Få ansatte, der tager ansvar i klinikken
- Jesper Hatt DDS
- 29. mar.
- 4 min læsning
Sådan undgår du gråzoner og uro
Har du nogensinde oplevet, at opgaver falder mellem to stole? Eller at en medarbejder siger: "Jeg troede, at en anden skulle tage sig af det"? Hvis ja, så kender du frustrationen ved uklare ansvarsområder.
Når ingen ved præcist, hvem der skal tage sig af hvad, opstår der kaos. Det fører til stress, misforståelser og – i sidste ende – dårlig service for patienterne.
Men det behøver ikke være sådan. Hvis du vil have ansatte, der tager ansvar i klinikken, kræver det, at du definerer klare roller og ansvarsområder. Her får du 7 konkrete strategier til at skabe klarhed, så du undgår konflikter og får et team, der tager ansvar for opgaverne.
1. Definér ansvarsområder skriftligt – så der ikke er tvivl
Hvis ansvarsområder kun lever som mundtlige aftaler eller underforståede regler, så kan du roligt regne med, at tingene falder fra hinanden. Det, der ikke er skrevet ned, eksisterer ikke.
Hold det simpelt. En liste med:
Navn
Funktion/rolle
Konkrete ansvarsområder
er alt, der skal til for at skabe overblik.
Eksempel: Receptionistens ansvar kan fx være:
Modtagelse af patienter
Booking og flytning af aftaler
Håndtering af forsikringssager
Indkøb af kontorartikler
Når ansvaret er defineret på denne måde, kan alle se, hvem der gør hvad – og hvem der skal kontaktes, hvis noget glipper.
2. Afgræns ansvarsområder: Gør det klart, hvad folk ikke skal tage sig af
Det er lige så vigtigt at sige, hvad folk ikke skal tage sig af, som at fortælle dem, hvad de skal gøre.
Hvis receptionistens ansvar er at modtage patientopkald og booke tider, så er det vigtigt at gøre klart, at vedkommende fx ikke skal tage sig af kliniske opgaver eller lagerstyring.
Når medarbejdere kender deres afgrænsninger, undgår du dobbeltarbejde og misforståelser.
Det her kan virke banalt. Men jeg har set klinikker, hvor postkassen blev tømt 3 gange om dagen, fordi ingen vidste hvad deres kolleger foretog sig.
3. Giv ejerskab – én person skal tage ansvaret
Hvis en opgave ikke har en tydelig ansvarlig, ender den som regel med slet ikke at blive gjort. Derfor skal alle vigtige opgaver have en tydelig "ejer".
Eksempel: Hvis der opstår problemer med en bestemt type patientopkald, bør der være én person i receptionen, som er ansvarlig for at finde en løsning. Hvis ansvaret er fordelt på flere, ender det ofte med, at ingen tager fat.
Der kan kun være én ansvarlig. Er der to eller flere, er der reelt ingen, der tager ansvar.
Få tips og tricks om alt der vedrører drift og ledelse af tandklinikker - følg med på facebook.
4. Tildel roller efter kompetencer og interesser
Når du fordeler ansvarsområder, så tænk over, hvem der faktisk har de rette kompetencer – og hvem der brænder for opgaven. Hvis en medarbejder elsker kundekontakt, så lad vedkommende tage ansvar for venteværelsets dekoration og patientkommunikationen. Hvis en anden har flair for systematik, så giv vedkommende ansvaret for dokumentation, indkald eller aftalebogen.
Og her kommer et godt råd: I stedet for at tage de her beslutninger selv, så lad dit team selv vælge, hvem der skal tage hvilke opgaver. Når medarbejderne selv har valgt eller accepteret at tage ansvar for en opgave, er sandsynligheden for, at det bliver gjort ordentligt, meget større.
5. Gør roller og ansvar synlige
Når ansvarsområderne er defineret, skal de gøres synlige. Det kan være på en opslagstavle, i en digital platform eller som en del af en velkomstmappe til nye medarbejdere.
Min erfaring er, at opslagstavler i personalerummet fungerer bedre end digitale løsninger. En tavle, der hænger fysisk i klinikken, bliver simpelthen set oftere.
Uanset hvad du vælger, så sørg for, at det er synligt – for det er her magien sker.
Vil du forbedre din kliniks effektivitet og økonomi med en strategidag? Find ud af om strategidagen er den rigtige løsning for dig her:
6. Evaluer og justér løbende
En tandklinik er ikke en statisk virksomhed. Opgaver ændrer sig, nye behandlingsmetoder kommer til, og medarbejdere skifter roller. Derfor skal ansvarsområder evalueres jævnligt.
Brug fx kvartalsmøder til at gennemgå roller og ansvar.
Spørg teamet:
"Er der opgaver, der falder mellem to stole?"
"Er der ansvarsområder, der bør justeres?"
Hvis du tager dig tid til denne proces, vil du opdage, hvor meget lettere hverdagen bliver.
7. Støt op med fast sparring
Når medarbejdere får nye ansvarsområder, har de brug for løbende sparring og opbakning. Det kan være gennem faste 1:1-møder eller ved at sikre, at klinikmanageren tjekker ind med medarbejderne.
Det sender et klart signal om, at ansvarsområderne er vigtige, og at du støtter op om deres succes i rollen.
Konklusion: Få ansatte, der tager ansvar i klinikken
Hvis du vil undgå misforståelser, konflikter og tabte arbejdsopgaver, skal du sørge for at definere klare roller og ansvarsområder i klinikken. Når alle ved, hvad de skal gøre – og ikke gøre – bliver arbejdsdagen lettere, mere effektiv og langt mere tilfredsstillende for alle.
Skab ro i klinikken gennem tydelige roller og ansvar. Start med at nedskrive ansvarsområderne med dit team i denne uge og oplev forskellen over de kommende måneder.
I online kurset: "Skab en Klinik i Balance: Mere Succes, Mindre Stress" får du, blandt meget andet, en trinvis guide og en skabelon, der er lige til at bruge i din klinik, så tilmeld dig i dag. Det er lige her:
Bliv klogere
Få flere tips og tricks relateret til klinikdrift, marketing og klinikledelse. Tryk på den bå boks herunder og udfyld formularen. Så sender jeg en notifikation med et link, når jeg poster nye opslag. (1-4x pr. måned)
Tak fordi du læste med
Mange venlige hilsner
Tandlæge, konsulent & coach
Jesper Hatt
T: +41 78 268 0078
"Hos Hatt Consulting forstår vi, at tandlæger og klinikejere har store drømme og mål for deres praksis. Vi er dedikerede til at hjælpe dig med at omsætte dine ambitioner til virkelighed gennem personlig rådgivning, skræddersyet online- og in-house kliniktræning.
Uanset om du ønsker at forbedre ledelsesfærdigheder, optimere klinikkens drift eller opbygge en enestående patientoplevelse, er vi her for at guide og støtte dig på din rejse. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til dine unikke behov og mål.
Kontakt os i dag, og lad os sammen skabe en strategi og en handlingsplan, der hjælper dig med at nå dine drømme og skabe en succesfuld og bæredygtig klinik. Lad os arbejde sammen mod en fremtid, hvor du trives som tandlæge og klinikejer."
Comentários