskeseddel og vente med at købe det, til klinikkens likviditet er solid nok til købet.


Cash is king

Som virksomhedsejer er det vigtigt at huske at: "Cash is king!". Det kan godt være det KAN lade sig gøre at få en ny maskine- eller unit i klinikken. Det er også muligt det kun lige kræver, at du laver et par fyldninger mere om måneden. Det er bare super ærgerligt, at være presset på performance fra dag 1 du overtager en klinik. Dine patienter kan mærke hvis du er presset på økonomien. Det medfører du får vanskeligere ved at få patienterne til at acceptere den rigtige behandling, hvilket er synd for både patienterne og for dig. Hvis du har det udstyr der skal til for at få klinikken til at fungere og patienterne er vandt til det, kan det være en rigtig god ide, at vente med at skifte noget ud til du har været i klinikken i 12 måneder. Herefter kan du planlægge udskiftningen på en måde, så du hele tiden har overblik og overskud.

I sidste uge beskrev jeg hvordan det er vigtigt, at lære patienterne at kende, før du begynder, at præsentere dem for større helhedsorienterede behandlingsplaner. Du er nød til at opbygge en tillidsfyldt, personlig relation, før du får succes med at præsentere større cases.


Overtagelsen

Forhåbenligt kender teamet ikke til salget af klinikken. Hvis teamet kender til sælgers planer, kender lokalbefolkningen dem også og så er klinikken begyndt, at miste patienter. Ligesom lokalbefolkningen er begyndt, at opbygge en (usand) fælles fortælling om hvad der kommer til at ske. Det er super trælst, at overtage en klinik fuld af patienter, der allerede har besluttet sig for at flytte tandlæge.

Det er som regel altid en fordel for køber, at få en aftale om at betale klinikken over 3-5 år. Hvis det er en god klinik, vil det også ofte være en fordel for sælger, idet sælger kan få en højere pris for klinikken, da køber reelt køber sig til en større sikkerhed for sælgers opbakning i den kritiske fase, hvor klinikken overtages. Husk på, at sælger kender alle patienterne og formodentligt har et solidt netværk i lokalområdet. Med sælgers fortsatte opbakning ved overtagelsen går det bare nemmere. Denne opbakning sikres bedst hvis sælger har et incitament for at bakke op om køber.


Mange købere af klinikker oplever et tab af patienter på 15-20%. Dette tab kan minimeres med den rette markedsføring og introduktion til lokalbefolkningen. Sørg for at være synligt i lokalområdet. Lyt til sælgers råd om hvor du vil få mest værdi af at være synlig og gør det.


Vigtige detaljer

Der er et par ting jeg vil have dig til at huske, som jeg mener er ret vigtige: 

  1. Sørg for at udforme 2 breve: 1. brev som er et “afskedsbrev” fra sælger til sine patienter. Brevet skal takke for det gode samarbejde med patienterne og positionere dig, som den fantastiske tandlæge, der kommer til at overtage klinikken. Sælger ønsker dig tillykke med overtagelsen og ønsker dig alt godt fremover. Dette brev skal sendes til alle patienter pr. brev 2-3 uger inden klinikoverdragelsen. 2. brev er dit brev til patienterne, hvor du takker sælger for den gode proces gennem overtagelsen og giver udtryk for hvor meget du glæder dig til at komme til at lære alle patienterne at kende. Skriv lidt om hvorfor du er så glad du er for, at sælger valgte dig, som arvtager af klinikken. Skriv lidt om din baggrund, din familie, dine fritidsinteresser og dine drømme om fremtiden i lokalsamfundet. Inkluder et billede af dig (gerne med familien også - patienterne sætter ofte pris på dette. Det øger tilliden og starter ubevidst en relationsdannelse. Jeg anerkender dog, at nogle kolleger synes det er grænseoverskridende at gøre dette) Dette brev sendes på dagen du får nøglerne til klinikken. (Begge breve sendes med posten så patienterne får det i deres postkasse)

  2. På dagen du overtager nøglerne, skal du sørge for at få udført en sikkerhedskopi af alle klinikkens patientdata. Dvs. journalsystem inklusive fotos og røntgen. Det er reelt den dyreste og vigtigste del i klinikken. Uden denne software, har du reelt ingen klinik. Du kan enda bede om at få en kopi eller få udført en sikkerhedskopi, som er testet brugbar til reetablering af systemerne, inden klinikken overtages. Dette er virkeligt super kritisk. Mange klinikker har en lille pc stående i sterilisationen (det værste miljø for en computer) med alle klinikkens mest kritiske data. Ofte ved de ikke om deres backup er brugbar i tilfælde af et digitalt nedbrud.  Endnu engang må jeg bare pointere vigtigheden af at sikre sig disse data - det er fint med en spejling af harddiskene, men hvis der sker noget med serveren, er alle data væk. Der skal være en ekstern backup, som befinder sig i en topsikret bunker hos et professionelt firma, der har styr på alle de dertilhørende datasikringsfunktioner. Lige på dette punkt vil jeg fraråde dig at spare på pengene! Obs husk at journalsystemet også skal konverteres til en ny klinik. Hvis du vil skifte software, bør dette også planlægges rettidigt.

