Få din betaling

Opdateret: juni 28

Der er meget lidt, der er mere frustrerende i en klinik, end at udføre et stykke arbejde uden at blive betalt for det - på trods af at det i manges øjne ikke er legalt at tale om penge i relation til klinikdrift.


Hvor mange steder i verden tilbydes du at få dine varer uden at betale for dem først?

Kan du tænke på et produkt i verden som du betaler for, før du modtager den service du har betalt for? Hvis vi f.eks, tænker på flyselskaber. Hvor mange selskaber giver dig mulighed for at dukke op ved skranken i lufthavnen, betale og komme med flyet med det samme? INGEN! Ofte skal man booke og betale flere måneder i forvejen. Særligt hvis man ønsker at betale så lav en pris som muligt, for den service man ønsker.

Hoteller har samme politik. Alle køb over nettet kræver acontobetaling. Selv supermarkeder, den lokale slagter og bager tager sig betalt for deres varer inden du forlader butikken.


Det er altså helt normalt alle andre steder, at betale inden man får sin service eller vare. De virksomheder, der tidligere tilbød denne mulighed, findes ikke mere.

Kunne der være en grund til det?


Hvis du stadig tillader dine patienter at få regningen med hjem eller afdrage direkte til klinikken, vil jeg kraftigt anbefale dig, at ændre dine betalingssystemer. Jeg ved godt det ikke er nemt - ingen forandringer er nemme - det er bare én af de mange systemer, der er nødvendige at have på plads, for at få en optimal klinikdrift.


I dette opslag vil jeg forsøge, at give dig en mulig model for et betalingssystem. Et system, der søger for at klinikken får opkrævet betaling, inden eller på tidspunktet patienten modtager sin service.

Klinikkens betalingssystem bør medføre, at du ikke skal bruge tid på at jagte patienterne for at få betaling. Glem alt om inkassofirmaer, dårlige betalere og de mange mails, breve og telefonopkald til dårlige betalere. Det er spild af produktiv tid og medfører, at klinikkens medarbejdere bliver negative og reaktive, frem for at have fokus på positivitet og en progressiv tankegang.

Hvad bør dit system for betaling indeholde?

På det tidspunkt, der skal sættes en aftale i aftalebogen, gennemgås følgende med patienten:

  1. Personen der booker (receptionist, klinikassistent eller tandplejer), bekræfter, at det er en god beslutning patienten har truffet. (Andre er enige med tandlægen i, at det er en god beslutning)

  2. Dernæst understreger medarbejderen, at tandlægen altid bekymrer sig meget om sine patienter og ønsker, at de altid skal have den bedst tænkelige behandling. (Opbygger tilliden til chefen/lederen og dermed hele klinikken)

  3. Medarbejderen giver udtryk for, at klinikken ikke ønsker give patienterne nogen form for ubehagelige overraskelser. Hvorefter medarbejderen fortsætter:

  4. “Din investering i porcelænskronerne i højre side af overkæben er samlet på 18.000,- dkr. Hvis du er indstillet på at tage dig af betalingen for dette i dag, tilbyder vi vores patienter en 5% rabat ved forudbetaling. Din besparelse ved at betale i dag er samlet 900,- dkr. Ønsker du at betale med det samme i dag og gøre brug af denne besparelse?”

Ikke alle siger ja, det er jeg klar over. Der er dog overraskende mange, der gør. For at få flest patienter til at acceptere en acontobetaling, som denne. Er det vigtigt, at man får sagt, hvor stort beløbet er for den samlede rabat.


Hvis vi får patienterne til at acceptere, at betale i dag, medfører det 2 ting:

  1. Vi får positivt cashflow og booket patienten i dag, så vi kan planlægge vores aftalebog optimalt.

  2. Patienten vil være væsentligt mindre tilbøjelig til at melde afbud, fordi patienten med betalingen har forpligtet sig til behandlingen. (Dette er klinikkens største fordel)

Hvis patienten ønsker at vente, giver vi dem besked på, at det er helt ok. Derpå gives patienten acontoregningen med, med information om, at regningen forventes betalt inden behandlingen kan bookes og startes op.

Når patienten har forladt klinikken, noteres patienten og behandlingen, der er planlagt. Hvorefter patienten sættes på en opkaldsliste, så vi husker, at følge op på behandlingen. Nu er patienten sikret i klinikkens system for opfølgning, som jeg har skrevet om tidligere.


Hvis vi ikke følger op på betalingerne, træner vi patienterne til ikke at betale.


Hvis patienterne ønsker at vente med at betale til efter behandlingen er udført, er det også ok. Så kan de få lov til at gøre dette via en afdragsordning gennem et eksternt finansieringsselskab. På den måde får vi stadig pengene aconto med det samme. Klinikken betaler så typisk en rente på 5-10% til selskaberne for denne service. Det samme beløb, som vi giver i rabat ved en acontobetaling når tiden bookes.


Det kræver en del vedholdenhed det første års tid du ønsker, at indføre et system til betaling, som det jeg har beskrevet. Derefter er der stort set ingen, der sætter spørgsmålstegn ved klinikkens system for betaling længere. (Husk, at ca. 80% af enhver population, er modstandere af forandring).

Det er IKKE et problem, at indføre systemet og du mister ikke dine gode patienter. De pateinter du mister, er stort set altid de patienter, der ikke har tænkt sig at betale for din service alligevel. Hvor stor en andel af dine patienter du mister, er i høj grad afhængigt af det brand din klinik har opbygget. Hvis du gerne vil sikre din klinik den bedste drift og økonomi, vil jeg anbefale dig, at melde dig til workshoppen: market management. Her gennemgås alle elementer i en optimalt drevet klinik. Alt tilpasses derefter til lige præcist din kliniks unikke forhold. Workshoppen er for klinikejere og fuldkommen risikofri: Fuld tilfredshed eller pengene tilbage.


Når du har fået indført et system for betaling, som det jeg har beskrevet, vil klinikkens økonomi og likviditet forbedres med det samme.

Patienterne bliver faktisk mere tilfredse. Da du ikke kommer til at udskrive regninger, der afviger fra den pris patienten har betalt. Samtidig med, at patienten ikke forlader en behandling med bedøvet ansigt (ubehagelig oplevelse) for derefter at skulle betale i receptionen - foran andre mennesker (super ubehagelig oplevelse)

Medarbejderne bliver mere positive og serviceorienterede, fordi du fjerner en af de store negative stress-skabere i klinikken.

Intet af dette sker hen over natten, men som en glidende overgang mens klinikken indfaser systemet. Det kræver en stærk ledelsesmæssig indsats.

Mål for utestående når systemet er indført: MAX 1% af klinikkens samlede omsætning.


I næste uge kommer bloggen til at handle om hvordan du kan booste tandplejrens effekt på klinikkens omsætning. Hvis du vil være sikker på, at komme til at læse mine nye blogopslag, skal du melde dig til bloggen. Det gør du under "login" i øverste højre hjørne. Det er gratis og jeg udelukkende en mail om ugen, med et link til det nyeste opslag.


Tak fordi du læste med.

Har du spørgsmål eller brug for hjælp til at gennemføre forandringer i din klinik, er du altid velkommen til at kontakte mig.


Jeg håber du følger med igen i næste uge, ligesom de ca. danske 1500 kolleger, der aktuelt følger med på bloggen på ugentlig basis.

Mange venlige hilsner

Tandlæge Jesper Hatt


mail@smiledesign.dk


T: (+45)61272228

  • Sort Facebook ikon
  • Sort LinkedIn ikon
  • Sort YouTube Icon