  3. Få talt med personalet om hvordan de plejer at gøre tingene. Brug tid på at lytte til dem, så de føler sig hørt og anerkendt. Dernæst skal du give dem indblik i din vision for klinikken. Både på kort- og på længere sigt. Her er din vision super vigtig. Det behøver ikke være den fulde udgave, men snarere en forsimplet udgave tilpasset personalet.  Vær forberedt på, nogle ansatte siger op og finder et andet job. Det er ikke en kritik af dig (De kender dig jo ikke), derimod er det ofte baseret på en frygt for de forandringer, der tror din overtagelse vil medføre. (Husk ca. 80% af en hvilken som helst population, er modstandere af forandring).

  4. Ved overtagelsen indtales en besked på telefonsvareren med begge tandlægers navne. Oprethold denne form for svarbesked gennem det første år, så patienterne ved de har ringet til den rigtige klinik.

TEAM

Du er ikke tvunget til at overtage det eksisterende TEAM. Hvis du insisterer på det, kan du godt lade sælger opsige alt personale og afholde udgifterne til dette, indtil overtagelsestidspunktet. Du bør dog lige overveje hvilken effekt det har på klinikkens patienter, hvis alle medarbejdere er nye ukendte ansigter de møder i den klinik de er kommet gennem flere år.



Før du får helt styr på hvordan du ønsker dit TEAM skal organiseres, bør du se på hvordan det eksisterende personale er blevet aflønnet. Det er ikke sjældent at finde medarbejdere, der er blevet fyrsteligt aflønnet for at udføre middelmådig indsats i klinikken. Det er meget vanskeligt, at reducere lønnen og forvente medarbejderen forbliver top motiveret i sin stilling. Omvendt skal du heller ikke acceptere at overtage personale, der får langt mere i løn, end deres indsats og kompetenceniveau er værd.


Pas på med personale, der er i familie med hinanden eller med dig eller sælger for den sags skyld. Hvor god en ide er det f.eks. at overtage en klinik, hvor sælgers ægtefælle forventer at fortsætte som receptionist eller som tandplejer? I sådanne tilfælde kan det være en god ide, at få en klausul på disse medarbejdere, såvel som på sælger.

Er der enkelte medarbejdere, der har udtalt sig negativt ved annonceringen af sælgers planer om at afhænde klinikken? Er der nogen, der har givet udtryk for, at de ville stoppe med at arbejde i klinikken? Spørg sælger "Hvis du skulle ansætte nye medarbejdere i dag, ville du så hyre alle de samme medarbejdere du har i dit team lige nu?"


Tillykke

Når alle dokumenter er godkendt af køber og sælgers advokat, underskrifterne er på plads og pengene overført til sælger, kan du kalde dig klinikejer. Du står nu overfor et nyt eventyr, som forhåbenligt vil bringe dig tættere på dine drømme.

I næste uge kommer det til at handle om partnerskaber, nogle enkle råd til den nye klinikejer og en beskrivelse af hvad du skal fokusere på de første 12 måneder.

Hvis du vil være sikker på, at læse det næste opslag, skal du melde dig til bloggen her. Det gør du ved at trykke på "login" eller i øverste højre hjørne. Følg anvisningen, så modtager du automatisk en mail hver uge med et link til det nyeste opslag her på siden.


Tak fordi du læste med. Hvis du vil vide mere om drift, salg og markedsføring for tandklinikker, kan du søge i menuen øverst i denne blog. Der er aktuelt over 100 blogopslag fyldt med nyttige tips og tricks.

Du kan også søge videre på hjemmesiden under "din klinik". Her finder du flere guides, som du kan downloade ganske gratis. Mit håb er, at de kan hjælpe dig videre mod en succesfuld tilværelse som tandlæge. Under workshops finder du de kurser vi udbyder indenfor patientkommunikation, markedsføring og klinikdrift. Alt sammen målrettet mod at accelerere dig mod finansiel og emotionel succes på 180 dage.

Du er selvfølgelig også altid velkommen til at ringe eller skrive direkte til mig.

Mange venlige hilsner Tandlæge Jesper Hatt T: +4561272228 Mail@Hattconsulting.com Vi ses om en uge

  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon